Verificación de documentos: cómo gestionar los resultados de la verificación

En el menú Onboarding, dentro de la bandeja de entrada I-9 Forms, encontrará los detalles del resultado de Document Verification. A continuación se explica qué hacer según el resultado de cada envío.

Si el envío del empleado se verifica, aparecerá en la pestaña correspondiente de I-9 Forms con la etiqueta “Verified” (en verde):

Los envíos verificados no requieren ninguna acción adicional. Puede ver los detalles de la verificación haciendo clic en la insignia “Verified”. Estos resultados también se pueden ver junto con el envío del Form I-9.

Sin embargo, aunque el paso de verificación de documentos esté completo, es posible que otras partes del proceso del I-9 todavía requieran alguna acción. Por ejemplo, el proceso podría estar esperando que lo complete un representante remoto o autorizado.

Nota: La verificación solo aparece en los documentos que se pueden verificar. Aun así, le recomendamos revisar los documentos verificados para confirmar que sean correctos. Además, revise siempre si hay notificaciones adicionales o pasos pendientes en WorkBright para asegurarse de que todo el proceso esté completo.

Es posible que un administrador deba tomar alguna acción en WorkBright cuando un documento no pasa las comprobaciones y Document Verification no lo puede validar. No recibirá ninguna notificación, pero verá estos envíos con la etiqueta “Unable to Verify” (en rojo).

El estado “Unable to Verify” puede aparecer por varios motivos, como problemas de nitidez del documento (por ejemplo, imágenes borrosas o códigos de barras ilegibles), errores técnicos al subirlo o documentos que requieren revisión manual por comprobaciones de cumplimiento.

Este estado no significa necesariamente que el documento no sea válido ni que el empleado no esté autorizado para trabajar. Sirve como aviso para que los administradores revisen el documento manualmente y decidan los siguientes pasos.

Si hace clic en el estado “Unable to Verify”, se abrirá un panel lateral para revisar el documento. Desde ahí puede confirmar que revisó el documento haciendo clic en el botón “Mark as Reviewed” (en azul).

Encima de este botón verá un cuadro de comentarios donde puede escribir lo que necesite sobre la revisión. Debajo del botón, en el cuadro de estado, puede ver qué comprobaciones se aprobaron o fallaron haciendo clic en “Show Checks”. También puede hacerlo desde el perfil del empleado, abriendo su envío del I-9.

Los administradores pueden decidir si marcan el documento como revisado, lo reemplazan o le piden al empleado un envío nuevo, según las preferencias de cumplimiento de la organización.

Si el único problema es la calidad de la imagen, como una foto borrosa, y la Section 2 ya se firmó, Redo Employer Section le permite registrar imágenes más claras sin enviarle un formulario nuevo al empleado. Consulte Editing Section 2 of the I-9.

Al hacer clic en “Mark as Reviewed”, el estado cambiará a la etiqueta “Reviewed by Admin”, como se ve abajo.

Esta revisión solo confirma que usted revisó el documento y no actualiza el Form I-9 al que está adjunto. Si debe tomar otras medidas sobre el envío, debe hacerlo en el propio Form I-9 (por ejemplo, Accept o Reject).

NOTA:

Como empleador registrado (Employer of Record), le corresponde a usted decidir si acepta los documentos presentados. Las comprobaciones que no pasaron pueden indicar o no un fraude, un error o una declaración falsa. Revise las comprobaciones relacionadas, seleccione “Mark as Reviewed” y agregue comentarios si lo desea. Queda a su criterio decidir si continúa con el empleo, pide un envío nuevo o termina el empleo, en consulta con su propio asesor legal interno y el USCIS Handbook for Employers.

El estado “Unable to Verify” es un aviso informativo y no significa que el empleado no esté autorizado para trabajar. Sirve como notificación para tomar más medidas y no impide que el I-9 se envíe automáticamente a E-Verify.

En la bandeja de entrada del Form I-9 podrá ver el estado de verificación “Verified” (en verde), la acción del administrador “Reviewed by Admin” (en azul) y los comentarios, si los hay:

Si usó Document Verification hasta el 12 de marzo de 2025 (03/12/2025) inclusive, sus envíos anteriores seguirán mostrando “Approved by Admin” (en azul) para los documentos aceptados y “Declined by Admin” (en azul) para los documentos rechazados. Estas selecciones históricas se pueden filtrar y aparecen en el filtro “Reviewed”.

Puede hacer clic en el estado de verificación para abrir un panel lateral con detalles como Status, Show Checks, Date, Reviewed by Admin y Comments, si los hay.

Un administrador de WorkBright puede filtrar por los distintos estados de verificación en todas las pestañas, excepto Missing y Rejected:

No. Solo actualiza el estado en Document Verification y no certifica la aceptación ni el rechazo del Form I-9.

Si sus envíos del I-9 requieren revisión de la Section 1, igual deberá hacer clic en “Accept” o “Reject” en la bandeja de entrada. Del mismo modo, si la Section 2 del Form I-9 está incompleta, todavía habrá que completar ese paso para que el I-9 quede realmente “Complete”.

Sí. Hay casos en los que un formulario I-9 u otros documentos aparecen como “Verified”, pero todavía requieren otras acciones. Por ejemplo, aunque el paso de verificación de documentos esté completo, el proceso podría estar esperando que lo complete un representante remoto o autorizado. En esos casos, el estado “Verified” solo indica que terminó la fase de verificación de documentos, no todo el proceso.

Los I-9 en papel que se suben no inician automáticamente el proceso de E-Verify. Estos documentos se quedan en WorkBright para fines de auditoría. Para crear un caso de E-Verify, debe hacerlo manualmente en su cuenta de E-Verify y subir el caso cerrado a los archivos complementarios (supplemental files) del empleado. También puede solicitar una reverificación remota o rechazar el envío y pedirle al empleado que complete el I-9 en formato electrónico.

Sí, puede continuar sin marcarlos como revisados. El estado seguirá siendo “Unable to Verify”, pero no afectará el proceso general. Le corresponde al empleador decidir si revisa el documento, lo reemplaza o pide un envío nuevo.