¿Con qué frecuencia se envían las notificaciones del Form I-9?
El Form I-9 envía notificaciones para guiar al miembro del personal en el proceso, indicarle los próximos pasos y ayudarle a cumplir los plazos. Algunas notificaciones se envían una sola vez y otras se repiten hasta que se realiza una acción.
Veamos en qué orden y con qué frecuencia se envían.
Nota: La Section 1 usa el plazo normal (Regular Deadline) que se configura en Settings (vea la imagen de abajo), y la Section 2 usa la fecha de inicio (Start Date) para definir las fechas límite de esas secciones del Form I-9.
Primero llega el correo de formularios por vencer (Forms Due), que incluye el Form I-9:
Formularios asignados o por vencer (Form(s) Assigned/Due)
Asunto: Your REQUIRED forms for {Company} - You have forms due in {#} day(s)
Cuando un formulario tiene una fecha límite en el sistema (fecha fija o relativa) y el miembro del personal tiene una fecha de inicio de notificaciones (Notification Start Date), la frecuencia es: 10 días antes, 5 días antes, 2 días antes, 1 día antes y el día del vencimiento. Si no se completa en ese plazo, el formulario pasa a “Late”. Esto solo aplica si se configuró una fecha límite de envío.
Nota: Esta notificación aplica a todos los formularios personalizados obligatorios Y a la Section 1 del I-9. (La Section 2 se explica más abajo).
Cuando se completa la Section 1, el siguiente aviso es para la verificación remota, si corresponde (vea este artículo).
Inicio de la verificación de Remote I-9 (Remote I-9 Verification Start)
Asunto: Begin Remote I-9 Verification for {Company Name}
Se envía de inmediato cuando el miembro del personal completa la Section 1, el Form I-9 se acepta y ya puede empezar la Section 2 con un representante autorizado.
Nota: Esta notificación aplica solo a la Section 2 (firma del representante) del I-9 y solo si Remote I-9 está activado.
Si la Section 2 no se completa, se envían recordatorios por correo.
Recordatorio de la Section 2 del Form I-9
Asunto: Reminder: Complete Remote I-9 Verification for {Company Name}
Las notificaciones para la firma del Remote I-9 dependen de la fecha de inicio (Start Date) del empleado. La frecuencia es 10 días antes, 5 días antes, 2 días antes y 1 día antes de la fecha de inicio, el DÍA DE INICIO y luego todos los días después de la fecha de inicio durante un máximo de 30 días o hasta que se firme.
Si el expediente del empleado no tiene fecha de inicio, la notificación se envía todos los días durante 30 días después de que se acepte la Section 1.
Nota: Esta notificación aplica solo a la Section 2 (firma del representante) del I-9 (la Section 1 se explica arriba) y solo si Remote I-9 está activado.
Estos son los avisos habituales que recibe su personal para completar el Form I-9. Para otros avisos, consulte nuestros artículos sobre Email Notifications y Text Notifications.