Requisitos de USCIS y las soluciones de WorkBright

Requisito

Proceso de WorkBright

Sí/No

Cumplir con los requisitos legales del Form I-9, que aplican el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) y Homeland Security Investigations (HSI), establecidos en 8 U.S.C. § 1324a, 8 C.F.R. § 274a.2 y en las guías de las agencias.

WorkBright ayuda a cumplir los requisitos legales del Form I-9 que aplican ICE y HSI, según 8 U.S.C. § 1324a, 8 C.F.R. § 274a.2 y las guías aplicables, ya que permite completar, corregir, conservar y recuperar con precisión los registros del Form I-9 mediante procesos estandarizados y conformes a la normativa.

Sí

Cumplir con los requisitos de E-Verify, que administra el Servicio de Ciudadanía e Inmigración (USCIS), establecidos en 8 U.S.C. § 1324a y en las guías de la agencia.

Además de ayudar con el cumplimiento del Form I-9, la función E-Verify de WorkBright está diseñada conforme a los requisitos y las guías de E-Verify. Nuestro sistema se revisa periódicamente según las expectativas normativas vigentes, incluso con la consulta de profesionales con experiencia en cumplimiento migratorio, para asegurar que se ajuste a las reglas y procesos de E-Verify.

Sí

Cumplir con las prohibiciones de prácticas laborales injustas, que aplica la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER) de la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia, establecidas en 8 U.S.C. § 1324b y 28 C.F.R. § 44.000.

WorkBright ayuda a cumplir las prohibiciones federales de prácticas laborales injustas relacionadas con la inmigración, según 8 U.S.C. § 1324b y 28 C.F.R. § 44.000, aplicando las reglas del Form I-9 de forma uniforme para todos los empleados, sin indicaciones ni preferencias por documentos específicos, y con procesos uniformes y no discriminatorios en todo el proceso del I-9.

Sí

Todas las personas que completan el Form I-9 deben tener acceso a las versiones vigentes y aceptables del Form I-9, incluidas las instrucciones y las listas de documentos aceptables.

WorkBright da a los empleados acceso a la versión vigente y aceptable del Form I-9, incluidas las listas de documentos aceptables, en el mismo orden en que las publica USCIS. Aunque la plataforma puede mostrar orientación según lo que elige el empleado, no restringe ni limita su libertad para elegir cualquier documento aceptable.

Sí

Los empleados deben completar la Section 1 antes de que el empleador complete la Section 2.

WorkBright exige el orden correcto: el empleado debe completar la Section 1 antes de que se pueda completar la Section 2. Una vez enviada la Section 1, un representante autorizado del empleador puede completar la Section 2, incluso un representante autorizado remoto cuando corresponda.

Sí

Los empleadores deben poder ingresar cualquier documento aceptable, incluidos los recibos aceptables, que los empleados decidan presentar al contratarse o para la reverificación.

WorkBright permite que empleadores y empleados ingresen cualquier documento aceptable, incluidos los recibos aceptables, según las reglas del Form I-9. La plataforma permite elegir recibos al completar el formulario por primera vez y permite que los administradores completen el Supplement B para recontrataciones o reverificaciones con todas las opciones de las listas A, B y C de USCIS.

Sí

Los empleados y los empleadores deben poder dejar en blanco los campos opcionales o que no se usan, cuando corresponda y lo permitan las reglas del Form I-9; por ejemplo, el número de Seguro Social en la Section 1 para empleadores que no usan E-Verify, la fecha de vencimiento en la Section 1 junto a la opción “A noncitizen authorized to work” y los campos de documentos que no aplican en la Section 2.

WorkBright permite dejar en blanco los campos opcionales cuando está permitido, incluido omitir el número de Seguro Social para empleadores que no usan E-Verify, y permite usar “N/A” cuando corresponde.

Sí

Los empleados con un solo nombre deben poder escribirlo en el campo de apellido y escribir “Unknown” en el campo de nombre.

