Editar la Section 2 de un I-9 en WorkBright es fácil. En pocos minutos y con unos clics, puede editar la fecha de inicio de un empleado, agregar notas de información adicional, editar números de documento o agregar un motivo de demora (late reason), si corresponde, en el I-9 de WorkBright de su miembro del personal. Veamos cómo hacerlo.
Tenga en cuenta que solo puede actualizar la Section 2 del I-9 de un empleado. Si hay errores en la Section 1, debe rechazar el Form I-9 y el empleado debe corregirlos antes de que se pueda completar la Section 2.
Qué opción de edición usar: cómo conservar la firma del representante autorizado
Hay dos formas de cambiar la Section 2 después de completarla, y funcionan de manera distinta. Una conserva la firma del representante autorizado. La otra la elimina. Use Edit Section 2 para corregir datos del documento que ya se envió. La firma del representante autorizado se conserva. Esta opción permite cambiar:
Número de documento
Fecha de vencimiento
Autoridad emisora
Estado de recibo (receipt status)
First Day of Employment
Notas de información adicional
Motivo de demora, si corresponde
Use Redo Employer Section solo cuando sea necesario cambiar el documento en sí: un tipo de documento distinto o imágenes nuevas del documento. Esta opción elimina la firma del representante autorizado. Antes de continuar aparece una advertencia que indica que los cambios eliminarán la firma. Una vez eliminada la firma, el I-9 vuelve a la pestaña Pending Employer Section y se debe firmar de nuevo. Vea el ejemplo a continuación.
Dos ejemplos:
Un miembro del personal presentó una licencia de conducir y la fecha de vencimiento se ingresó mal. Use Edit Section 2 para corregir la fecha. La firma se conserva.
Un miembro del personal presentó una licencia de conducir, pero se registró como identificación estatal (State ID). Hay que cambiar el tipo de documento, así que use Redo Employer Section. Se necesita una firma nueva.
Los cambios en la Section 1 también requieren una firma nueva. El representante autorizado certificó que los documentos coincidían con la información que dio el empleado, así que si cambia el nombre o la situación de ciudadanía del empleado, esa certificación ya no es válida. Las correcciones de la Section 1 requieren un envío nuevo. Consulte Requesting a New I-9 Due to Section 1 Errors.
Cómo encontrar el panel del I-9
Para empezar, vaya al panel del I-9. Hay dos formas de hacerlo. La más fácil es hacer clic en # Form I-9 directamente desde su Admin Dashboard:
Gestionar las notas de los formularios I-9 es una parte esencial de la verificación de empleo. Puede agregar notas para dar más contexto, por ejemplo, para indicar una solicitud de reverificación remota por una recontratación o para aclarar situaciones específicas. Además, las notas generadas por el sistema, como las que indican un envío tardío, sirven como herramienta de auditoría.
Admin Dashboard:
La segunda opción es hacer clic en “Onboarding” en la parte superior de la página y luego en “I-9 Forms” en la columna izquierda. Las dos opciones lo llevan al panel del I-9.
Luego haga clic en la pestaña Pending Employer Section, o en la pestaña Completed si la Section 2 del I-9 ya se envió.
Puede seleccionar uno o varios empleados. Por ejemplo, si necesita actualizar fechas de inicio de forma masiva, puede seleccionar a todos los empleados correspondientes de la lista. Para hacer cambios de uno en uno, seleccione al empleado marcando la casilla a la izquierda de su nombre. Cuando marque las casillas, aparecerá un botón que dice “Edit Section 2 for (#) selected form(s)”:
Después de hacer clic en “Edit Section 2 for (#) selected form(s)”, irá a la página donde puede editar la Section 2. Verá opciones para actualizar First Day of Employment, agregar notas de información adicional, editar números de documento y, si corresponde, agregar un motivo de demora:
Haga clic en el botón Edit Additional Info para abrir un cuadro con el historial de todas las acciones realizadas en la documentación de la Section 2 del I-9 del empleado. También puede escribir notas adicionales manualmente. Haga clic en “Edit Documentation” para editar el número, el título o la fecha de vencimiento del documento.
WorkBright agrega automáticamente notas generadas por el sistema, como las que indican un envío tardío, para facilitar las auditorías. Por ejemplo, si un formulario I-9 se completa sin número de Seguro Social (SSN), es posible que se agregue una nota de motivo de demora. Estas notas son solo para fines de auditoría y no indican un error.
Nota: Para reemplazar la imagen del documento en sí (otra forma de identificación o una foto nueva del mismo documento), use Redo Employer Section en lugar de Edit Section 2. Redo Employer Section elimina la firma del representante autorizado, así que habrá que volver a firmar el I-9.
Cuando termine de editar, haga clic en el botón azul Save Section 2 Updates.
Las notas generadas por el sistema no se pueden eliminar. Se agregan automáticamente para mejorar la auditoría y el cumplimiento, y no significan que haya un error en el envío.
Si se eliminó la firma del representante autorizado
Si un cambio eliminó la firma, el I-9 vuelve a la pestaña Pending Employer Section. No hace falta un envío nuevo. El empleado vuelve a iniciar sesión en WorkBright y se le pide que un representante autorizado complete de nuevo la Section 2.
Restart Remote I-9 es una acción distinta y solo está disponible en la pestaña Completed. Si la firma ya se eliminó, el I-9 ya no está completo, así que esa opción no aparecerá. Consulte aquí para obtener más información.