¿Cómo puedo actualizar la información de EAD o TPS de mi personal?
Con los resultados del informe que creó siguiendo nuestro artículo Reporting on EAD / TPS, ahora le será más fácil tomar las acciones que necesite.
Puede seguir dos caminos:
El camino del empleado: Se le asigna un formulario al empleado para recopilar cierta información sobre sus documentos.
El camino del administrador: Usted y su equipo se encargan. Hay dos opciones, según cuántos miembros del personal haya que identificar.
Camino del empleado
Ahora que agrupó al personal de los resultados del informe, puede asignarle a ese grupo un formulario para que el personal revise sus documentos e ingrese la información que usted necesita.
Estas guías pueden ayudarle a crear el formulario:
Recomendamos pedir: Category Code, Other EAD Category Code, Country on Which Work Authorization is Based y EAD Expiration Date.
Consulte con su equipo legal para asegurarse de cumplir la normativa en lo que le pide a su personal.
Camino del administrador
En el camino del administrador, usted y su equipo toman los datos de los documentos EAD o TPS y actualizan esta información en WorkBright.
Recomendamos dos opciones: una para menos de 10 miembros del personal y otra para más de 10. Las dos funcionan; elija la que le resulte más cómoda.
En ambas opciones, primero debe crear campos personalizados para los datos que quiere actualizar. Recomendamos: Category Code, Other EAD Category Code, Country on Which Work Authorization is Based y EAD Expiration Date.
Menos de 10 miembros del personal
Desde el informe que generó, puede abrir cada perfil haciendo clic en el nombre, el apellido o el correo electrónico (si se usó en el informe).
Recomendamos abrirlo en una pestaña nueva para poder volver al informe.
En el perfil del empleado, en la pestaña Overview, vaya al cuadro Custom Data. Ahí verá y podrá actualizar los campos nuevos que creó.
Después de editar y guardar los cambios, vuelva al informe y haga lo mismo con el resto del personal.
Más de 10 miembros del personal
Ejecute el informe y descargue los resultados en formato Excel o CSV.
Abra el archivo descargado en su computadora. En la hoja, agregue una columna por cada campo personalizado nuevo que creó y que debe actualizarse.
Revise el Form I-9 y los documentos enviados de cada empleado y agregue la información correspondiente en la hoja.
Cuando termine la hoja, guárdela y vuelva a WorkBright.
Use el proceso de Bulk Update para completar los campos personalizados de sus empleados.
Pasos finales del camino del administrador
Cuando haya actualizado a todo el personal, para comprobar los cambios y poder incluirlos en informes, vuelva a su informe y agregue los campos personalizados nuevos a los datos.
En su informe, haga clic en “Add a Field” en la sección Output Data.
Seleccione “Staff Custom Fields” en el menú desplegable.
Agregue los campos personalizados que creó.
Cuando los haya agregado todos, guarde y ejecute el informe para revisar los resultados. A partir de ahí, puede tomar las acciones que considere necesarias.