WorkBright admite a empleados con un solo nombre, ya que permite usar “Unknown” como nombre y ofrece opciones para indicar que no hay inicial del segundo nombre.

Sí

La certificación del empleador en la Section 2 debe incluir el cargo, el apellido y el nombre de la persona que revisó los documentos y completó la Section 2, además del nombre comercial y la dirección física del empleador.

WorkBright registra y conserva toda la información de certificación del empleador exigida en la Section 2, y la guarda en el Form I-9 y en el registro de auditoría.

Sí

Requisito

Proceso de WorkBright

Sí/No

Los empleadores deben seguir los requisitos del Form I-9 electrónico de 8 C.F.R. § 274a.2(e) - (i) sobre la integridad, precisión y confiabilidad del sistema; la seguridad y la documentación; la indexación; las firmas electrónicas; la conservación; los registros de auditoría; la ubicación, recuperación, lectura y reproducción; y la posibilidad de entregar archivos resumen del Form I-9 (por ejemplo, una hoja de cálculo) con todos los campos de los formularios I-9 guardados electrónicamente que pida la agencia inspectora. [Nota del traductor: el texto original de esta celda incluye por error una frase de otra fila y la marca “Dec. 2023 3”; se omitieron.]

WorkBright cumple con la integridad, la seguridad, la indexación, los registros de auditoría, las firmas electrónicas, la conservación, la recuperación, la reproducción y los informes del I-9 electrónico, e incluye la posibilidad de generar archivos resumen del Form I-9 cuando se piden.

Sí

Los empleados y los preparadores o traductores deben poder hacer y registrar correcciones en la información de la Section 1.

Los empleados pueden corregir la Section 1 mediante un envío nuevo, y todos los cambios y envíos anteriores se muestran y quedan documentados en el registro de auditoría.

Sí

Los empleadores deben poder hacer y registrar correcciones en la Section 2 y en la información de reverificación y recontratación.

Los administradores autorizados pueden corregir la Section 2 y completar el Supplement B para recontrataciones o reverificaciones, y todas las acciones quedan registradas.

Sí

Todos los formularios I-9 deben registrar y mostrar toda la información ingresada, incluida la de reverificación y recontratación.

Todos los datos del Form I-9, incluidas las correcciones y los datos del Supplement B, se incluyen en el PDF del Form I-9 y se conservan.

Sí

El programa de software del Form I-9 debe identificar de forma única a cada persona que accede, corrige o cambia un Form I-9.

WorkBright identifica de forma única cada acción de usuario y la registra en un registro de auditoría completo.

Sí

Los empleadores deben cumplir todos los requisitos de conservación de los formularios I-9 y sus anexos, incluidas las copias de los documentos de respaldo.

WorkBright conserva los formularios I-9 y la documentación asociada según los requisitos federales de conservación.

Sí

Requisito

Proceso de WorkBright

Sí/No

Los empleadores que participan en E-Verify pueden crear casos directamente en el sitio de E-Verify o mediante el acceso por “web services”. Este método permite participar en E-Verify con software personalizado que se conecta a E-Verify. Todos los empleadores que participan en E-Verify, ya sea directamente o mediante web services, deben cumplir los requisitos del memorando de entendimiento (MOU) y las guías de E-Verify.

WorkBright permite crear casos de E-Verify mediante los web services de USCIS con las credenciales del empleador y conforme al memorando de entendimiento de E-Verify.

Sí

Los empleadores deben mostrar avisos que informen a los candidatos y a los nuevos empleados que el empleador usa E-Verify, conforme a los requisitos de E-Verify.

Aunque la obligación de publicar los avisos es del empleador, WorkBright puede proporcionar, si se le pide, los avisos de participación en E-Verify y de derecho a trabajar (Right to Work) que cumplen la normativa.

