Procesos de conciliación del Form I-9

Si tiene formularios I-9 dentro de su cuenta de WorkBright cuya Section 2 se completó con una inspección virtual de los documentos de elegibilidad de empleo, y un administrador de la empresa firmó la Section 2 en WorkBright, su Form I-9 cumplía con las normas durante el periodo de pautas flexibles, pero ahora debe conciliarlo con una revisión en persona de los documentos. Siga el proceso de conciliación Form I-9 Within WorkBright que se describe más abajo.

Si tiene formularios I-9 que no están en su cuenta de WorkBright cuya Section 2 se completó con una inspección virtual de los documentos, y un administrador de la empresa firmó la Section 2, su Form I-9 cumplía con las normas durante el periodo de pautas flexibles, pero ahora conviene que lo traiga a WorkBright y use el sistema para conciliarlo con una revisión en persona. Siga el proceso de conciliación Form I-9 Outside of WorkBright.

Para ver más detalles sobre cómo conciliar, haga clic AQUÍ para ver un diagrama y la lista de casos.

Use este proceso para conciliar los I-9 cuyos documentos se revisaron de forma virtual y cuya Section 2 firmó en WorkBright el administrador de la empresa que revisó los documentos.

Puede usar la página Staff para buscar a cada empleado que necesita conciliación, o crear un informe para obtener el grupo de empleados que la necesitan.

Cuando tenga a los empleados que va a conciliar, debe actualizar su Notification Status. Puede hacerlo desde el expediente de cada empleado o como acción masiva desde la página Staff o desde un informe.

Seleccione “Send Notifications Now” para que el empleado reciba notificaciones y luego haga clic en “Submit”.

Puede hacerlo desde el expediente de cada empleado o con Bulk Actions desde un informe.

Vaya a la pestaña “Forms” del expediente del empleado, haga clic en los tres puntos a la derecha del Form I-9 y seleccione “Request new submission”. Escriba el mensaje opcional y haga clic en “Finish”.

Seleccione a los empleados que quiere actualizar, haga clic en “Bulk Actions” y luego en “Request New Submissions”. Busque el Form I-9, escriba el mensaje opcional y haga clic en “Finish”.

El empleado completará un Form I-9 nuevo en WorkBright con un representante autorizado que complete la Section 2. Nuestro sistema le enviará recordatorios automáticamente en su nombre, y usted podrá ejecutar informes para ver quién completó su nuevo Form I-9. Para ver los detalles del proceso de Remote I-9 del empleado, haga clic AQUÍ para ver un video.

Ahora que el empleado completó su nuevo Form I-9, debe dejar constancia de la conciliación en la sección “Additional Notes”.

“This Form I-9 is a COVID-19 flexibilities reconciliation. Original remote inspection was completed on [DATE] and is stored within this employee's file.

Physical inspection per the ending of the COVID-19 flexibilities was completed on [DATE] via authorized representative as reflected here.”

[Traducción: “Este Form I-9 es una conciliación de las flexibilidades por COVID-19. La inspección remota original se completó el [FECHA] y está guardada en el expediente de este empleado. La inspección física por el fin de las flexibilidades por COVID-19 se completó el [FECHA] mediante un representante autorizado, como se indica aquí”.]

WorkBright agregará las notas al Form I-9 completado:

Con esto, sus I-9 quedan inspeccionados en persona mediante el proceso de representante autorizado de WorkBright y conciliados para cumplir con las normas.

Use este proceso para conciliar los I-9 cuyos documentos se revisaron de forma virtual y cuya Section 2 firmó en WorkBright el administrador de la empresa que revisó los documentos.

Para conciliar un Form I-9 completado con las pautas flexibles por COVID, el mismo administrador de la empresa debe revisar en persona los mismos documentos que revisó de forma virtual.

Nota: Si ese administrador no está disponible, o si los mismos documentos no están disponibles o están vencidos, debe solicitarle al empleado un envío nuevo del Form I-9 y completar los pasos 3 y 4 después de que el empleado complete la Section 1 del nuevo envío.

