Crear un informe en WorkBright es fácil. Para empezar, haga clic en la pestaña “Reports” en la parte superior de cualquier página de WorkBright. Luego haga clic en el botón naranja “+ New Report” para crear un informe nuevo, o en el nombre de un informe guardado para usar un informe existente.
En la siguiente pantalla verá dos columnas: campos (fields) y filtros (filters). Al crear un informe en WorkBright, piense que está armando una hoja de cálculo: cada campo que agrega es una columna de datos y cada fila representa a un empleado en proceso de incorporación. Con los filtros puede controlar qué empleados en proceso de incorporación aparecen en el informe.
Cómo agregar campos al informe
Al hacer clic en “Add a Field”, verá un menú desplegable con tres opciones: Staff Profile Fields, Staff Custom Fields y Form Fields:
Para encontrar los datos que quiere incluir en el informe, pregúntese: “¿Dónde se registra esta información cuando se incorpora un nuevo empleado?”. Si se trata de datos como el nombre o la dirección, los encontrará en Staff Profile Fields. Si se trata de algo como “Position” o “Pay Rate” que usted creó como campo personalizado (Custom Field), estará en Staff Custom Fields. Si se registró en un formulario (aquí es donde se registra la MAYORÍA de sus datos), seleccione “Form Fields”.
Verá una lista de sus formularios. Puede elegir cualquier formulario para ver un tercer menú desplegable con los datos disponibles de ese formulario:
Además, puede incluir “WorkBright IDs” como uno de los campos de salida del informe. Este campo suele estar preconfigurado, pero puede agregarlo o quitarlo según sea necesario al configurar el informe.
Cómo agregar filtros al informe
Los filtros determinan qué empleados en proceso de incorporación aparecen en el informe. Al igual que con los campos, puede elegir filtros de los campos estándar del perfil de personal, de los campos personalizados del perfil de personal o de los datos de los formularios. Los filtros son opcionales, así que puede generar un informe general sin aplicar filtros si lo desea, pero los filtros le permiten obtener resultados más precisos y claros.
Cada filtro adicional limita aún más qué empleados en proceso de incorporación aparecen en el informe. Por ejemplo, si tiene un filtro que muestra a todos los empleados en proceso de incorporación activos y agrega un segundo filtro para mostrar solo a aquellos cuyo formulario W-4 fue “accepted”, quedarán fuera todos los empleados inactivos Y todos los empleados activos cuyo W-4 esté en estado Missing, Pending Review o Rejected.
Nota: Actualmente WorkBright no permite filtrar informes por una lista personalizada de nombres de empleados. Sin embargo, una vez generado el informe, puede buscar empleados específicos por nombre u otros datos de identificación en WorkBright o en el archivo descargado.
Cómo filtrar por grupo
Para filtrar por grupo en sus informes:
Busque “Groups”: en la selección de campos del informe, escriba “Groups” en la barra de búsqueda.
Agregue el campo de grupo: seleccione el campo de grupo para incluirlo en el informe.
Aplique filtros de grupo: una vez agregado el campo de grupo, puede filtrar los resultados del informe por grupos específicos.
Ejecute el informe para poder descargarlo en Excel o CSV
Cuando ejecute el informe, verá las opciones para descargarlo en Excel o CSV, imprimirlo o copiarlo. También puede simplemente ver los datos en pantalla.
Si va a crear un informe que volverá a usar en el futuro, como uno para revisar documentos o formularios por vencer, puede hacer clic en el botón “Save” en la esquina superior derecha de la página. Se le pedirá que le ponga un título al informe y, si lo desea, una descripción. Después aparecerá en su lista de informes guardados, como se ve en la primera captura de pantalla de este artículo, y en la página principal de informes.