N/A

Los empleadores deben usar las versiones vigentes de los avisos de acción adicional (Further Action Notices) por discrepancias de E-Verify (Tentative Nonconfirmation, antes llamadas TNC) y de las cartas de confirmación de la fecha de remisión (Referral Date Confirmation).

WorkBright da acceso a la versión vigente del Further Action Notice (FAN) y de la carta Referral Date Confirmation (RDC) tanto a los administradores como a los empleados.

Sí

Los empleadores deben entregar el Further Action Notice y la carta Referral Date Confirmation en inglés y en cualquier idioma traducido pertinente a los empleados con dominio limitado del inglés.

Admitimos la versión en español del Further Action Notice y de la Referral Date Confirmation, y ayudamos a los empleados con dominio limitado del inglés con la traducción en nuestra aplicación.

Sí

Los empleadores deben avisar al empleado de una discrepancia de forma rápida y en privado, y entregarle el Further Action Notice. Si el empleado decide tomar acción para resolver la discrepancia, el empleador también debe entregarle la carta Referral Date Confirmation con la información de su caso de E-Verify.

WorkBright avisa a los empleados cuando se recibe un Tentative Nonconfirmation y pone a su disposición el FAN, y los administradores pueden supervisar y gestionar los casos desde el panel de E-Verify.

Sí

Los empleadores deben poder demorar la creación de casos de E-Verify cuando las reglas de E-Verify lo indiquen. Por ejemplo, E-Verify indica a los empleadores que posterguen la creación de casos para empleados que todavía no recibieron su número de Seguro Social y para empleados que presentan ciertos recibos aceptables para el Form I-9. [Nota del traductor: el texto original de esta celda mezcla frases de otras partes de la guía (sobre conservación de registros, acciones adversas y la marca “Dec. 2023 4”); se tradujo solo la parte que corresponde a este requisito.]

WorkBright permite demorar el envío a E-Verify cuando los empleados esperan su número de Seguro Social o presentan recibos aceptables, con controles para hacer el envío cuando corresponda.

Sí

Requisito

Proceso de WorkBright

Sí/No

Establecer procedimientos para completar un Form I-9 o crear un caso de E-Verify fuera del software, por ejemplo, si la persona que completa el Form I-9 no puede usar el programa o si este no funciona bien.

Permitimos subir formularios I-9, y los empleadores conservan el acceso a sus cuentas de E-Verify y pueden crear casos fuera de WorkBright en cualquier momento. También podemos guardar el Form I-9 enviado si E-Verify no funciona y enviarlo manualmente más tarde.

Sí

Dar acceso a los recursos pertinentes, como I-9 Central, el Handbook for Employers (M-274) de USCIS para el proceso del Form I-9, el E-Verify User Manual (M-775) y los materiales de IER sobre los derechos de los empleados y cómo evitar la discriminación.

Aunque los empleadores son los principales responsables de entender y aplicar los requisitos del Form I-9 y de E-Verify, WorkBright los ayuda con enlaces a recursos oficiales en toda la plataforma, como I-9 Central, el Handbook for Employers (M-274) de USCIS, el E-Verify User Manual (M-775) y las guías de IER sobre los derechos de los empleados y las prácticas contra la discriminación.

N/A

Requisito

Proceso de WorkBright

Sí/No

Completar automáticamente el Form I-9 con información del empleado obtenida de fuentes externas, por ejemplo, importándola de su solicitud de empleo.

WorkBright no completa automáticamente los campos del Form I-9 con datos de fuentes externas. Primero, el empleado revisa la información en un paso previo llamado “Section 0”, donde puede editarla, agregarla o quitarla según lo permitido. Solo después de que el empleado la revisa y la confirma, la información se envía de forma voluntaria a la Section 1.

Sí

Completar el Form I-9 en nombre del empleado, salvo que el empleador lo ayude con la Section 1 como preparador o traductor. En ese caso, el empleador debe completar los campos de preparador o traductor.

