¿Qué debo hacer si recibo un aviso de inspección (NOI)?
Recibir un aviso de inspección (Notice of Inspection, NOI) es un requerimiento oficial, generalmente de ICE, HSI o el DOJ, que obliga a su empresa a presentar los archivos del I-9 y otros documentos relacionados para una evaluación de cumplimiento.
Este aviso puede tener varios orígenes: una selección al azar, una investigación o quejas y denuncias. Consulte nuestra guía de recursos aquí.
Si una agencia como ICE, HSI o el DOJ le envía un aviso de inspección (NOI) a su empresa, WorkBright ofrece las funciones necesarias para responder de forma rápida y segura.
Lo que necesita saber
Puntos importantes:
El empleador (usted) tiene 3 días para responder.
El NOI indicará el alcance.
Ejemplos de alcance: los I-9 de todos los empleados actuales, de los empleados contratados en un periodo determinado o de todos los empleados dentro del periodo de conservación obligatorio.
También puede pedir: una copia de los datos de nómina, una lista de todos los empleados activos y dados de baja, el acta constitutiva, las licencias comerciales, información de E-Verify e información del proveedor del software electrónico de I-9.
IMPORTANTE: Hay una diferencia entre lo que se pide y lo que el empleador está obligado a entregar. Consulte con su abogado qué es necesario y conveniente entregar.
El NOI debe tener los datos y la ubicación correctos de la empresa.
Las solicitudes fuera del NOI no son legalmente obligatorias.
Las citaciones pueden ser demasiado amplias; las solicitudes que van más allá de los I-9 pueden ser una señal de alerta.
Cómo le ayuda WorkBright
Con esta información, podemos ver cómo prepararse y de qué formas concretas WorkBright apoya la preparación de su organización para una auditoría.
Usar nuestro sistema reduce mucho los errores administrativos, lo que le da una gran ventaja en el cumplimiento. Tenga en cuenta que estas herramientas funcionan mejor cuando se apoyan en procesos internos sólidos. Con los registros de auditoría electrónicos y permisos de usuario estrictos, su equipo puede hacer más que solo aprobar una inspección: puede demostrar un alto nivel de compromiso con las normas.
Esta guía explica cómo usar las funciones de WorkBright para cumplir con los requisitos de la auditoría.
1. Cómo prepararse para la auditoría
Cuando reciba un NOI, el primer paso es identificar los registros específicos que se piden. WorkBright le permite separar fácilmente esos registros para que el auditor los revise.
Organice los archivos solicitados
Cree un grupo específico: Vaya a Settings > Groups > + New Group. Póngale un nombre que identifique claramente la auditoría (por ejemplo, “ICE Audit - [fecha]”).
Agregue a los empleados: Identifique a los empleados que aparecen en el NOI y, desde la página Staff, agréguelos a este grupo con Bulk Actions > Add Staff to Group.
Cómo reducir el riesgo en una auditoría eliminando registros del I-9
Una estrategia que a menudo se pasa por alto para reducir el riesgo antes de una inspección es eliminar de forma proactiva los registros que ya no es obligatorio conservar según las normas de USCIS.
En una auditoría, las organizaciones suelen estar obligadas a presentar todos los archivos que tengan; por eso, incluso los formularios vencidos o innecesarios pueden revisarse y dar lugar a multas.
Según las normas federales, el Form I-9 debe conservarse hasta la fecha que ocurra más tarde de estas dos:
Tres años desde la fecha de contratación, o
Un año después de la fecha de baja
Una vez cumplidos estos plazos, se recomienda incluir la destrucción segura de estos archivos en un proceso formal de cumplimiento. Conservar documentos que ya no son necesarios amplía el alcance de la auditoría y aumenta la posibilidad de multas por errores en formularios que legalmente ya podían eliminarse.
Como buenas prácticas, las organizaciones deberían:
Revisar todos los datos del I-9 de forma sistemática y periódica.
Aplicar estas reglas de forma uniforme a todo el personal.
Formalizar y documentar todos los procesos internos de eliminación.
Asegurarse de que todos los registros se eliminen de forma segura y conforme a las normas de privacidad de datos.
Gestionar los registros de forma proactiva le da un inventario más ordenado y defendible, y reduce mucho el riesgo durante una revisión formal de cumplimiento o un NOI.
Nota: Si usa una integración para gestionar el estado laboral, comuníquese con su gerente de éxito del cliente (Customer Success Manager) para hablar sobre cómo automatizar estos procesos de conservación en WorkBright.
2. Acceso seguro para el auditor (opcional)
En lugar de exportar los archivos y enviarlos fuera del sistema, puede darle al auditor un acceso seguro y restringido directamente en su subdominio de WorkBright.
Siempre puede descargar esta información con un informe si su equipo lo prefiere, pero si quiere o debe darle acceso al auditor, siga estos pasos.
Vaya a Settings > Admin Users > + New Admin.
Escriba el nombre y el correo electrónico del auditor.
Seleccione “Restricted Access” y elija “Create a Permission Policy”.
Acceso a grupos: Dele al auditor acceso solo al grupo que creó en el paso 1. Así no podrá ver expedientes que no tienen que ver con la auditoría.
Visibilidad de campos: Personalice el acceso a los campos del perfil. Puede negar (“Deny”) el acceso a información confidencial que el auditor no necesita para revisar el I-9, como la tarifa de pago o el SSN.
Visibilidad de formularios: Del mismo modo, restrinja el acceso a envíos de formularios específicos. Niegue (“Deny”) el acceso a formularios no esenciales, como Health History, para que solo se vean los I-9 solicitados.
Acciones: Asegúrese de negar (“Deny”) la posibilidad de editar campos y de aprobar o rechazar formularios.
Otras funciones: Niegue el acceso a funciones generales del sistema, como ejecutar informes o agregar empleados.
Nota: Esta configuración restringida le da al auditor exactamente el acceso que necesita para su trabajo, sin poner en riesgo la seguridad de los demás expedientes del personal.
3. Cómo usar los registros de auditoría
WorkBright registra automáticamente todas las acciones de los casos de I-9 y de E-Verify, lo que le da la documentación necesaria para una auditoría.
Cómo acceder a los registros de auditoría
Eventos de auditoría del I-9: Para ver el historial completo de un I-9, abra el perfil del empleado, vaya a la página de formularios I-9 y muestre los Audit Events. Ahí verá cada paso del I-9, con fecha y hora.
Eventos de auditoría de E-Verify: Vaya a la pestaña de casos de E-Verify y abra un caso para ver sus Audit Events. Ahí verá el estado del caso y las acciones de los administradores.
Estos registros en tiempo real cumplen con los requisitos de las auditorías de ICE, HSI o el DOJ.
Nota: WorkBright ofrece la infraestructura para el cumplimiento, pero sus procesos internos deben asegurar que estos registros se usen correctamente. Nuestros clientes descubren que, con estos registros de auditoría digitales y permisos de seguridad estrictos, pueden demostrar el cumplimiento y gestionar las solicitudes de auditoría con éxito.
Como plataforma líder de gestión del I-9, nuestro software genera registros de auditoría detallados y en tiempo real que guardan cada cambio de los administradores. Como WorkBright evita muchos errores comunes en los documentos, puede enfrentar la auditoría con más confianza en la exactitud de sus registros.