Con el proceso de E-Verify de WorkBright, puede resolver todos los estados de los casos de E-Verify desde la aplicación.
Los tipos de caso incluyen Tentative Non-Confirmation (TNC), Photo-Match, Unconfirmed Data, Scan and Upload y Manual Review. Los casos que no requieren ninguna acción se actualizan automáticamente a Closed. Esta función permite que los administradores se queden en WorkBright, lo que mejora la eficiencia y evita tener que cambiar entre varios sistemas.
En la mayoría de los casos enviados a E-Verify, puede esperar novedades en un plazo de 24 horas.
Si todavía no usa la integración con E-Verify y quiere más información para agregarla a su cuenta, escriba a [email protected].
Empecemos.
CÓMO TOMAR ACCIÓN
E-Verify está diseñado para verificar el empleo de forma rápida y eficiente. Por lo general, los casos se resuelven en 24 horas, aunque los casos más complejos pueden tardar más.
Los tipos de caso incluyen: Photo-Match, Unconfirmed Data, Scan and Upload, Manual Review, Tentative Non-Confirmation (TNC), cómo cerrar un caso y Unable to Submit to E-Verify.
Los casos que no requieren ninguna acción se actualizan automáticamente a Closed.
Photo-Match
La comparación de fotos de E-Verify le pedirá comparar la foto del documento del empleado con la foto que aparece cuando se creó el caso de E-Verify. Esto ayuda a confirmar que el documento que presentó el empleado coincide con los registros del DHS.
Los cuatro documentos de la List A que activan la comparación de fotos son el pasaporte de EE. UU., la tarjeta de pasaporte, la tarjeta de residente permanente (Form I-551) y el documento de autorización de empleo (Form I-766). Cuando el empleado elige uno de estos documentos, sube el frente y el reverso (o, en el caso del pasaporte de EE. UU., la página de identificación y la página con el código de barras). Si la información del Form I-9 del empleado coincide con los registros del DHS, E-Verify muestra la foto del empleado del documento presentado.
Si selecciona No, this photo does not match, E-Verify cambiará el estado del caso a Scan and Upload.
Unconfirmed Data
El estado Unconfirmed Data significa que E-Verify no pudo confirmar parte de la información del Form I-9 del miembro del personal y le pide que la revise. Antes de tomar una acción, determine de dónde vino la información incorrecta: de la Section 1 o de la Section 2 del Form I-9.
Si la información es correcta
Confirme los campos que aparecen y haga clic en Confirm and Send to E-Verify.
Si el error está en la Section 1
El miembro del personal completa y firma la Section 1, así que solo él puede corregirla. La Section 1 incluye el nombre, la fecha de nacimiento y el número de Seguro Social. No corrija la información de la Section 1 en los campos que aparecen en la pantalla del caso.
Cierre el caso de E-Verify abierto. No se puede crear un caso nuevo mientras el caso actual siga abierto.
Rechace el Form I-9 para que el miembro del personal corrija la Section 1 y lo vuelva a enviar.
Después de que el miembro del personal vuelva a enviarlo y se complete la Section 2, E-Verify creará un caso nuevo con la información corregida.
Ejemplo: La fecha de nacimiento del perfil de un miembro del personal no coincide con la de su pasaporte. La fecha de nacimiento es parte de la Section 1, así que cierre el caso y pídale al miembro del personal que corrija y vuelva a enviar el Form I-9.
Si el error está en la Section 2
Los administradores completan la Section 2, así que un administrador puede corregirla. No hace falta una firma nueva del miembro del personal.
Abra el Form I-9 del miembro del personal y use Edit Section 2 para corregir la información.
Se creará un caso de E-Verify nuevo con la información corregida.
Nota: Los cambios que haga en los campos de la pantalla del caso solo se envían a E-Verify. No actualizan el Form I-9 ni el perfil del miembro del personal. Corregir el Form I-9 mantiene sus registros coherentes con lo que recibe E-Verify.
Scan and Upload
En los casos con estado Scan and Upload, E-Verify pide una imagen del frente y del reverso de la mayoría de los documentos. Para el pasaporte o la tarjeta de pasaporte de EE. UU., E-Verify pedirá una imagen de la página de identificación y de la página con el código de barras.
