Como las políticas sobre el documento de autorización de empleo (EAD) y el estatus de protección temporal (TPS) siguen cambiando, puede ser difícil saber qué acciones se requieren y para quién. En WorkBright queremos facilitarle el cumplimiento. Le ayudamos a identificar a los empleados afectados y le ofrecemos herramientas y servicios que simplifican el proceso, reducen el trabajo manual y le ayudan a cumplir con confianza.
En este artículo veremos:
Quién, qué y por qué
Cómo crear el informe inicial
Cómo crear un grupo
Campos personalizados o campos de formulario (informe actualizado)
Quién, qué y por qué
¿Para quién es?
Es para usted si su empresa contrata personal con un documento de autorización de empleo (EAD) o con estatus de protección temporal (TPS).
¿Qué debe hacer?
Lo primero es estar informado sobre la situación de su equipo. Queremos ayudarle a identificar al personal que podría verse afectado para que pueda tomar las mejores decisiones para usted y su equipo.
Con OCR+ (reconocimiento óptico de caracteres) o Document Verification de WorkBright, podemos escanear los documentos y extraer gran parte de la información necesaria para generar informes sobre este personal.
Nota: La tecnología no siempre es perfecta. No estamos obteniendo el 100 % de los datos de todos los documentos EAD, así que también conviene crear un campo personalizado para registrar los casos que OCR+ no captó o para reunir información del personal que presentó un EAD antes de esta mejora del escaneo. Lo veremos más adelante en el artículo.
Qué acción tomar depende, en definitiva, de usted y de su empresa. En la última sección del artículo veremos algunos caminos que puede seguir con la información del informe.
¿Por qué debe hacerlo?
Es posible que deba tomar medidas para cumplir con los muchos cambios que están ocurriendo con el documento de autorización de empleo (EAD) y el estatus de protección temporal (TPS).
Cómo crear el informe inicial
Para crear este informe, haga clic en “Reports” en la barra de navegación.
En la pantalla Reports, haga clic en “New Report”.
Con el informe nuevo abierto, empiece a agregar los datos de salida que necesita.
Vaya a Output Data en la barra lateral y haga clic en el menú desplegable “Add a Field”.
Seleccione “Form Fields” en el menú desplegable.
Se abrirá la sección “1. Select a form”, con un menú desplegable para elegir de qué formulario obtener la información.
Abra el menú desplegable y seleccione “Form I-9”.
Al seleccionar Form I-9, se abrirá la sección “2. Select a form field”.
Nota: Es posible que el menú ya muestre Form I-9, pero debe seleccionarlo en el menú para que se abra el paso 2.
Abra el menú “2. Select a form field” y elija estos campos para agregarlos:
EAD Category
EAD Country
Debe agregar cada opción por separado. Al seleccionar una opción, se agrega automáticamente a Output Data.
Después de agregar todos los datos del I-9, puede agregar otros campos que le resulten útiles. Recomendamos:
Supporting Document 1 - Document Title (Form I-9)
Supporting Document 1 - Expiration Date (Form I-9)
Start Date (en “Staff Profile Fields”, dentro del menú “Add a Field”)
Cuando haya seleccionado todos los campos, aparecerán en la sección “Selected fields”.
Si agregó un campo por error, haga clic en la x a la derecha del campo para quitarlo de la lista.
Recomendamos reordenar los campos de los datos de salida como se muestra abajo.
Para reordenar los campos, haga clic en un campo y arrástrelo al lugar que quiera. Los demás campos se acomodarán alrededor.
Los campos 8 y 9 no son obligatorios, pero se recomiendan porque pueden ser útiles. Si quiere quitar un campo, haga clic en la x gris a la derecha del campo.
Filtros
Ahora que completó los datos de salida, pasemos a los filtros. Debe agregar un filtro para “Documentation: Document Title (Form I-9)”.
Para agregarlo, haga clic en “Add filter”.
Aparecerá un menú desplegable llamado “Select a Field”. Ábralo. Hay dos formas de encontrar “Documentation: Document Title (Form I-9)”.
Opción 1: Busque “Documentation: Document Title (Form I-9)”, seleccione la opción y se agregará a los filtros.
Opción 2: En el menú desplegable, seleccione Forms y luego Form I-9.
En Form I-9, desplácese hasta “Documentation: Document Title (Form I-9)” y selecciónelo para agregarlo al filtro.
Cuando “Documentation: Document Title (Form I-9)” esté en los filtros, vaya al siguiente menú desplegable a la izquierda.
Abra el menú desplegable y cambie la selección a Contains.
Se verá así.
En la última sección, escriba “Employment Auth”.
Cuando complete esta fila del filtro, debería verse así.
