A continuación le explicamos cómo crear un inicio de sesión con acceso restringido para sus usuarios administradores, de modo que puedan ver de forma segura solo las partes de los expedientes que necesitan ver, y nada más.
***Nota importante: Es posible que una agencia externa audite a su empresa de vez en cuando y que el auditor necesite ver partes de los expedientes de su personal. Para crear a estos “auditores” como administradores con acceso restringido, siga los mismos pasos; la única diferencia son los datos específicos a los que les dará acceso. En el paso 5 más abajo se explican los campos que quizás quiera restringir para un auditor.
NOTA: Si la cuenta de su empresa no tiene activada la función “User Permissions”, no verá la opción para agregar un administrador con acceso restringido. Esta función tiene un costo adicional. Si quiere activarla o tiene preguntas, escriba a [email protected].
Paso 1: Cree un grupo (“Group”) específico para el administrador con acceso restringido o para la visita del auditor
En muchas auditorías, los auditores tienen una lista específica de empleados cuyos expedientes de personal deben revisar. Para limitar su vista SOLO a esos empleados, cree un grupo exclusivamente para ese fin. No es necesario saber todavía quiénes estarán en el grupo. Vaya a Settings > Groups > + New Group.
Si lo que necesita es crear acceso restringido para uno de sus administradores, siga los mismos pasos y cree un grupo al que quiera que tenga acceso. Puede usar el nombre que prefiera para los grupos que cree.
Paso 2: Vaya a Settings > Admin Users > + New Admin
Escriba un nombre y una dirección de correo electrónico. Puede usar el correo del auditor si quiere que él mismo defina su contraseña, o usar un correo de la empresa donde usted reciba la invitación de inicio de sesión y defina la contraseña en su nombre.
Elija “Restricted Access” y luego “Create a Permission Policy”.
Paso 3: Dele acceso al grupo que acaba de crear
El primer paso para crear una política de permisos es definir a qué personas puede acceder el administrador. Si le da acceso solo al grupo nuevo que creó para esta visita, evitará que vea a cualquier persona que no esté en ese grupo. Por ahora es posible que el grupo no tenga a nadie, y no hay problema: puede agregar empleados al grupo más adelante.
Paso 4: Limite qué campos del perfil puede ver el administrador
Lo más probable es que su auditor NO necesite ver todos los campos de los perfiles de sus empleados, y desde luego no necesita poder editarlos. Para elegir los campos que no podrá ver, como Pay Rate y SSN, elija “Customize” y agregue a la lista los campos que quiere ocultarle.
Le recomendamos elegir “Deny” para que el auditor no pueda editar ningún campo.
Paso 5: Limite qué envíos de formularios puede ver el auditor
Lo más probable es que su auditor NO necesite ver todos los envíos del expediente de una persona. Los formularios de historial médico, los I-9 y otros formularios contienen información confidencial que muchas veces no es relevante para la auditoría.
Elija Customize y agregue uno por uno a la lista los formularios que no quiere que vea el auditor. Al marcar específicamente esos formularios con “Deny” en la columna “View” de la tabla, se asegura de que no pueda ver sus envíos.
Al igual que con los campos del perfil, asegúrese de que el auditor no pueda hacer cosas como aprobar o rechazar formularios.
Paso 6: Niegue el acceso a todas las demás funciones
El resto de las opciones del asistente de permisos le preguntará si este administrador debe poder hacer cosas como agregar empleados nuevos, crear formularios nuevos y ejecutar informes. Lo más probable es que no necesite esas funciones, sino solo poder ver ciertas partes de ciertos expedientes de personal. Por lo tanto, elija “Deny” en todas las opciones siguientes del asistente:
Cuando termine, la página de permisos del auditor debería verse parecida a esta: acceso a un solo grupo, acceso de solo lectura a ciertos campos del perfil, acceso de solo lectura a ciertos envíos de formularios y ninguna otra función.
Paso 7: Guarde la política y termine de agregar al administrador
La política no se aplica hasta que hace clic en “Finish” y luego agrega al administrador, como se ve abajo.
Paso 8: Cuando la auditoría esté en curso o ya haya agregado miembros del personal en WorkBright, agregue al grupo a los empleados necesarios
Como creó esta política de modo que el administrador solo tenga acceso al grupo nuevo, no podrá ver ningún expediente de personal hasta que usted agregue personas a ese grupo. Cuando sepa qué expedientes debe ver el auditor, puede agregar a esas personas al grupo desde la página de personal con Bulk Actions > Add Staff to Group: