Audite y migre sus I-9 históricos sin complicaciones
Migre fácilmente desde su plataforma anterior
Automatice la migración de sus I-9 y documentos de respaldo.
Extracción de datos para informes y auditorías
Tecnología OCR para extraer los campos de datos de sus documentos del Form I-9.
Informe de auditoría que muestra los errores en los datos
Identifique errores de cumplimiento con nuestras comprobaciones de auditoría propias.
Corrija los errores de forma rápida y sencilla
Solicite I-9 nuevos desde la plataforma fácil de usar de WorkBright.
Almacenamiento seguro en un solo sistema de registro
Seguridad de nivel bancario para guardar toda la información confidencial de sus empleados.
Un proceso de auditoría y migración ágil
Exporte los I-9 históricos de su proveedor anterior e impórtelos a WorkBright para guardarlos de forma segura y acceder a ellos para auditorías en una sola plataforma.
Extracción de I-9 o transferencia segura
Suba sus I-9 existentes, o WorkBright creará tecnología RPA personalizada para exportar los datos de su plataforma anterior.
Para empezar, recibirá un correo con un enlace a una cuenta de OneDrive creada específicamente para sus archivos. Suba todos los formularios I-9, con un formulario por empleado en cada archivo.
El Form I-9 debe ir primero en el archivo, y puede incluir los documentos de respaldo en el mismo archivo.
Además, use la plantilla de hoja de cálculo que le proporcionamos para indicar todos los datos requeridos, incluida la fecha de inicio, y asegúrese de que los nombres de los archivos PDF en la hoja de cálculo coincidan exactamente con los nombres de los archivos subidos.
Problemas comunes y cómo evitarlos
Puede haber demoras o errores al iniciar la auditoría del I-9 por estos motivos:
Cantidad de archivos que no coincide: La cantidad de I-9 indicada en la hoja de cálculo debe coincidir exactamente con la cantidad de archivos subidos.
Nombres de archivo que no coinciden: Los nombres de los archivos PDF en la hoja de cálculo deben coincidir exactamente con los nombres de los archivos en OneDrive.
Campos faltantes o incorrectos: Asegúrese de completar correctamente todos los campos obligatorios, como la fecha de inicio. No use términos incorrectos, como “hire date” en lugar de “start date”.
Formato de hoja de cálculo incorrecto: La hoja de cálculo debe seguir la plantilla de WorkBright.
Es necesario corregir estos problemas para evitar demoras y que la auditoría empiece sin inconvenientes.
Extracción de datos con OCR
WorkBright usará reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en los I-9 históricos para extraer los campos de datos para informes y auditorías.
Auditoría de datos
Si elige el servicio de auditoría, WorkBright extraerá los datos de los I-9 históricos y hará una auditoría para detectar errores y orientar su corrección.
Durante este proceso, WorkBright puede avisarle de problemas de formato o de datos que deba corregir. Es fundamental resolverlos pronto para que la auditoría avance sin demoras.
Creación de perfiles
WorkBright creará los perfiles de los empleados en la cuenta de I-9 históricos.
Migración
WorkBright importará todos los formularios I-9, los datos y los documentos de respaldo a los perfiles de los empleados.
Comprobaciones automáticas de errores
Los campos de datos del I-9 se procesan con el I-9 Audit Engine para mostrar los errores más comunes del I-9 y orientar un plan de corrección.
Plazos
| Lote pequeño | Lote mediano | Lote grande |
Exportación y creación de empleados | ~1 semana | ~2 semanas | ~3 semanas |
Auditoría (opcional) e importación de documentos | ~2 semanas | ~3 semanas | ~4+ semanas |
Duración total | ~3 semanas | ~5 semanas | ~7+ semanas |
Qué puede esperar
Después de que entregue sus formularios I-9 y documentos de respaldo en una ubicación segura para compartir archivos, WorkBright procesará sus I-9 con nuestro Audit Engine y le entregará:
La importación de todos sus I-9 históricos (en PDF y como campos de datos para informes) a WorkBright, para guardarlos de forma segura, centralizar los informes y corregir errores
Un análisis detallado de su nivel de riesgo en cada comprobación de errores y en los I-9 relacionados
Una guía de corrección con información sobre cómo generar informes y resolver cada error
Acceso a su cuenta de WorkBright para informes detallados del I-9 y para la corrección
Contacto con nuestros expertos de confianza en derecho de inmigración (si lo desea)
Por qué auditar y por qué ahora
Ya sea que haya usado otro sistema o completado los formularios I-9 internamente, es importante protegerse con auditorías internas periódicas para corregir los errores a tiempo.
Las multas van de $281 a $2,789 por cada infracción del I-9.
Según algunos estudios, entre el 50 % y el 70 % de los formularios I-9 tienen errores que podrían dar lugar a multas.
Se espera que aumenten las auditorías y las redadas con la nueva administración.
El control del cumplimiento del I-9 por parte de ICE alcanzó su punto más alto entre 2016 y 2020.
Escriba a [email protected] para obtener más información.