Antes de ver los distintos correos que puede recibir su miembro del personal, veamos dónde comprobar si tiene activadas las notificaciones por correo electrónico y cómo activarlas si no lo están.
Como esto es específico de cada miembro del personal, puede buscarlo directamente con la barra de búsqueda de la barra de navegación o desde la pantalla Staff.
En el perfil del miembro del personal, vaya a la pestaña Employment.
En esta página, vaya a la sección Notification Status. Ahí puede seleccionar el método de notificación.
Nota: El empleado recibe un correo de WorkBright en su “Notification Start Date”. El correo que se envía depende de si ya inició sesión en WorkBright antes. Si una notificación no se entregó, WorkBright muestra indicadores visuales para ayudarle a identificar el problema. Si un correo o mensaje de texto no se entregó, aparecerá un indicador de rebote (un ícono de sobre rojo) junto al nombre del miembro del personal en la página Staff y en su perfil. Si no hay indicador de rebote y la fecha de inicio de notificaciones ya pasó, la notificación se entregó correctamente. Si no se recibió el correo de bienvenida, puede volver a enviarlo, agregar otra información de contacto (como un número de teléfono) a las notificaciones del empleado y revisar el proceso de incorporación para detectar posibles problemas con las notificaciones. Después de reenviar el correo, verifique que se haya entregado.
Ahora que confirmó el método de notificación, veamos los correos que puede recibir.
Cómo gestionar las notificaciones en configuraciones integradas
En las organizaciones que usan WorkBright de forma integrada (embedded), las notificaciones se gestionan en su propio sistema y WorkBright no las envía directamente. Para que las notificaciones se entreguen correctamente:
Configure las notificaciones en la configuración o el flujo de trabajo de su sistema integrado.
Verifique que su sistema esté configurado para enviar notificaciones a los destinatarios correctos. Así mantiene el control total del proceso de notificación dentro de su entorno integrado.
Correo de acceso inicial (Initial Access Email)
El empleado nunca ha iniciado sesión en WorkBright, ni con su organización ni con otra empresa. No ha creado una contraseña y se le pedirá que lo haga como primer paso.
Correo de acceso previo (Prior Access Email)
El empleado ya ha iniciado sesión en WorkBright, con su organización o con otra empresa. Puede iniciar sesión en la cuenta. Ya creó una contraseña y no se le pedirá que la cree otra vez.
Correos de recordatorio de formularios (Form Reminder Emails)
Cuando un empleado tiene formularios obligatorios por vencer, recibe recordatorios periódicos para completarlos.
Los recordatorios se envían según el formulario con la fecha límite más próxima: 10 días, 5 días, 2 días, el día anterior y el mismo día.
Los recordatorios por atraso se envían cada 3 días y se detienen a los 30 días.
Solicitud de envío nuevo (New Submission Requested)
El empleado recibe un correo si se solicita un envío nuevo. Los correos se envían con 15 minutos de retraso para agrupar otras solicitudes. Si usted solicita 10 envíos por separado, no queremos enviar 10 correos distintos.
El correo solo se envía a empleados con empleo activo que reciben notificaciones.
Solicitar un envío nuevo también activa los correos de recordatorio de formularios periódicos descritos arriba.
Correo de envío rechazado (Submission Rejected Email)
Si se rechaza un envío, el empleado recibirá un correo para volver a hacer el formulario.
Solicitar un envío nuevo también activa los correos de recordatorio de formularios periódicos descritos arriba.
Correo para restablecer la contraseña (Reset Password Email)
El empleado recibe un correo para restablecer su contraseña.
Si no recibe el correo, asegúrese de que el usuario esté ingresando la dirección de correo correcta de su cuenta y pídale que revise su carpeta de spam o correo no deseado.
Correo de I-9 aceptado (I-9 Has Been Accepted Email)
El empleado recibe correos de recordatorio sobre los formularios que le faltan.
Para las notificaciones por mensaje de texto, consulte este artículo.
Cómo resolver problemas con los correos
Si ya se reenvió el correo de bienvenida pero el usuario todavía no lo encuentra, considere estos pasos:
Confirme que la dirección de correo del usuario sea correcta.
Pídale al usuario que revise su carpeta de spam o correo no deseado.
Si se confirma que el correo se entregó y se abrió pero aun así no aparece, pida al equipo de TI de su organización que investigue posibles problemas de filtrado o entrega.
Situaciones comunes y soluciones
Cómo resolver cuentas bloqueadas
Si la cuenta de un empleado está desactivada o bloqueada, siga estos pasos:
Cuenta bloqueada por intentos fallidos de inicio de sesión: Desbloquee la cuenta siguiendo los pasos de la guía “How to Unlock an Account”.
