El proceso actual para completar el Form I-9 es ágil y fácil de usar para los empleados, sobre todo en un dispositivo móvil. Document Verification, disponible en los niveles Growth y Premium de WorkBright, mejora la experiencia del empleado con instrucciones para fotografiar los documentos de respaldo de la Section 1 del Form I-9.
El empleado empieza su Form I-9 entrando a su panel de WorkBright, ya sea desde el correo electrónico o mensaje de texto que recibió o directamente desde la aplicación de la empresa si la experiencia está integrada. Con Document Verification, el proceso para que el empleado acceda al Form I-9 (y a los demás formularios de incorporación que deba completar) no cambia.
Cuando el empleado selecciona sus documentos de la List A, B o C, WorkBright inicia el proceso de Document Verification y guía al empleado para tomar las fotos. Las instrucciones dependen de los documentos que seleccionó.
Nota: Al igual que en el resto de WorkBright, el empleado puede hacer el proceso de Document Verification en español.
El sistema le da al empleado la opción de tomar una foto, subir una foto o continuar en otro dispositivo. Continuar en otro dispositivo es útil si el empleado empezó su incorporación en una computadora pero necesita pasar a un dispositivo móvil.
Asegúrese de que el documento esté en formato JPEG, PNG o PDF y no supere los 15 MB. No use archivos HEIC, que son comunes en los teléfonos, porque no son compatibles.
Si el empleado elige continuar en otro dispositivo, verá un código QR para escanear, o puede pedir un correo electrónico o un SMS para continuar.
Nota: Para un mejor funcionamiento, use una conexión a internet estable. Si los problemas continúan, intente borrar la caché del navegador o usar el modo incógnito o privado. Usar otro navegador también puede resolver el problema.
Luego Document Verification hace su trabajo. Si su cuenta está en el nivel Growth, el OCR toma automáticamente los números de los documentos para reducir errores, se verifica que los documentos de autorización de trabajo presentados coincidan con lo seleccionado en la List A, B o C, y el sistema comprueba que la imagen sea legible y que todos los elementos estén dentro del encuadre.
Ya no habrá fotos de solo la mitad del documento. Si su cuenta está en el nivel Premium, se hacen todas las comprobaciones anteriores y, además, el sistema verifica que los documentos presentados no estén vencidos (si corresponde), que no tengan texto que restrinja la autorización de trabajo (SSC), que no muestren señales de alteración o falsificación, y mucho más.
Después, la verificación del empleado puede tomar dos caminos:
1. Verificación exitosa
Confirma que los documentos pasaron las comprobaciones correspondientes, y el empleado puede seleccionar Close para terminar la verificación.
2. Verificación fallida
El otro camino es cuando el sistema no pudo verificar el documento. En algunos casos, el sistema muestra un texto que le explica al empleado por qué no se verificó el documento. En este ejemplo, indica que la identificación oficial presentada estaba vencida:
Si el problema continúa, asegúrese de que el documento cumpla con los requisitos de tipo y tamaño de archivo, y de que la foto se tome con buena iluminación. Si es necesario, tome una captura de pantalla del mensaje de error para analizarlo.
El empleado puede elegir Try Again o indicar que va a presentar un recibo (Submitting a Receipt).
Al intentarlo de nuevo, asegúrese de que el documento se vea claro y cumpla con los requisitos técnicos. Si la verificación vuelve a fallar, ingrese manualmente la información del documento.
El empleado tiene un intento adicional para enviar la documentación. Si la verificación falla por segunda vez, el sistema indicará que no puede verificar el documento en este momento, pero le permitirá al empleado ingresar manualmente la información del documento y luego cerrar Document Verification.
En el tercer intento, el sistema le permitirá al empleado ingresar sus datos manualmente. Después de ingresarlos, el empleado puede continuar con el proceso de verificación.
Una vez completado Document Verification, el empleado termina su Form I-9 completando la sección Preparer/Translator y firmando.
Los resultados de Document Verification aparecerán ahora en la parte de administrador de WorkBright. Consulte Managing Verification Results para obtener más información.
¿Busca más información sobre cómo se detectan y verifican los documentos? Consulte What is Verified para conocer los detalles.