Cuando el empleado esté con usted para revisar los documentos en persona, abra el Form I-9 del empleado desde su perfil o desde la bandeja Completed de I-9 Forms. Haga clic en el botón “Redo I-9 Employer Section”.

Como la nueva Employer Section se hace más de tres días después de la fecha de inicio, debe ingresar un motivo de demora. Seleccione “Other” como motivo y escriba este texto en el cuadro “Enter a reason”: “COVID Reconciliation - documents virtually reviewed on [DATE].” [Traducción: “Conciliación por COVID: documentos revisados de forma virtual el [FECHA]”.]

Una vez revisados los documentos en persona, el administrador de la empresa que hizo la revisión firmará el Form I-9 y hará clic en “Finish”.

WorkBright agregará las notas al cuadro Additional Information del Form I-9 y aplicará la nueva firma a la Section 2:

Con esto, su Form I-9 queda conciliado y cumple con las normas.

Use este proceso para conciliar los I-9 que se completaron fuera de WorkBright. Para usarlo, debe tener activado Remote I-9 en su sistema. Haga clic AQUÍ para ver cómo implementar Remote I-9.

Antes de subir a WorkBright los formularios I-9 completados, desactive el paso de aceptar el formulario al subirlo. Siga estos pasos:

Si el empleado ya existe en WorkBright, pase al paso 3. Si todavía no lo agregó a WorkBright, primero agréguelo con el botón “Add Staff Member” o con la función “Import Staff”, disponibles en la esquina superior derecha de WorkBright. Al agregar al empleado como empleado W2, el Form I-9 se le asignará automáticamente.

Nota: ¿Tiene muchos formularios I-9 existentes que quiere subir de forma masiva? Podemos ayudarle con esa carga por un costo adicional. Escriba a [email protected] para obtener más información.

Esto actualizará el perfil del empleado con un Form I-9 completado y dejará la copia original en el registro de auditoría de WorkBright:

Puede hacerlo desde el expediente de cada empleado o con Bulk Actions desde un informe.

Nota: Al importar a su personal, asegúrese de configurar al empleado para que reciba notificaciones, así le llegará un correo (o un mensaje de texto si tiene Text Notifications activado) para avisarle que tiene un formulario pendiente.

Vaya a la pestaña “Forms” del expediente del empleado, haga clic en los tres puntos a la derecha del Form I-9 y seleccione “Request new submission”. Escriba el mensaje opcional y haga clic en “Finish”.

Seleccione a los empleados que quiere actualizar, haga clic en “Bulk Actions” y luego en “Request New Submissions”. Busque el Form I-9, escriba el mensaje opcional y haga clic en “Finish”.

El empleado completará un Form I-9 nuevo en WorkBright con un representante autorizado que complete la Section 2. Nuestro sistema le enviará recordatorios automáticamente en su nombre, y usted podrá ejecutar informes para ver quién completó su nuevo Form I-9. Para ver los detalles del proceso de Remote I-9 del empleado, haga clic AQUÍ para ver un video.

Ahora que el empleado completó su nuevo Form I-9, debe dejar constancia de la conciliación en la sección “Additional Notes”.

“This Form I-9 is a COVID-19 flexibilities reconciliation. Original remote inspection was completed on [DATE], and the original Form I-9 is stored within this employee's file.

Physical inspection per the ending of the COVID-19 flexibilities was completed on [DATE] via authorized representative as reflected here.”

[Traducción: “Este Form I-9 es una conciliación de las flexibilidades por COVID-19. La inspección remota original se completó el [FECHA], y el Form I-9 original está guardado en el expediente de este empleado. La inspección física por el fin de las flexibilidades por COVID-19 se completó el [FECHA] mediante un representante autorizado, como se indica aquí”.]

WorkBright agregará las notas al Form I-9 completado:

Con esto, sus I-9 quedan inspeccionados en persona mediante el proceso de representante autorizado de WorkBright y conciliados para cumplir con las normas.