Si recibo un error de envío, ¿debo rechazar el I-9 o puedo editarlo para corregir el error y enviarlo a E-Verify?
Sí. En algunos casos, ciertos errores de envío a E-Verify se pueden corregir editando la Section 2.
Errores de envío de la Section 1
Los errores de envío relacionados con la Section 1 se deben rechazar y devolver al empleado para que los corrija. Algunos ejemplos son “ssn”, “date_of_birth” o “alien_number”.
Como estos datos están en la Section 1, el administrador no puede corregir este tipo de errores. Esta restricción protege la integridad de la información que dio el empleado. Si se detectan errores después del envío, la única solución es que el empleado complete un formulario I-9 nuevo con la información correcta.
Qué debe hacer el administrador para rechazar y pedir un nuevo envío
Los administradores cumplen un papel clave para asegurar que los formularios I-9 sean correctos. Cuando detecte errores:
Vaya a la pestaña Forms del empleado o a la bandeja de entrada.
Seleccione la opción para rechazar el formulario o pedir un envío nuevo.
Comuníquese con el empleado para que entienda que debe corregir y volver a enviar el formulario.
Preguntas frecuentes sobre problemas comunes del I-9
¿Un administrador puede editar la Section 1?
No, un administrador no puede editar la Section 1. La única forma de corregir los errores es que el empleado complete un formulario I-9 nuevo.
¿Qué pasa si el empleado no vuelve a enviar el formulario?
El proceso del I-9 quedará incompleto, lo que puede causar problemas de cumplimiento. Es importante hacer seguimiento con el empleado para que lo vuelva a enviar a tiempo.
¿Hay alguna forma de evitar errores en la Section 1?
Pida a los empleados que revisen su información con cuidado antes de enviar el formulario. Dar instrucciones claras durante la incorporación también ayuda a reducir los errores.
Otro recibo aceptable (Other Acceptable Receipt)
Este error aparece cuando usó la opción “other acceptable receipt” al enviar sus documentos de la List A, B o C. (Lista de recibos aceptables de USCIS aquí).
Para corregir este error, use Redo Employer Section cuando el miembro del personal tenga su documento actualizado. Redo Employer Section permite que un administrador registre el documento nuevo y sus imágenes directamente, sin enviarle al empleado un Form I-9 nuevo. Tenga en cuenta que rehacer la sección del empleador borra la firma del representante autorizado, así que el I-9 vuelve a la pestaña Pending Employer Section y debe firmarse otra vez. Solo pida un Form I-9 nuevo si también debe cambiar la información de la Section 1.
Errores de envío de la Section 2
Estos son algunos errores de envío que puede ver y cómo corregirlos para que el caso se vuelva a enviar a E-Verify.
Fecha de contratación (Date of Hire)
El error “date_of_hire” se corrige editando o agregando una fecha en el campo “First Day of Employment”.
Motivo de la demora (Reason for Delay)
El error “reason_for_delay_code” se corrige seleccionando un motivo de demora.
Cómo editar el título, el número o la fecha de vencimiento del documento
Algunos errores de envío están relacionados con el título, el número o la fecha de vencimiento del documento. Se corrigen haciendo clic en el botón “Edit Documentation”. Abajo verá varios errores que puede recibir en estos campos.
Edit Documentation actualiza el número, el título y la fecha de vencimiento del documento ya registrado, y la firma del representante autorizado se mantiene. Si el tipo de documento es incorrecto o hay que reemplazar las imágenes, use Redo Employer Section. Esa opción borra la firma y exige volver a firmar el I-9. Consulte Editing Section 2 of the I-9 para ver la comparación completa.
Formato de la fecha de vencimiento: El error “expiration_date” se corrige usando el formato AAAA-MM-DD (YYYY-MM-DD).
Código de país: El error “country_code” está relacionado con la forma en que se ingresó el país.
Cómo editar la Section 2
Para editar la Section 2, vaya a la pestaña Onboarding > I-9 Forms > pestaña Completed.
Marque la casilla junto al nombre del empleado que quiere editar y haga clic en “Edit Section 2 for (x) selected form”.
Al hacer clic en “Edit Documentation”, se abrirá una ventana donde puede editar la información del documento.
Para que el caso se vuelva a enviar a E-Verify, asegúrese de guardar todos los cambios.