Sí, el Formulario I-9 de WorkBright se puede completar sin número de Seguro Social (SSN). El empleado debe marcar la casilla “I don’t have an SSN yet, but I have applied for it” al completar su perfil por primera vez.
Cuando el empleado haya ingresado y confirmado toda su información personal e indicado que solicitó su SSN al iniciar sesión por primera vez, verá la alerta “Attention: Awaiting SSN” en la parte superior de su panel.
El empleado puede empezar su I-9. Si eligió presentar la tarjeta de Seguro Social, deberá subir una copia del recibo que recibió al solicitarla. Al iniciar el proceso de verificación de documentos, deberá subir la copia del recibo y seleccionar la autoridad emisora.
El recibo no se puede verificar, ya que actualmente no verificamos recibos. La ventana cambiará y mostrará la opción “I’m Submitting a Receipt”. Haga clic en ella para pasar al siguiente paso.
El empleado debe marcar la casilla “My document was lost, stolen, or damaged, and this is a receipt for a replacement.” Luego ingresará su SSN y la fecha de vencimiento del recibo. Si el recibo no muestra una fecha de vencimiento, debe ingresar una fecha 90 días después de la fecha de inicio (Start Date) del miembro del personal.
Al terminar el I-9, el empleado recibirá una notificación de que indicó en su perfil que solicitó un número de Seguro Social. Cuando reciba su SSN, el empleado lo ingresará en su Formulario I-9 desde una página específica. La Sección 1 del Formulario I-9 debe completarla el empleado, así que esta es la única forma de ingresar el SSN en el formulario.
El empleado iniciará sesión y hará clic en el enlace de su página de formularios (o en el enlace de la notificación de recordatorio) para abrir la página Update Your SSN. En esa página, ingresará su SSN y confirmará el aviso, que explica que está proporcionando su SSN, que este actualizará su Formulario I-9 y que se enviará a E-Verify cuando corresponda.
Después de que el empleado confirme su SSN y el aviso, WorkBright:
Volverá a generar el PDF de su envío actual del Formulario I-9 con el SSN incluido.
Agregará el SSN a su perfil.
Enviará el caso a E-Verify, en las cuentas que usan E-Verify, si el caso ya se puede enviar.
El envío del empleado aparecerá en la sección Needs Attention, dentro de Alerts, en el panel principal.
También los verá en la pestaña “Awaiting SSN” de la bandeja I-9 Forms, en Onboarding.
Los administradores también pueden solicitar una reverificación remota, que avisa al empleado que debe subir nuevos documentos, incluida su tarjeta de Seguro Social. Este proceso facilita la actualización de la información del perfil.
Para actualizar su perfil con el nuevo SSN, el empleado debe iniciar sesión e ir a la pestaña Profile & Settings desde el enlace “click here” de su panel, o haciendo clic en su nombre en la esquina superior derecha y seleccionando Profile & Settings.
Allí, debe desplazarse hasta la sección del SSN, desmarcar la casilla, ingresar su nuevo SSN y hacer clic en “update profile” para guardar el cambio.
Cuando se agrega el SSN, el I-9 se vuelve a generar con el nuevo SSN. Si el I-9 ya se completó y se refrendó, y la casilla de recibo está marcada, no se creará un caso de E-Verify. Deberá seguir el proceso para recibos que se describe aquí para enviarlo a E-Verify. Si la casilla de recibo no está marcada, el I-9 enviará un caso a E-Verify y devolverá un error de envío (Submission Error, falta el SSN). Cuando se actualice el SSN, se actualizará el caso de E-Verify y se devolverá un estado.
Además, las pautas del USCIS exigen que un representante autorizado verifique los documentos nuevos, como la tarjeta de Seguro Social, aunque ya se haya hecho una verificación con otros documentos. Así se cumple con los requisitos de verificación de empleo. Si un Formulario I-9 ya se completó pero debe actualizarse con un SSN recién obtenido, lo recomendable es solicitar un nuevo Formulario I-9. No es posible volver a abrir la Sección 1 para agregar el SSN y redirigir la Sección 2 ya completada para completarla de forma remota. Iniciar un nuevo Formulario I-9 garantiza el cumplimiento y evita posibles errores.
También puede editar la Sección 2 si necesita modificar la documentación o el SSN. Haga clic aquí para ver cómo editar la Sección 2.
Si no aparece la opción “Request Remote Reverify”, puede ser porque el empleado ya se reverificó tres veces y alcanzó el límite de reverificaciones. En ese caso, debe iniciar un nuevo Formulario I-9 para el empleado en lugar de intentar otra reverificación.
Lo que los administradores pueden y no pueden hacer
Un administrador no puede ingresar un SSN pendiente en el Formulario I-9. Editar el SSN en el perfil del miembro del personal, editar la Sección 2 o actualizar el SSN mediante la API en el registro del empleado ya no vuelve a generar el Formulario I-9 ni envía el caso a E-Verify. Solo el empleado puede hacerlo, completando la página Update Your SSN.
Si un miembro del personal le dio su SSN directamente, pídale que inicie sesión y complete la página del SSN. Si no responde, vuelva a enviar la notificación de recordatorio desde su perfil.
Comportamiento de E-Verify
Si el I-9 ya se completó y se refrendó, y la casilla de recibo está marcada, no se creará un caso de E-Verify. Deberá seguir el proceso para recibos para enviarlo a E-Verify. Si la casilla de recibo no está marcada, el I-9 enviará un caso a E-Verify y devolverá un error de envío (Submission Error, falta el SSN). Cuando el empleado complete la página Update Your SSN, se actualizará el caso de E-Verify y se devolverá un estado.
Si necesita editar la documentación registrada en la Sección 2, consulte Editing Section 2 of the I-9. Tenga en cuenta que las ediciones de la Sección 2 no se pueden usar para agregar o cambiar el SSN de la Sección 1.