Bulk Update Staff es una función nueva que le permite modificar los campos personalizados de su personal en un solo paso.
Encontrará esta función en el menú desplegable “Quick Staff Actions”, en la esquina superior derecha de la barra de navegación de WorkBright.
Desde allí, seleccione “Bulk Update Staff”.
Se abrirá la página para actualizar a su personal.
En esta página puede ver sus actualizaciones anteriores, la fecha y hora de creación, quién la creó y envió, la cantidad de personal y el estado. También puede ver el resumen y reanudar una actualización si es necesario. Veremos el resumen con más detalle en el paso 6. Al reanudar una actualización, el proceso continúa en el paso donde lo dejó; más adelante en este artículo explicamos cada paso.
En esta página también inicia una nueva actualización masiva con “New Bulk Update”.
1. Subir el archivo (Upload file)
En este paso, puede subir (ver el recuadro rojo) un archivo de Excel o CSV para iniciar el proceso. Si necesita un archivo de ejemplo, puede descargar uno de Excel o CSV haciendo clic en el tipo de archivo junto a “Sample files” (ver el recuadro azul).
Cuando suba el archivo, verá un mensaje que confirma que se subió correctamente. Si hubo un error o subió el archivo equivocado, haga clic en el botón rojo para quitarlo y vuelva a empezar la carga. Cuando esté conforme con el archivo, haga clic en el botón Next para pasar al siguiente paso.
2. Seleccionar el ID de WorkBright (Select WorkBright ID)
Aquí seleccionará el tipo de ID que se usará para asociar las actualizaciones con el miembro del personal correcto.
Haga clic en el menú desplegable para seleccionar el tipo de ID que usará.
Una vez seleccionado, haga clic en Next.
3. Asociar las columnas (Match Columns)
En este paso, asociará los nombres de las columnas de su archivo con los nombres de los campos en WorkBright.
La primera columna muestra los nombres de su hoja de cálculo y la segunda tiene menús desplegables que corresponden a cada columna de su hoja. En los menús desplegables puede seleccionar entre los campos personalizados de su sistema. Debajo de cada menú puede hacer clic en la opción Ignore this column si no necesita importar esa columna.
Si selecciona “Ignore this column”, verá el mensaje “Ignored. This data won’t be updated”. Si se equivocó o decide que sí quiere asociar el campo, aún puede seleccionar una opción del menú desplegable.
Cuando haya asociado todos los campos, verá una confirmación en el recuadro del lado derecho de la página. Haga clic en el botón Next para pasar al paso Review.
4. Revisar (Review)
En este paso puede revisar cuántos miembros del personal se actualizarán. Si quiere revisar los campos que asoció en el paso 3, haga clic en el botón Back en la esquina inferior izquierda para hacer las correcciones necesarias. Si necesita empezar de nuevo, haga clic en el botón “Upload a Different File” y volverá al paso 1.
Nota: Las acciones que realizó en los pasos anteriores no se conservarán, ya que estará iniciando una nueva carga y deberá completarlas otra vez.
Si todo se ve bien en la revisión, haga clic en “Start Update” para pasar al paso 5.
5. Procesamiento (Processing)
En este paso no tiene que hacer nada; solo espere a que el proceso llegue al paso 6.
Nota: Este paso puede tardar según el tamaño de su carga.
6. Completado (Complete)
Cuando termine la carga, verá un resumen que indica qué se actualizó correctamente y qué no se pudo actualizar.
Si algún registro no se pudo actualizar, haga clic en “See Details” para ver por qué falló.
Para corregir los registros que fallaron, vuelva al documento original que subió y haga las correcciones según los errores indicados. Luego, vuelva a subirlo para completar la actualización.
¡Listo! Ya sabe cómo hacer una actualización masiva en WorkBright.