¿WorkBright actualiza automáticamente mis formularios de impuestos estatales o incluye avisos de leyes laborales?
En su cuenta, WorkBright ofrece 3 formularios principales, el I-9, el W-4 y el W-9, que se actualizan automáticamente cuando hay versiones nuevas. Los formularios exigidos por los estados y el gobierno federal, como los formularios de impuestos estatales y los avisos de leyes laborales (labor law postings), no se incluyen automáticamente en su cuenta de WorkBright, pero se pueden agregar con el complemento Compliance Plus.
Esta automatización elimina la necesidad de recopilar formularios manualmente y mantiene actualizados todos los formularios que exige el estado, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
Con Compliance Plus, nuestro equipo supervisa y actualiza estos formularios periódicamente, para que usted cumpla con la normativa en esta área sin esfuerzo y pueda dedicar su tiempo a tareas de más valor.
¿Qué es Compliance Plus?
¿Para quién es Compliance Plus?
¿Con qué frecuencia se hacen las actualizaciones?
¿Me avisarán cuando haya cambios?
¿Cómo se implementa y cómo se ve en mi cuenta?
¿Mis empleados deben hacer algo?
¿Cuánto cuesta esta función?
¿Qué es Compliance Plus?
Compliance Plus es una mejora opcional de las funciones de cumplimiento de formularios federales de WorkBright. Con Compliance Plus, puede aplicar el mismo nivel de gestión automatizada a los formularios de incorporación exigidos por cada estado y a los avisos de leyes laborales.
WorkBright ya actualiza formularios federales como el I-9 y el W-4, pero Compliance Plus va más allá y cubre los requisitos específicos de los 50 estados. Esta solución integral asegura que su proceso de incorporación cumpla al 100 % con la normativa de principio a fin, sin importar dónde contrate.
Por ejemplo, Dakota del Norte usa el formulario federal W-4 para los impuestos estatales, y también tiene formularios específicos como el NDW-M (exención de retención para cónyuges de militares) y el NDW-R (exención de retención para residentes de MN y MT).
¿Para quién es Compliance Plus?
Creemos que el nivel adicional de cumplimiento y el ahorro de tiempo son valiosos para todos los clientes, pero algunos pueden aprovecharlo especialmente:
Empleadores en varios estados: Cumplen los requisitos de cada estado sin hacer seguimiento ni actualizaciones manuales.
Organizaciones enfocadas en el cumplimiento: Un nivel adicional de seguridad para industrias muy reguladas o con normas de cumplimiento estrictas.
Equipos de RR. HH. con pocos recursos: Liberan tiempo para tareas de más valor, como el compromiso de los empleados y la búsqueda de talento.
Empresas en crecimiento: Mantienen el cumplimiento y la eficiencia a medida que la organización crece y cambian sus necesidades de contratación.
Automatización: Elimina la recopilación y actualización manual de formularios.
Actualizaciones proactivas: Mantiene al día todos los formularios que exige el estado, incluidos los formularios de impuestos y los avisos.
Facilidad de uso: Simplifica la incorporación para empleadores y empleados con un sistema central de gestión del cumplimiento.
¿Con qué frecuencia se hacen las actualizaciones?
WorkBright revisa cada mes si hay actualizaciones de formularios. Si hay una actualización, se codifica y se agrega a su cuenta sin demora.
¿Me avisarán cuando haya cambios?
Sí, nuestro equipo de Client Enablement le avisará cuando se actualicen los formularios e incluirá los próximos pasos que debe comunicar a su personal.
¿Cómo se implementa?
Después de que nos pida implementar Compliance Plus, le enviaremos un formulario de registro para que indique qué estados necesita en su cuenta. También puede elegir no incluir los avisos de leyes laborales y solo incluir los formularios de impuestos estatales. Si un formulario de impuestos estatal necesario no está en el sistema, puede enviar una solicitud de formulario personalizado (Custom Form Request) para que se agregue. Una vez agregado, WorkBright mantendrá estos formularios para que cumplan con las normas estatales.
Cuando recibamos su formulario de registro, agregaremos los formularios de los estados solicitados a su cuenta.
Los avisos de leyes laborales se agrupan por estado y WorkBright los actualiza, para que se cumplan y se mantengan al día los requisitos de cada estado.
Cada vez que sus empleados inicien sesión en su portal de WorkBright y hagan clic en estos avisos, verán la versión más reciente. Los avisos de leyes laborales también están en un documento llamado “Compliance Plus”. Para más información, consulte la sección sobre cómo ver los avisos de leyes laborales más abajo.
¿Mis empleados deben hacer algo?
No. Solo deben iniciar sesión y confirmar o completar los formularios que usted les asignó, igual que los demás formularios de WorkBright.
Sus empleados siempre verán la versión más reciente de los avisos de leyes laborales. Solo deben confirmar el formulario la primera vez; después verán las actualizaciones automáticamente.
¿Cuánto cuesta esta función?
Para los clientes de Onboarding con el paquete Premium, esta función está incluida. Para los clientes de Onboarding con el paquete Growth, es un complemento. También está disponible como complemento para los clientes de I-9 independiente (Standalone I-9) con los paquetes Growth o Premium. Si no sabe qué paquete tiene o quiere más información para agregarlo a su cuenta, comuníquese directamente con su gerente de cuenta o escriba a [email protected].
¿Cómo gestiona WorkBright los formularios de impuestos estatales?
WorkBright ofrece formularios de impuestos estatales ya configurados, incluidos los equivalentes estatales del W-4 federal y otros formularios específicos de cada estado. WorkBright mantiene estos formularios una vez agregados a su subdominio, para que se actualicen con cualquier cambio normativo. Si falta un formulario necesario, puede pedir que se agregue con una solicitud de formulario personalizado (Custom Form Request).
Preguntas frecuentes sobre los formularios de impuestos estatales
¿Por qué se usa el formulario W-4 en lugar de un formulario estatal? Algunos estados, como Dakota del Norte, usan el W-4 federal para los impuestos estatales.
¿Qué hago si no está disponible un formulario de impuestos estatal necesario? Envíe una solicitud de formulario personalizado o comuníquese con el equipo de formularios para que lo agregue a su subdominio.
¿Cómo encuentro y veo los avisos de leyes laborales en WorkBright?
Los avisos de leyes laborales de WorkBright están en un documento llamado “Compliance Plus”. Se organizan en paquetes por estado e incluyen los datos de su empresa. Esta guía explica dónde encontrarlos y cómo abrirlos en su cuenta de WorkBright.
Pasos para ver los avisos de leyes laborales
Inicie sesión en su cuenta de WorkBright.
Busque el documento “Compliance Plus”. Este documento contiene todos los avisos de leyes laborales por estado.
Seleccione el estado. Pase el cursor sobre el nombre del estado dentro del documento Compliance Plus y haga clic para ver el paquete de avisos correspondiente.
Vea o descargue el paquete de avisos. El paquete incluye todos los avisos de leyes laborales del estado seleccionado, junto con los datos de su empresa.
Con estas instrucciones puede acceder rápidamente a los avisos de leyes laborales que necesita. Si necesita más ayuda, comuníquese con el administrador de WorkBright de su empresa.
Encontrará más información sobre Compliance Plus aquí.