Problemas con la autenticación multifactor (MFA): Si el usuario no recibe el código de un solo uso de MFA, restablezca su configuración de MFA. Consulte la guía “Resetting Multi-Factor Authentication (MFA)” para ver las instrucciones.
No se reciben los correos para restablecer la contraseña: Asegúrese de que el usuario esté ingresando la dirección de correo correcta de su cuenta. Si aún no recibe el correo, pídale que revise su carpeta de spam o correo no deseado.
Se agregó una dirección de correo incorrecta para un miembro del personal
Si se agregó a un miembro del personal con una dirección de correo incorrecta y no recibió el correo de bienvenida o no puede acceder a los formularios, puede resolverlo así:
Pasos para actualizar una dirección de correo
Abra el perfil del usuario: Vaya al perfil del usuario en el sistema.
Ingrese la nueva dirección de correo: Escriba la dirección de correo correcta en el campo correspondiente.
Guarde los cambios: Confirme y guarde los cambios. Si el correo no está asociado a otra cuenta, el perfil se actualizará correctamente.
Editar la dirección de correo: Actualice el perfil del miembro del personal con la dirección de correo correcta.
Eliminar y volver a agregar el perfil: Si el miembro del personal no ha completado ningún formulario, elimine su perfil y vuelva a agregarlo con la dirección de correo correcta. Después de corregirla, reenvíe el correo de bienvenida. Si el problema continúa, use el método de eliminar y volver a agregar.
Error: la dirección de correo ya existe para otro usuario
Este error ocurre cuando la dirección de correo está asociada a otra cuenta. Esto puede pasar en dos casos: (a) el correo está vinculado a la cuenta de WorkBright de otra empresa, o (b) el empleado es un empleado compartido (crossover employee) con cuentas en varias agencias. Para resolverlo:
Caso 1: La dirección de correo está asociada a otra empresa
Solicite que liberen el correo: El empleado puede comunicarse con su empleador anterior para pedirle que quite la dirección de correo de la cuenta de WorkBright existente.
Use otra dirección de correo: El empleado puede dar otra dirección de correo para su nueva cuenta de WorkBright.
Caso 2: La dirección de correo está vinculada a un empleado compartido (crossover)
Cree un perfil nuevo:
Cree un perfil de empleado nuevo con la dirección de correo deseada.
Descargue los formularios completados del perfil original.
Suba y adjunte esos formularios al perfil nuevo.
Desactive el perfil original.
Conserve el perfil original: Mantenga el perfil original con su dirección de correo actual y no la cambie por una dirección que ya esté en uso. Nota: Informe a los empleados que deben usar una dirección de correo única para su cuenta de WorkBright y anímelos a mantener contacto con sus empleadores anteriores por si necesitan que liberen una dirección de correo.
Considere intercambiar los correos: Si es necesario, intercambie las direcciones de correo entre las dos cuentas. Tenga cuidado, porque el usuario podría quedar con dos perfiles.
Unifique los registros: Para evitar confusiones, unifique los registros para que el correo correcto quede asociado a la cuenta principal.
No se encuentra al empleado en el sistema
Si no puede encontrar a un empleado con una dirección de correo específica:
Confirme si el empleado usa otra dirección de correo.
Revise si la dirección de correo se cambió hace poco.
Busque el perfil del empleado por su nombre o actualice el correo registrado.
Pasos para reenviar notificaciones
Buenas prácticas para mantener los perfiles de usuario al día
Revise los perfiles con regularidad: Revise periódicamente los perfiles para confirmar que las direcciones de correo y otros datos estén actualizados.
Comuníquese con los usuarios: Avise a los usuarios de cualquier cambio en sus perfiles para mantener la transparencia.
Evite perfiles duplicados: Unifique los registros siempre que pueda para evitar cuentas duplicadas.
Cómo reenviar correos o mensajes de texto de bienvenida
Para reenviar un correo o mensaje de texto de bienvenida a un empleado:
Vaya a la pestaña Employment del empleado en WorkBright.
Cambie la fecha de notificación a la fecha actual.
Esto enviará una nueva notificación a la información de contacto actualizada del empleado.
También puede reenviar el correo de bienvenida desde la sección Admin Users de WorkBright. Busque al usuario, haga clic en el menú desplegable (ícono de flecha) al final de su fila y seleccione Resend Welcome Email.
Cómo reenviar correos de bienvenida a nuevos empleados
Si un nuevo empleado no creó sus datos de inicio de sesión y necesita que se le reenvíe el correo de bienvenida, siga las instrucciones del artículo de ayuda de WorkBright “My Onboardee Never Received Their Welcome Email”.