Antecedentes
Históricamente, los empleadores debían reunirse en persona con todos los empleados nuevos para revisar sus documentos de identidad y de autorización de empleo. Durante la emergencia de la pandemia, el USCIS hizo una excepción sin precedentes que permitió a los empleadores revisar estos documentos de forma remota mediante una videollamada.
Reconociendo el cambio que generó este proceso virtual, el USCIS anunció un proceso de revisión virtual a largo plazo llamado “Procedimiento alternativo” (Alternative Procedure). Aunque este cambio ofrece más flexibilidad y comodidad, tiene condiciones importantes. Veamos en detalle los beneficios y las desventajas que los empleadores deben considerar antes de implementar este proceso.
Quién puede usar el procedimiento alternativo
Los requisitos para usar el procedimiento alternativo son mucho más estrictos que los del proceso temporal permitido durante el COVID-19. Estos son los requisitos:
El empleador debe usar E-Verify.
El empleador debe estar en regla con E-Verify.
Debe completar la capacitación correspondiente.
Debe ofrecerlo a todos los empleados, o solo a los empleados remotos, y seguir exigiendo la inspección en persona para los empleados presenciales.
Debe contar con un medio para conservar de forma segura y presentar copias claras y legibles de todos los documentos presentados. (Como cliente de WorkBright, todos los documentos se suben y se almacenan con seguridad de nivel bancario).
¿Qué pasa si no uso E-Verify?
Los empleadores que quieran usar el procedimiento alternativo y no usen E-Verify pueden inscribirse en el sitio web oficial de E-Verify. La automatización integrada de E-Verify de WorkBright crea un nuevo caso de E-Verify con la información registrada en nuestro Smart I-9 en cuanto se completa la Sección 2. Haga clic AQUÍ para ver cómo crear una cuenta de E-Verify que se pueda integrar con WorkBright.
¿Cómo funciona el procedimiento alternativo?
Si el empleador cumple los requisitos del programa y usa el Formulario I-9 de 2023, puede usar el procedimiento alternativo para inspeccionar los documentos de autorización de empleo de los empleados contratados después del 1 de agosto de 2023.
Después de invitar a sus empleados a WorkBright para completar el Formulario I-9 y otros documentos de incorporación, este es el resumen del procedimiento alternativo:
Envío de documentos: el empleado usa WorkBright para completar la Sección 1 y sube copias de sus documentos de identidad y de autorización de empleo.
Reunión virtual (video): el empleado y un representante de la empresa con acceso de administrador a WorkBright acuerdan reunirse por videoconferencia.
Inspección de documentos: el representante de la empresa verifica que los documentos que el empleado subió a WorkBright parezcan auténticos, correspondan al empleado y coincidan con los documentos presentados en la videoconferencia.
Firma de la Sección 2: el representante de la empresa firma digitalmente la Sección 2 del Formulario I-9 en WorkBright y marca la casilla que indica que se usó el procedimiento alternativo. (La Sección 2 se firma con el botón “Complete I-9 Employer Section”, junto al botón “reject”).
Registro de la fecha de la reunión: el representante de la empresa agrega la fecha de la videoconferencia en la sección de información adicional (Additional Information) del Formulario I-9 del empleado.
Envío a E-Verify: WorkBright envía automáticamente la información a E-Verify cuando se completa la Sección 2.
¿Hay desventajas al usar el procedimiento alternativo?
Es positivo que el gobierno modernice el Formulario I-9 para un entorno más virtual. Sin embargo, incluso usando WorkBright para su proceso del Formulario I-9, hay algunos retos que los empleadores deben considerar antes de cambiar a este proceso.
Uso obligatorio de E-Verify para todos: una vez que empieza a usar E-Verify, debe procesar a todos los empleados de un mismo centro de contratación (Hiring Site) en el sistema para cumplir con la normativa.
Carga logística: en algunos aspectos, la revisión virtual simplifica la Sección 2, por ejemplo, al eliminar las reuniones en persona. Sin embargo, hay que considerar los pasos y procesos adicionales. Con el procedimiento alternativo, deberá realizar una videollamada segura y coordinar reuniones virtuales entre distintas zonas horarias.
Registro de auditoría poco claro: ¿cómo se documenta la autenticidad de una reunión virtual? El USCIS ofrece algunas pautas generales sobre cómo documentar el procedimiento alternativo en el cuadro de información adicional, pero los empleadores deberán definir sus propios estándares y procesos de registro para tener constancia clara de estas reuniones virtuales.
¿Qué opciones tengo si no quiero usar el procedimiento alternativo?
Si no usa el procedimiento alternativo, debe hacer una inspección física de los documentos. Como cliente de WorkBright, tiene dos opciones para la inspección física:
1. Inspección física en sus instalaciones. Invita a sus empleados a completar la Sección 1 en WorkBright y luego les pide que lleven sus documentos a sus instalaciones para que un representante de la empresa con acceso de RR. HH. a WorkBright los inspeccione. Ese representante revisa los documentos y luego firma digitalmente la Sección 2 en WorkBright.
2. Inspección física con el Smart, Remote I-9 de WorkBright. Creemos que el Smart, Remote I-9 de WorkBright ofrece el mejor equilibrio entre facilidad, seguridad y cumplimiento. WorkBright usa un proceso híbrido que permite completar el I-9 de forma digital y segura, e incluye una revisión física de documentos por parte de un representante autorizado, conforme a la normativa. Requiere menos trabajo administrativo que el procedimiento alternativo, tiene un registro de auditoría más completo y no exige usar E-Verify (aunque lo admite si decide usarlo). Estos son sus beneficios:
Rapidez y facilidad: simplificamos el I-9 para los empleadores y sus nuevos empleados. Puede enviar un I-9 a un empleado en menos de un minuto, el empleado elige a un representante autorizado para completar la Sección 2 y el I-9 completado y listo para auditoría llega a su cuenta en minutos.
Mejor experiencia para el empleado: nuestro Smart I-9 guía a los empleados por las dos secciones del Formulario I-9 con instrucciones y videos fáciles de seguir.
Menos errores: WorkBright incluye controles de cumplimiento que detectan errores antes de que ocurran, como el escaneo y la transcripción de documentos de autorización de empleo para evitar errores de ingreso manual de datos.
Confianza ante auditorías: registro de auditoría completo y revisado legalmente para cada paso del proceso. Obtiene un registro detallado de ubicaciones, direcciones IP y fechas y horas para validar sus revisiones en caso de una auditoría del I-9 por parte de ICE.
El Smart, Remote I-9 de WorkBright es una forma rápida, sin errores y 100 % conforme a la normativa de completar la verificación remota del I-9 con inspección física. Si su organización aún no ha activado esta función, visite nuestro recorrido del I-9 remoto AQUÍ para obtener más información.
Si es un administrador autorizado para hacer cambios en su cuenta de WorkBright, puede ir a la pestaña Settings y seleccionar el módulo Remote I-9 para enviar una solicitud para agregar el I-9 remoto. Una vez enviada la solicitud, un miembro de nuestro equipo se comunicará con usted para darle más información.