¿Cómo completo la Section 2 del I-9 de un empleado en WorkBright?
Primero, es importante saber que, aunque una persona incluya copias de su pasaporte, tarjeta de Seguro Social u otros documentos, usted NO queda exento de su responsabilidad de revisar esos mismos documentos en persona cuando el empleado empiece en su empresa. Solo le ahorra tener que fotocopiarlos.
Puede completar la Section 2 del I-9 de un empleado desde varios lugares de su cuenta de WorkBright:
Opción 1: La lista “Pending Employer Section” de la bandeja I-9 Forms
La sección I-9 Forms de WorkBright ordena los envíos del I-9 de sus empleados activos según su estado: Pending Employer Section, Pending Review of Section 1, Missing or Rejected, Completed y Paper I-9s (envíos completados en otro lugar y subidos).
Todos los envíos del I-9 que se revisaron y aprobaron pero todavía no se firmaron aparecerán en la lista “Pending Employer Section”.
Para completar la Section 2 de un I-9 desde esta lista, marque la casilla junto al nombre del empleado y haga clic en el botón azul “Sign Section 2 for (1) selected form”.
Opción 2: Abra el I-9 aprobado desde el expediente del empleado
Opción 3: Desde la bandeja de entrada, justo después de aprobar el envío
En lugar de hacer clic en “Accept & Next”, elija “Accept and Stay on Page”. Al aprobarlo, aparecerá el botón “Complete Employer Section”.
Cuando abra el envío del I-9 que debe firmar, haga clic en “Complete Employer Section”.
A partir de aquí, usted confirma que:
La fecha de inicio del empleado y la fecha en que un representante de la empresa revisó sus documentos sean correctas. Si la revisión ocurre más de tres días después de la fecha de inicio indicada, WorkBright le mostrará al administrador una advertencia de que una o más fechas podrían necesitar cambios.
Los documentos cuyas imágenes subió el empleado sean los mismos que le presenta en persona. Si NO lo son, puede tomar imágenes nuevas de los documentos que el empleado tiene en la mano y elegir “Edit Documentation” para corregir la Section 2 antes de firmar. Esto funciona porque la Section 2 todavía no se firmó. Si encuentra un problema con un documento después de firmar la Section 2, el proceso es distinto: consulte Editing Section 2 of the I-9 para saber cuándo usar Edit Section 2 y cuándo Redo Employer Section.
El número de documento, la autoridad emisora y la fecha de vencimiento (si corresponde) coincidan con las imágenes guardadas.
Recuerde que este proceso requiere revisar en persona los documentos que el empleado presentó en la Section 1. Si le resulta complicado, puede considerar activar la función Smart I-9 de WorkBright, que permite que el empleado use un representante autorizado para completar la Section 2.
Esta tecnología con patente en trámite y lista para auditorías ha demostrado reducir la carga administrativa y acelerar la finalización del Form I-9.
Encontrará más información AQUÍ o puede escribir a [email protected] para conocer todos los detalles.