Preguntas frecuentes sobre el Form I-9

El Form I-9 puede resultar confuso y, a veces, abrumador. Estas preguntas frecuentes responden muchas de las dudas que tienen las personas al completar su I-9.

El Form I-9 es un formulario exigido por el gobierno federal que se usa para verificar la identidad y la elegibilidad para trabajar de los nuevos empleados. Su empleador está obligado por ley a recopilar este formulario de todos los nuevos empleados.

El Form I-9 tiene dos partes.

En la primera parte, usted (el empleado) completa la Section 1, que incluye su información personal y los documentos para verificar su identidad y su elegibilidad para trabajar.

En la segunda parte, la Section 2, un tercero revisa en persona sus documentos de identidad o de elegibilidad para trabajar (por ejemplo, licencia de conducir, tarjeta de Seguro Social, pasaporte) para verificar que parezcan auténticos.

Esto puede hacerlo su empleador (por ejemplo, usted va a una oficina y un gerente de contratación revisa sus documentos) o hacerse de forma remota mediante autorización remota (usted designa a un tercero para que revise sus documentos).

Los empleadores no pueden completar la Section 2 en nombre del empleado, a menos que estén presentes en persona con el empleado y actúen como representante autorizado para revisar los documentos. Esto garantiza el cumplimiento de los requisitos federales y la integridad del proceso de verificación.

Descargue la guía para completar la Section 1 del I-9 (Completing Section 1 of the I-9 Guide) para ver instrucciones detalladas, incluida la sección de información personal, los requisitos de documentos, la carga de documentos y el uso de un preparador o traductor (Preparer/Translator).

Puede descargar nuestras preguntas frecuentes sobre la Section 1 para empleados (Employee Section 1 FAQ) para conocer las causas comunes de problemas al subir documentos, los tipos y tamaños de archivo aceptados, y qué significan los mensajes de error y cómo resolverlos.

Significa que su empleador le indicó completar la Section 2 del Form I-9 con la ayuda de otra persona que usted elija. Esa persona se llama “representante autorizado” (Authorized Representative), porque representa a su empleador al revisar en persona sus documentos de contratación y confirmar que parecen auténticos y que le pertenecen.

Esta flexibilidad permite que los empleados remotos elijan a una persona de confianza que cumpla con el requisito de edad, para que el proceso sea posible aunque no puedan ir a la oficina del empleador.

Encontrará instrucciones detalladas en la guía de la Section 2 del I-9 (I-9 Section 2 Guide).

Su representante autorizado debe tener 18 años o más y un teléfono celular. Es posible que su empleador también exija que no sea un familiar; esto aparecerá en las instrucciones cuando empiece el proceso. En California, los notarios no pueden actuar como representantes autorizados para la verificación del I-9, a menos que sean consultores de inmigración afianzados (bonded immigration consultants). Revise siempre los requisitos de su estado antes de elegir a un representante autorizado.

El representante autorizado no necesita tener calificaciones específicas ni relación con el empleador. Su función principal es verificar que los documentos del nuevo empleado parezcan legítimos y completar las secciones requeridas del formulario.

Usted y su representante autorizado se reunirán en persona para completar la Section 2 del Form I-9. El sistema los guiará durante el proceso, en el que la persona que usted eligió revisará los documentos de identidad o de autorización de trabajo que usted envió en la Section 1 y firmará la Section 2.

Los empleadores que estén presentes en persona con el empleado también pueden actuar como representante autorizado para completar la Section 2, siempre que sigan los mismos requisitos de cumplimiento.

El proceso es sencillo y normalmente toma solo unos minutos, lo que resulta práctico tanto para el nuevo empleado como para el representante.

Este proceso sirve para asegurar que los documentos que presenta para demostrar su identidad y autorización de trabajo parezcan auténticos y le pertenezcan. Si no tiene un representante autorizado disponible, comuníquese con su empleador para recibir orientación.

Si un nuevo empleado no encuentra un representante, puede pedírselo a un vecino de confianza, a un miembro de su comunidad o a otra persona confiable de su zona.

Encontrará instrucciones detalladas en la guía de la Section 2 del I-9 (I-9 Section 2 Guide). Para asegurar la precisión y el cumplimiento, siga esta lista: revise las instrucciones del I-9 de USCIS, confirme que el empleado tenga documentos originales y vigentes, verifique que la Section 1 esté completa, examine los documentos en persona, registre los datos de los documentos y entregue el formulario completado al empleador.

Consulte esta guía para compartir la ubicación (Sharing Location Guide) para saber cómo activarla en distintos dispositivos.

Si sus documentos de autorización de trabajo están por vencer, recibirá un correo de aviso que le pedirá reverificarlos. Siga el enlace del correo de reverificación y las instrucciones de su panel para completar el proceso. Para ver instrucciones detalladas con capturas de pantalla, consulte la guía de reverificación (Completing Reverification Guide).

Pueden ocurrir errores en el Form I-9 o en los documentos de respaldo durante la incorporación, y se deben corregir pronto para cumplir con las normas. Estos errores pueden estar en la Section 1, en la Section 2, en el número de Seguro Social (SSN) o en los documentos subidos, y la forma de corregirlos depende del caso.