Los envíos del I-9 de mis empleados aparecen en mi bandeja de entrada. ¿Aprobarlos es lo mismo que completar la Section 2? Si no, ¿qué debo revisar en la bandeja?
El proceso de revisión del I-9 en WorkBright tiene dos pasos principales:
Revisar el envío
Firmar la sección del empleador
Este artículo explica cómo revisar el envío. Como sus empleados nuevos pueden contratarse semanas o incluso meses antes de que los vea en persona y pueda revisar oficialmente sus documentos del I-9, separamos estos dos procesos.
Hay tres lugares donde puede abrir el envío del I-9 de un empleado para revisarlo.
Opción 1: Revise el envío del I-9 en la bandeja de entrada
Como otros formularios de WorkBright, el I-9 enviado llegará a su bandeja de revisión de formularios (Inbox), en el menú Onboarding.
Puede aceptar el formulario tal como se envió (“Accept”) o rechazarlo (“Reject”) y devolvérselo al empleado con los cambios necesarios.
Nota: Aceptar la Section 1 no cierra el formulario. Lo pasa a la cola Pending Employer Section. Esto es propio del I-9 y es distinto de aceptar un envío de un formulario común.
Opción 2: La pestaña Pending Review of Section 1
Los I-9 enviados recientemente que todavía no se aprobaron también aparecen en la pestaña “Pending Review of Section 1” de su bandeja “I-9 Forms”, como se ve aquí:
Opción 3: El expediente del empleado
También puede revisar el envío del I-9 desde el expediente del empleado.
Qué revisar
Al revisar el formulario, verá que se le pidió al empleado incluir una imagen de sus documentos del I-9 Y TAMBIÉN ingresar información sobre ellos, como “Issuing Authority” y “Document Number”.
NO puede editar nada de lo que hizo el empleado en la Section 1, así que si ve errores ahí, DEBE rechazar el envío, porque es la única forma de corregir esa información. Algunos errores posibles son:
Una fecha de nacimiento incorrecta
Un nombre que no coincide con su identificación
Un número de extranjero (Alien ID) mal ingresado
Datos como la fecha de nacimiento y el nombre se completan automáticamente desde el perfil del miembro del personal, así que deben corregirse en el perfil para que se corrijan en el I-9. Encontrará más información en nuestra guía de auditoría del I-9 y listas de verificación de procesos.
¿Debo rechazar los errores de la Section 2?
Depende, pero no es obligatorio, porque podrá editar todo lo de la Section 2 cuando use WorkBright para revisar y firmar el I-9 de este empleado, incluso cambiar las imágenes de los documentos o elegir otros documentos.
Nota: Si usa Remote I-9, debe rechazar el envío si hay errores en la Section 2 después de que el I-9 se firmó, porque actualizar esas imágenes o números de documento borra la firma del representante autorizado. En ese caso, rechace el envío para que se corrija la información y se vuelva a firmar el I-9.
Cuando se aprueba un I-9, está listo para que lo firme un representante de la empresa cuando el empleado empiece a trabajar y presente sus documentos del I-9 para revisión. Para conocer el proceso de la Section 2 del I-9 en WorkBright, haga clic aquí.
**Nota adicional
Si un envío está pendiente de aceptación o rechazo y se pide un envío nuevo, el envío actual se ELIMINARÁ y NO se podrá recuperar. Verá el mensaje de abajo si pide un envío nuevo para un formulario pendiente.