Si usa WorkBright para recopilar licencias y certificaciones de su personal, puede usar la herramienta “Reports” para controlar las licencias vencidas o por vencer. En este artículo le mostramos una forma de hacerlo.
Paso 0: Asegúrese de recopilar la fecha de vencimiento junto con las licencias y certificaciones de su personal
Un formulario para subir archivos puede pedir solo imágenes al miembro del personal, o pedir imágenes Y datos adicionales. Sabrá si su formulario de licencias o certificaciones ya recopila los datos que necesita porque los verá al revisar un envío de ese formulario:
Si todavía no recopila los datos necesarios para crear un informe de fechas de vencimiento, siga este artículo para ver cómo agregar estos campos a su formulario de licencias o certificaciones.
Paso 1: Agregue datos a su informe
Haga clic en “Reports” en la parte superior y luego en “+ New Report”. En el lado izquierdo de la pantalla verá la opción para agregar campos de datos al informe. Agregue los datos que le sean útiles, pero sobre todo los datos del formulario para subir archivos cuyo vencimiento quiere controlar. Elija Form Fields, luego el formulario y después los campos de datos que quiere mostrar al ejecutar el informe:
Paso 2: Configure los filtros para mostrar al personal cuyas licencias o certificaciones pueden estar por vencer
El filtro más importante es <su campo de fecha de vencimiento> <is on or before> <una fecha próxima>, como se ve en la imagen de arriba.
Así, el informe mostrará solo a las personas cuyas licencias ya vencieron o vencerán antes de la fecha que defina.
Luego puede agregar más filtros para acotar los resultados. Por ejemplo, puede que solo le interese el personal de cierto grupo. Recuerde que cada filtro adicional se suma a los demás con lógica “and” (y).
Paso 3: Ejecute y guarde el informe
Confirme que los resultados sean los esperados. Si no lo son, ajuste los filtros. Cuando tenga el informe que quiere usar de ahora en adelante, guárdelo.
Paso 4: Use la herramienta “Bulk Action” para hacer dos cosas: 1) programar las notificaciones para hoy y 2) reasignar el formulario al personal cuyas credenciales vencieron o están por vencer
Nota: Antes de ejecutar el informe, debe desactivar la opción de fecha de inicio obligatoria (start date required) en la configuración.
Set Notifications to Go Out Today: Esta primera acción asegura que el personal de los resultados del informe pueda recibir notificaciones por correo de WorkBright. Si pasó bastante tiempo desde su incorporación, ya no recibe notificaciones sobre formularios faltantes o reasignados. Hay que volver a incluirlo en el ciclo de notificaciones.
Reasignar el formulario: Esta acción les vuelve a asignar el formulario. También puede escribirles una nota para explicar por qué se les reasigna.
Paso 5: Configure un recordatorio recurrente en su calendario (fuera de WorkBright) para volver a revisar el informe con una frecuencia que coincida con su filtro
En este ejemplo, configuramos el filtro en WorkBright para buscar al personal cuyas licencias de conducir vencen en los próximos tres meses. Por eso, conviene programar un recordatorio para volver a ejecutar el informe a más tardar dentro de 3 meses, o incluso antes. Elija la frecuencia que mejor se adapte a usted y a su negocio.
Paso 6: Cada vez que vuelva a ejecutar el informe, cambie las fechas del filtro
Cada vez que ejecute el informe guardado, los filtros seguirán como la última vez que los guardó, y la fecha de vencimiento que filtra quedará desactualizada rápidamente. Recuerde ajustarla antes de volver a ejecutar el informe.