Cómo usar los informes para importar datos de nuevas contrataciones a su sistema de nómina

Casi todas las empresas deben ingresar los datos de su personal en un software de nómina. Si su empresa contrata mucho personal, puede valer la pena usar un proceso de exportación e importación con la herramienta de informes de WorkBright.

La herramienta Reports de WorkBright exporta los datos a una hoja de cálculo en formato CSV. Si su software de nómina no permite crear personal nuevo de forma masiva importando un CSV, lamentablemente este proceso no es una opción.

Cada software de nómina tiene sus propios requisitos de formato. La mayoría ofrece una hoja de importación de ejemplo, que suele ser la forma más rápida de saber cómo debe ser su hoja de cálculo.

Algunos pueden exigir un orden específico de columnas. En la mayoría importan los nombres de los encabezados. Estos requisitos dependen completamente de su software de nómina.

Todo lo que exige su software de nómina debe estar en la hoja de cálculo cuando la importe, pero ¿toda esa información debe estar en WorkBright? Eso lo decide usted.

Por ejemplo, un software de nómina puede tener un campo obligatorio “Rate Type” para indicar si el pago del personal es por hora, por salario u otro. En WorkBright, todo su personal cobra por hora y usted no ha ingresado ningún valor para indicarlo. Puede:

Crear un campo en WorkBright para empezar a ingresar el Rate Type, con el formato que exige su software de nómina,

o agregar esta información a la hoja de cálculo DESPUÉS de exportar el informe de WorkBright:

Si decide que es mejor recopilar y guardar la información en WorkBright, cree todos los campos personalizados necesarios para que usted o sus administradores ingresen los datos en WorkBright al comienzo de la incorporación.

Cuando empiece a ejecutar este informe con regularidad, necesitará una forma de excluir al personal que ya agregó a la nómina. Puede que ya tenga una forma de saber en WorkBright a quién agregó a la nómina, pero una forma de hacer este seguimiento es crear un campo personalizado o un grupo:

Luego puede usar las acciones masivas para marcar el campo personalizado o agregar al personal a los grupos, y excluirlo en el futuro.

Agregue todos los campos que recopila en WorkBright y que necesita para la nómina y, si es necesario, ordénelos como los espera su software de nómina.

Luego agregue un filtro para excluir a quienes ya estén marcados con su campo personalizado o grupo como agregados a la nómina:

Puede agregar otros filtros, como Start Date o el estado de certificación del I-9, para mostrar solo al personal nuevo que su empresa ya puede agregar a la nómina.

Si usa un campo personalizado o un grupo como en el paso 4 para excluir al personal que ya está en la nómina, use una acción masiva antes de salir para marcar al personal que va a importar hoy.

Por último, exporte los resultados a Excel o CSV.

Después de exportar, seguramente tendrá que ajustar la hoja de cálculo para que su formato sea compatible con los requisitos de su software de nómina. Por ejemplo:

y su nómina puede exigir que se ingresen como “S” y “M”.

Este paso varía mucho según su software de nómina, y deberá evaluar cuánto tiempo ahorra el proceso. Si sabe con certeza que un administrador tarda 4 minutos en agregar a una persona contratada a la nómina, pero ejecutar el informe en WorkBright, ajustar la hoja de cálculo e importarla a la nómina toma 15 minutos, el proceso solo ahorra tiempo cuando agrega a cuatro o más personas a la vez.

Con suerte, todo salió lo mejor posible dentro de las limitaciones y ahorró mucho tiempo.