Según el USCIS, en ciertos casos un empleado puede presentar un recibo en lugar de un documento de la Lista A, B o C. Estos recibos se pueden usar por un período corto para completar la Sección 2 o el Suplemento B del Formulario I-9. El tipo de recibo más común es el que demuestra que el empleado solicitó el reemplazo de un documento de la Lista A, B o C que se perdió, se dañó o fue robado.
Según el USCIS, este recibo es válido por 90 días a partir de la fecha de contratación (es decir, el primer día de trabajo remunerado) o, en el caso de una reverificación, 90 días a partir de la fecha en que venció la autorización de empleo. Dentro de esos 90 días, el empleado debe mostrarle el documento de reemplazo correspondiente al recibo.
Nota: Si usa la opción “other acceptable receipt” para la Lista A, B o C (consulte la lista del USCIS aquí), deberá volver a enviar el I-9 con el documento actualizado cuando lo tenga.
Veamos cómo manejar este caso, el más común, en WorkBright. Para ver la lista completa de casos y más información sobre los plazos de otros tipos de recibos, consulte este recurso del USCIS.
Para empezar, al completar la Sección 1 del Formulario I-9 en WorkBright, el empleado seleccionará el documento de la lista correspondiente para el cual presenta un recibo. Luego subirá una foto del recibo en lugar del documento. Debe marcar la casilla que indica que el documento es un recibo, y el título se actualizará. Después, debe establecer la fecha de vencimiento en 90 días a partir de su fecha de inicio:
Después de este paso, el empleado completará el Formulario I-9 como de costumbre, y usted completará la Sección 2 con su método habitual.
Nota: el tiempo de validez de un recibo puede variar según el tipo de documento. Consulte el enlace anterior si tiene preguntas sobre un documento que no sea de la Lista A, B o C.
30 días antes de la fecha de vencimiento (el final del período de 90 días), el I-9 por vencer del empleado aparecerá como alerta en su panel principal, para indicarle que debe dar seguimiento a la actualización de esta documentación:
En ese momento, comuníquese con el empleado fuera de WorkBright y solicite una copia de la documentación, si aún no lo ha hecho. Si el empleado no tiene el documento para el que se emitió el recibo, pero sí tiene otra documentación aceptable, puede completar un nuevo I-9.
Siempre que la documentación sea la misma (por ejemplo, le presentó un recibo por el reemplazo de una licencia de conducir y ahora le presenta una foto del documento de reemplazo), puede seguir los pasos a continuación.
Primero, vaya al perfil del empleado y haga clic en la pestaña “Supplemental Files”. Haga clic en “Add File” y adjunte una foto del documento de reemplazo. El empleado no puede ver los archivos que agregue aquí; son solo para uso interno.
Una vez subido, regrese al panel de I-9. Puede llegar a ese panel haciendo clic en la alerta marcada en rojo en la captura anterior, en “Expiring I-9 Documents Needing Review” de su panel principal, o haciendo clic en el menú “Onboarding” en la parte superior de la pantalla y luego en la bandeja “I-9 Forms” de la columna izquierda. Una vez allí, asegúrese de estar en la pestaña “Expiring Docs”.
Luego, marque la casilla junto al nombre del miembro del personal cuya documentación va a actualizar. Después, haga clic en “Edit Section 2 for 1 selected form”:
Verá la siguiente pantalla. Primero, haga clic en el botón “Edit Documentation”:
En la ventana emergente, desmarque la casilla “This is a receipt of a document replacement.” Esto también quitará la palabra “Receipt” del título del documento. Actualice la fecha de vencimiento según el documento de reemplazo que le presentaron. Al terminar, desplácese hasta el final y haga clic en el botón azul “Save Changes”.
Nota: Aquí no podrá actualizar la imagen del documento.
Después de hacer clic en “Save Changes”, volverá a la página anterior. Luego, seleccione “Add Additional Info Note”:
En la ventana emergente, agregue una nota breve que explique por qué se hicieron los cambios y haga clic en guardar:
Después de guardar, desplácese hasta el final de la página principal y haga clic en “Save Section 2 Updates”:
¡Listo! Al ver el I-9 ahora, verá la información actualizada del documento en la Sección 2, una nota registrada automáticamente con los cambios que hizo en la Sección 2 y su nota de información adicional en el I-9:
Recuerde que el proceso descrito en este artículo aplica al documento usado en el ejemplo, una licencia de conducir. El proceso puede ser diferente según el documento: el plazo que tiene el empleado para presentar el documento de reemplazo puede variar según el tipo de documento y, en algunos casos, puede ser necesario reverificar.
Para ver una lista más detallada, consulte esta guía del USCIS. Le recomendamos comunicarse con el USCIS si tiene preguntas sobre estas pautas.
Comuníquese con nuestro equipo de éxito del cliente si tiene preguntas sobre este proceso o sobre cómo aplicarlo a otro tipo de documento.