¿En qué parte del proceso del Form I-9 ocurre Document Verification?
El proceso modernizado del Form I-9 ahora incluye OCR y verificación de los documentos de respaldo, que ocurren después de que el empleado selecciona sus documentos de las listas A, B o C. Para más detalles, consulte The Employee Experience.
¿Qué documentos incluye el OCR y la verificación?
List A: demuestra la identidad y la autorización de trabajo. Ejemplos: pasaporte de EE. UU., tarjeta de pasaporte, tarjeta de residente permanente (I-551) y EAD (I-766).
List B: demuestra la identidad. Ejemplos: licencia de conducir emitida por un estado, tarjeta de identificación emitida por un estado.
List C: demuestra la autorización de trabajo. Ejemplo: tarjeta de Seguro Social de EE. UU.
¿Cómo se verifica un documento?
Document Verification de WorkBright hace una gran variedad de comprobaciones, y el proceso varía según el tipo de documento. Por lo general, el sistema revisa la estructura del documento y las características conocidas de ese tipo de documento. El OCR revisa las fechas de vencimiento (si corresponde), si el documento parece ser una versión en papel de un documento que no es de papel, si los datos del código de barras coinciden con la información del documento, y más. Para más detalles, consulte What is Verified?
Antes, el OCR solo estaba disponible con el producto Smart I-9. ¿Sigue siendo así con Document Verification (que incluye OCR)?
Una versión de Document Verification estará disponible para todos los clientes de los niveles Growth y Premium y será obligatoria para todos los Form I-9 que se envíen.
Si quiere saber más sobre su nivel de Document Verification, escríbanos a [email protected].
Además, la función Document Verification se puede desactivar para toda su cuenta de WorkBright. Sin embargo, no se puede desactivar para un empleado en particular. Esta opción se aplica a toda la cuenta.
¿Document Verification valida la información del documento?
El nivel de detección y verificación depende del nivel de WorkBright de su cuenta. Consulte What is Verified para más información.
A mi personal le cuesta tomar fotos claras y centradas de sus documentos, lo que hace difícil o imposible el OCR. ¿La nueva función ayuda con esto?
Sí. El nuevo proceso de Document Verification guía mejor al miembro del personal para tomar la mejor foto posible, lo que mejora los resultados del OCR y de la verificación.
Si el OCR detecta información distinta a la del perfil del personal, ¿se actualizan esos datos (por ejemplo, el número de Seguro Social)?
Por ahora, Document Verification no está configurado para actualizar ninguna parte del perfil del personal ni los campos del Form I-9, salvo los datos del documento que extrae el OCR, que se completan en la Section 2.
¿Document Verification reemplaza a E-Verify?
No. Esta función sirve para indicar que los documentos enviados son válidos, no para confirmar o negar la situación de ciudadanía o el derecho a trabajar, como lo hace E-Verify.
Si el documento no se verifica, ¿se rechaza el Form I-9 del miembro del personal?
No. El rechazo del Form I-9 es un proceso aparte. Document Verification marca el documento de respaldo del envío del I-9 para que lo revise un administrador de la empresa. Luego el administrador puede aceptar o rechazar el Form I-9, pedir un envío nuevo o continuar con la incorporación. Nosotros solo ofrecemos Document Verification; WorkBright no toma decisiones de empleo.
¿Hay planes para ampliar esta función e incluir la verificación de identidad del miembro del personal y del representante autorizado?
WorkBright está evaluando ampliar esta función para incluir la verificación de identidad de varias personas que participan en el proceso del I-9. Estamos considerando muchos factores, incluida la privacidad, y tomaremos decisiones futuras sobre esta mejora con base en ellos.
¿Qué ve el empleado si estoy en el nivel Starter de WorkBright?
El nivel Starter de WorkBright no incluye ninguna versión de Document Verification. Sus empleados completarán el Form I-9 con el proceso fácil de usar de WorkBright y usarán la cámara estándar o la carga de archivos para enviar sus documentos de respaldo. En este nivel no hay instrucciones para subir archivos ni validación de documentos de ningún tipo.
¿Document Verification distingue entre una tarjeta de Seguro Social sin restricciones y una con restricciones que no se puede usar para el Form I-9?
Sí. Document Verification en el nivel Premium puede identificar una tarjeta de Seguro Social con restricciones y pedir otro documento. Los clientes del nivel Growth con la función Enhanced Camera no podrán identificar una tarjeta de Seguro Social con restricciones.
¿Cómo es el proceso para documentos que no están incluidos en el OCR y la verificación?
Si un empleado selecciona un documento que no está en la lista de Document Verification, lo subirá con el proceso de carga estándar.
¿Se usa Document Verification con la reverificación remota (Remote Re-verification)?
Por ahora, la reverificación remota no pasa por Document Verification.
¿Document Verification afecta la rapidez y el volumen de procesamiento del Form I-9?
No hemos visto ningún efecto negativo en la rapidez ni en el volumen del Form I-9 con Document Verification. De hecho, hemos visto un efecto positivo gracias a las instrucciones claras y al OCR mejorado, que agilizan el proceso para los empleados que completan el Form I-9.
¿Se pueden incluir en informes los estados de Document Verification?
Document Verification hace una serie de comprobaciones para confirmar la validez de los documentos presentados. Si una comprobación falla, por ejemplo Blur Detection, el documento pasa al estado “Unable to Verify”, que requiere la revisión de un administrador. Estos estados se pueden incluir en informes, lo que facilita las auditorías. Sin embargo, las comprobaciones (aprobadas o fallidas) no se pueden incluir en informes, pero sí se pueden revisar en el I-9 de cada persona.
¿Los resultados de Document Verification aparecen en los paneles del Form I-9?
Sí. El estado de verificación aparece en el panel del Form I-9 y en todas las pestañas, excepto Missing y Rejected. Además, hay filtros para acotar los resultados de Document Verification.
¿Qué significa un indicador de triángulo amarillo?
Un triángulo amarillo suele indicar un problema con el caso de E-Verify asociado al documento de un empleado. Esto puede ocurrir si el caso se cerró con un motivo de no autorización. En esos casos, el documento no se marcará como completo (marca de verificación verde). Para resolverlo:
Revise los detalles del caso de E-Verify para entender el motivo de no autorización.
Tome las medidas que correspondan según la información del caso de E-Verify.
¿Hay un permiso específico para esta función y quién puede aprobar o rechazar un resultado de verificación?
Un administrador restringido SIN acceso al I-9 no verá esta información.
Un administrador restringido sin permiso para firmar el I-9 como empleador solo verá los resultados o el estado de la verificación, pero no tendrá acceso a los detalles.
Un administrador restringido con permiso para firmar el I-9 como empleador podrá ver el estado y los resultados y revisar el documento según sea necesario.
Para más información, consulte Managing Verification Results.
¿Habrá un registro de auditoría del estado?
Sí. El nombre del administrador y la fecha y hora de la acción aparecerán en el panel lateral de Document Verification.
¿La revisión de la verificación está disponible en la API?
Por ahora, la API no tiene una acción para revisar el resultado de la verificación.
¿Sigue funcionando la traducción al español?
Si su cuenta de WorkBright tiene activada la función multilingüe, el español estará disponible en todo el proceso de incorporación.
Cómo gestionar la configuración de Document Verification
Cómo desactivar la función Document Verification
Para desactivar Document Verification en toda su cuenta:
Un administrador debe entrar a la configuración de la cuenta en WorkBright.
Desactive la función Document Verification a nivel de cuenta.
Una vez desactivada, la función quedará inactiva para todos los empleados.
Si lo necesita, puede pedir que se vuelva a activar más adelante.