Hay varios motivos por los que puede necesitar solicitar un nuevo envío del I-9 a su personal. En este artículo veremos las distintas formas de solicitar estos nuevos envíos.
Notas importantes sobre cómo solicitar un nuevo I-9.
El I-9 está pensado para completarse una sola vez por empleado, y puede haber multas por solicitar nuevos I-9 cuando no es necesario.
Aunque puede solicitar nuevos I-9 de forma masiva, por lo general no lo haría salvo que exista un motivo de cumplimiento específico que lo haga inevitable. Dicho esto, hay algunas situaciones en las que podría necesitar legítimamente que todo un grupo de empleados complete formularios nuevos.
Situaciones válidas para solicitar nuevos I-9 de forma masiva
Fusión o adquisición de la empresa (y decide no heredar los I-9):
Si su empresa es adquirida o se fusiona, el nuevo empleador puede decidir si adopta los I-9 anteriores. Si no lo hace, cada empleado activo debe completar uno nuevo.
Fallas graves de cumplimiento:
Si una auditoría (interna o del gobierno) revela errores generalizados que no se pueden corregir con un simple anexo, es posible que los empleados afectados deban volver a hacer su I-9.
Almacenamiento o destrucción indebida de registros:
Si los I-9 en papel o los I-9 guardados en otro sistema se perdieron, se destruyeron o nunca se completaron correctamente, la única forma de cumplir es empezar de nuevo.
Cambio de política con recontratación o conversión:
Si un grupo grande de contratistas pasa a ser empleados W-2, o si hay una interrupción importante del servicio y se los vuelve a contratar, pueden requerirse nuevos I-9.
Recomendación legal
Otros motivos que surjan de, y se consulten con, un abogado de inmigración que le aconseje hacerlo.
Lo que no califica
No puede simplemente “renovar” todos los I-9 para tener expedientes más ordenados.
No puede volver a hacerlos porque se mudó de oficina o porque los quiere en otro sistema.
No puede pedir nuevos cada cierta cantidad de años (excepto para la reverificación de ciertos documentos).
En resumen, solicitar nuevos I-9 de forma masiva solo tiene sentido si cambia la estructura de su empresa o si sus registros actuales no cumplen la normativa en lo fundamental o faltan. En los demás casos, los problemas se resuelven con la reverificación mediante el Supplement B o con correcciones caso por caso.
Antes de solicitar un nuevo I-9
Muchas correcciones no requieren un nuevo I-9. Si el error está en la Section 2, verifique primero si corresponde alguna de estas opciones más sencillas:
Un número de documento, fecha de vencimiento, autoridad emisora o estado de recibo incorrecto, un primer día de empleo incorrecto, o una nota o motivo de demora faltante: use Edit Section 2. La firma del representante autorizado se mantiene.
Se registró un tipo de documento incorrecto o hay que reemplazar las imágenes de los documentos: use Redo Employer Section. Esto elimina la firma del representante autorizado y el I-9 debe volver a firmarse, pero el empleado no completa un formulario nuevo.
Un error en la Section 1, como un error en el nombre o en el estatus de ciudadanía, requiere un nuevo envío. Consulte Requesting a New I-9 Due to Section 1 Errors.
Consulte Editing Section 2 of the I-9 para ver la comparación completa de las dos opciones de la Section 2.
Veamos cómo solicitar un nuevo envío del Formulario I-9.
Formularios del miembro del personal
Con esta opción, irá a la página de formularios de cada miembro del personal y solicitará un nuevo envío del Formulario I-9. Antes de solicitarlo, confirme que la información del perfil del empleado sea correcta para evitar errores en el proceso.
Para hacerlo, vaya al perfil del miembro del personal, ya sea buscándolo con la barra de búsqueda de la parte superior de la pantalla o desde la página Staff.
En el perfil del miembro del personal, vaya a la pestaña Forms.
Aquí tiene dos opciones. Puede marcar la casilla de la fila del Formulario I-9 y aparecerá el botón “Request New Submission(s)”. Haga clic en él para solicitar un nuevo envío.
O, en la fila del Formulario I-9, haga clic en los tres puntos del extremo de la fila para abrir un menú desplegable y seleccione “Request New Submission”.
Si va a recontratar al empleado, asegúrese de actualizar la fecha de inicio en su perfil con la fecha de recontratación antes de solicitar un nuevo envío del I-9. Así el formulario reflejará los datos de empleo correctos.
Página Staff
También puede solicitar un nuevo envío del Formulario I-9 desde la página Staff con Bulk Actions. Esto puede ser útil si quiere seleccionar a más de un miembro del personal, por ejemplo de un grupo o por otro motivo.
Para hacerlo, primero vaya a la página Staff.
Desde aquí, puede filtrar a los miembros del personal que quiere actualizar. En este ejemplo usaremos grupos.
Seleccione el grupo por el que quiere filtrar. En este ejemplo, seleccionaremos “Full Time Employees”.
Use la casilla de la parte superior de la lista para seleccionar a todos estos miembros del personal. Así aparecerá el botón “Bulk Actions”.
En el menú desplegable “Bulk Actions”, seleccione “Request New Submissions”.
En la ventana emergente, busque Form I-9 y selecciónelo. Luego haga clic en “Next”.
En la última ventana puede agregar una nota opcional a la solicitud de nuevo envío para su personal. Cuando termine, haga clic en “Finish” y se enviarán las solicitudes.
Página de revisión del Formulario I-9
Vaya a la pantalla Onboarding desde la barra de navegación superior, luego a la barra lateral izquierda, y seleccione I-9 Forms. Así llegará a la página de revisión del I-9.
Desde la mayoría de estas pestañas podrá buscar a los miembros del personal y seleccionar a quiénes quiere solicitarles un nuevo envío.
(Nota: Las pestañas Missing or Rejected y Paper I-9 no ofrecen esta opción).
En este ejemplo veremos la pestaña Completed. La mayoría de las páginas tienen la misma función, con pequeñas diferencias según la pestaña. Al seleccionar a los miembros del personal a los que quiere solicitar un nuevo envío del I-9, aparecerán 3 botones nuevos. Haga clic en el botón “Request New I9 for…”, marcado en rojo en la imagen de abajo.
Al hacer clic, la solicitud se enviará de inmediato y verá un aviso en la parte superior de la pantalla, como el de abajo.
Informes
Para ir a la página de informes, seleccione “Reports” en la barra de navegación superior. Puede usar un informe que ya tenga o crear uno nuevo para este caso. Para saber más sobre cómo crear informes, consulte este artículo.
En este ejemplo usaremos un informe que creamos específicamente para el Formulario I-9, llamado “Form I-9 Data”.
Una vez en el informe, y con los datos de salida y los filtros configurados como quiere, genere el informe para ver los resultados. En esos resultados, seleccione a los miembros del personal a los que quiere solicitarles un nuevo envío del Formulario I-9.
Después de seleccionarlos, use Bulk Actions y siga el mismo proceso que se explica arriba en la sección Página Staff.
Listo. Estas son las distintas formas de solicitar a su personal un nuevo envío del Formulario I-9. Ninguna es mejor que otra; todo depende de sus necesidades y de su caso.