WorkBright no permite que los administradores completen la Section 1 en nombre de un empleado. Cuando un empleador ayuda como preparador o traductor, WorkBright permite completar correctamente los campos de certificación del preparador o traductor.

Sí

Quitar campos del Form I-9 o pedir más información, o información distinta, de la que exige el Form I-9.

WorkBright mantiene todos los campos obligatorios del Form I-9 y no pide información adicional a la que exige el formulario. Aunque los empleadores pueden configurar campos personalizados de incorporación para uso interno, esos campos no completan ni modifican el Form I-9.

Sí

Agregar o quitar pasos del proceso de E-Verify si el empleador usa E-Verify. Además, cualquier integración de software debe cumplir el Interface Control Agreement de los web services de E-Verify.

WorkBright cumple el Interface Control Agreement de los web services de E-Verify y no agrega, quita ni omite ningún paso obligatorio del proceso de E-Verify.

Sí

Impedir que un preparador o traductor ayude al empleado a completar la Section 1.

WorkBright siempre permite que el empleado indique un preparador o traductor al completar la Section 1 y permite documentar correctamente esa ayuda.

Sí

Usar autocorrección, texto predictivo o fechas posteriores (post-date) en un Form I-9.

WorkBright no tiene autocorrección, texto predictivo ni funciones para poner fechas posteriores en el proceso del Form I-9.

Sí

No documentar en un registro de auditoría los cambios hechos en un Form I-9.

WorkBright registra todos los cambios, correcciones y actualizaciones de los registros del Form I-9 en un registro de auditoría completo.

Sí

Cambiar o actualizar la certificación de ciudadanía o estatus migratorio del empleado en la Section 1. Si el empleado corrige un error anterior, debe hacerlo él mismo (o su preparador o traductor) en la Section 1.

WorkBright no permite que los administradores modifiquen ni actualicen la certificación del empleado en la Section 1. Las correcciones de la Section 1 las debe hacer el empleado o su preparador o traductor.

Sí

Pedir documentos innecesarios (por ejemplo, reverificar la identidad del empleado o reverificar de forma indebida su permiso para trabajar en EE. UU.). Por ejemplo, los empleadores deben evitar programas que generen avisos indicando que el empleado debe presentar un documento distinto o adicional porque vence un documento de identidad de la List B o una tarjeta de residente permanente.

WorkBright no pide documentos específicos ni genera avisos para pedir documentos adicionales o distintos. La plataforma solo muestra las listas de documentos aceptables publicadas por USCIS, en el orden de la agencia.

Sí

Crear casos nuevos de E-Verify por correcciones hechas al Form I-9 si el empleado ya recibió un resultado de “employment authorized”.

WorkBright no crea casos nuevos de E-Verify después de corregir un Form I-9 si ya existe un resultado válido de “Employment Authorized”. Solo se crean casos nuevos en situaciones limitadas, con errores de envío en las que no se envió correctamente un caso original válido.

Sí

Requisito

Proceso de WorkBright

Sí/No

Afirman tener el respaldo, la certificación o la aprobación del gobierno. El gobierno federal no aprueba, respalda ni certifica ningún programa de software del Form I-9, incluidos los productos comerciales o propietarios del sector privado.

WorkBright no afirma tener el respaldo, la certificación ni la aprobación del gobierno para su software del Form I-9 o de E-Verify.

Sí

Ponen obstáculos innecesarios que dificultan que los empleados empiecen a trabajar o reciban su pago, por ejemplo, exigiendo un número de Seguro Social para la incorporación o no pagando a un empleado que puede completar el Form I-9 y está esperando su número de Seguro Social.

WorkBright permite que los empleados completen y envíen su Form I-9 cuando indican que están esperando su número de Seguro Social, conforme a las reglas del Form I-9 y de E-Verify.

Sí

No ofrecen asistencia técnica ni soporte.

WorkBright ofrece asistencia técnica, atención al cliente y orientación sobre cumplimiento a los empleadores que usan la plataforma.

Sí