Cuando complete todas estas secciones, su informe se verá así.
Con todo actualizado, haga clic en “Run Report”.
Los resultados se verán más o menos así.
Puede agregar todos los filtros que necesite para acotar los resultados y revisar estos datos.
Puede ser útil agregar filtros por EAD Category o EAD Country si necesita acotar la búsqueda con esos datos.
Cuando termine de crear el informe, no olvide guardarlo y ponerle un nombre. Haga clic en “Save” en la esquina superior derecha.
Ahora que tiene el informe y puede ver al personal que podría estar afectado, agréguelo a un grupo específico para gestionarlo más fácilmente.
Cómo crear un grupo
Para crear un grupo, vaya a “Settings” en la barra de navegación.
Haga clic en “Groups” en la barra izquierda.
En esa página, haga clic en “New Group”.
Se abrirá una ventana para ponerle nombre al nuevo grupo de personal. Le sugerimos un nombre sencillo, fácil de recordar y específico. En nuestro ejemplo usamos “EAD / TPS”; puede usar este o uno parecido.
Al hacer clic en “Submit” para crear el grupo, lo verá en la página de grupos de personal.
Con el grupo creado, vuelva al informe que acaba de crear.
Vuelva a ejecutar el informe. Cuando aparezcan los resultados, puede agregar a todo este personal al grupo nuevo.
Primero, seleccione a todo el personal con el menú desplegable a la izquierda de la primera columna (en este caso, WorkBright ID).
En ese menú, seleccione “All”.
Así se seleccionará a todo el personal y podrá usar la función “Bulk Actions”.
Haga clic en “Bulk Actions” para abrir el menú y seleccione “Add Staff to Group”.
Aparecerá una ventana para elegir el grupo. Abra el menú “Select a group”, elija el grupo que acaba de crear (en nuestro ejemplo, “EAD / TPS”) y haga clic en “Add to group” para agregar al personal seleccionado.
Con esto, el personal quedará en el grupo y podrá tomar las acciones que necesite.
Campos personalizados o campos de formulario (informe actualizado)
Como mencionamos, puede haber tarjetas EAD de las que OCR+ no pudo extraer la categoría o el código de país, y puede haber personal activo que presentó su EAD o TPS antes de esta mejora. Para este personal, debe crear un campo personalizado o un campo de formulario para poder incluir esos datos en informes.
En este artículo verá los distintos caminos que puede tomar según lo que mejor se adapte a sus necesidades. Cuando haya decidido qué hacer y haya agregado o recibido la información correcta, puede actualizar el informe inicial.
Como se ve en los resultados del informe inicial, hay varios miembros del personal que se agregaron antes de que OCR+ o Document Verification pudieran revisarlos. Con un campo personalizado o un campo de formulario, podemos actualizar este informe y tener el panorama completo.
Igual que en el informe inicial, actualizaremos los datos de salida.
Si eligió usar campos personalizados, abra el menú desplegable y seleccione “Staff Custom Fields”.
Luego seleccione los campos personalizados que creó para reunir estos datos.
Si eligió usar campos de formulario, seleccione “Form Fields” en el menú desplegable.
Luego busque los formularios en el menú “Select a form”.
Use el siguiente menú para elegir los campos del formulario que quiere agregar a Output Data.
Con los datos de salida agregados, puede agregar filtros. Es opcional; sirve para refinar los datos.
Agregue al filtro los mismos datos que usó en los datos de salida. Los menús están organizados de la misma manera, así que son fáciles de usar.
Nota: Según el dato que use, el filtro puede tener distintas opciones.
Abajo verá un ejemplo de cómo puede quedar el informe. Incluye los datos del informe inicial y los datos de salida de los campos personalizados “Form: EAD Category” y “Form: EAD Country”. En los filtros usamos “Start Date”, además de los otros campos, para refinar los resultados.
Como puede ver, el sistema completó la mayor parte de la información. Cuando no se completa, como en la segunda fila, agregaremos la información en los campos personalizados que creamos.
Para hacerlo, haga clic en el nombre o el apellido del miembro del personal de la fila que quiere corregir. Así abrirá su perfil.
Primero, revise sus documentos para obtener la categoría y el país del EAD. Los encontrará en los documentos de respaldo del Form I-9 del miembro del personal.
Con esa información, vuelva a la pestaña “Overview” y haga clic en el botón “Edit” de la sección Custom Data. Busque sus campos personalizados y actualícelos.
Al guardar, los datos se agregarán al perfil del usuario y al informe, como se ve aquí con “Data”. Repita estos pasos con los demás resultados que necesite actualizar.
Con esto, ya tiene un informe completo de su personal con EAD y TPS. Si tiene preguntas, comuníquese con nuestro equipo de soporte.