Al ver un caso con estado Scan and Upload, los administradores pueden enviar directamente a E-Verify, para su revisión, las fotos de los documentos del Form I-9 que subió el miembro del personal, haciendo clic en el botón “Send photos to E-Verify”.
Manual Review
En los casos que requieren revisión manual, E-Verify responde “E-Verify Needs More Time” y, en la mayoría de los casos, da un resultado de verificación en 24 horas. Durante ese tiempo, ni el empleador ni el empleado deben hacer nada. Los empleadores deben revisar E-Verify con regularidad para ver si hay novedades.
Casos Tentative Non-Confirmation (TNC)
Los casos que E-Verify devuelve como Tentative Non-Confirmation o TNC aparecen en el resumen de E-Verify (E-Verify Summary) del panel como “E-Verify case Pending Referral (TNC)”.
Al hacer clic en el nombre del empleado, verá los detalles del caso TNC.
En este momento, el sistema avisará al miembro del personal que hay un problema con su caso de E-Verify.
El miembro del personal iniciará sesión en WorkBright y podrá revisar el aviso de acción adicional de E-Verify (Further Action Notice, FAN), que indica dónde ocurrió la discrepancia en los datos de su I-9 y qué agencia la reportó: DHS, SSA o ambas. Desde la página Staff Action de WorkBright, el miembro del personal deberá confirmar con un administrador si hay un error en la Section 1 o en la Section 2 de su I-9 que causó la discrepancia del TNC.
Si el miembro del personal indica que su Form I-9 no es correcto, usted debe pedirle que vuelva a enviar el Form I-9 o editar los datos de la Section 2 y actualizar el Form I-9. Estos casos aparecerán en el panel como E-Verify case Pending Referral Bad Data (TNC).
Si el miembro del personal determina que su Form I-9 es correcto, deberá indicar si va a impugnar la discrepancia ante la agencia o las agencias que aparecen en el FAN. Si selecciona “I WILL NOT take action to resolve this mismatch”, esa información se enviará a E-Verify y el caso quedará en estado Final Nonconfirmation, que usted deberá cerrar.
Si decide tomar acción, el caso cambiará a Referred y el miembro del personal deberá comunicarse con las agencias donde ocurrió la discrepancia.
El registro de auditoría mostrará esa decisión en su vista de administrador.
Cuando un caso pasa a Referred, el administrador no puede cerrarlo. La opción Close Case no estará disponible. El miembro del personal debe seguir las instrucciones de su Further Action Notice para resolver la discrepancia directamente con el DHS, la SSA o ambas. Si el miembro del personal no toma ninguna acción, el DHS o la SSA cerrarán el caso por no presentarse (no-show) después de un plazo determinado. No puede cerrar antes un caso Referred ni enviar un caso nuevo para reemplazarlo mientras siga abierto.
O bien:
Final Nonconfirmation: usted u otro administrador deberá indicar un motivo de cierre y cerrar el caso con Close.
Cómo cerrar un caso
Los administradores no determinan ni eligen el resultado de un caso de E-Verify. Solo E-Verify devuelve el resultado. Lo que usted indica al cerrar un caso es el motivo de cierre.
La opción Close Case solo aparece cuando el caso se puede cerrar. Si no ve la opción, el caso todavía no se puede cerrar.
Casos que puede cerrar:
Casos que E-Verify devolvió como Final Nonconfirmation.
Casos que requieren un motivo de cierre porque el empleo no empezó o ya terminó.
Casos que no puede cerrar:
Casos en estado Referred. Siguen abiertos hasta que el DHS o la SSA devuelvan un resultado, o hasta que la agencia cierre el caso por no presentarse.
Casos que esperan una respuesta de E-Verify, incluidos los de Manual Review.
Los casos que no requieren acción se actualizan automáticamente a Closed. No necesita cerrarlos usted.
Unable to Submit to E-Verify (no se puede enviar a E-Verify)
En algunos casos, el I-9 no se puede enviar a E-Verify. Esto se indicará en el cuadro de estado de E-Verify de la página del Form I-9 del miembro del personal.
Estos son algunos de los motivos:
Falta el SSN: el miembro del personal debe agregar su SSN en la página dedicada Update Your SSN. Cuando complete esa página y confirme el aviso, el Form I-9 se volverá a generar y el caso se enviará automáticamente a E-Verify. Desmarcar la casilla de SSN pendiente o editar el SSN en el perfil del miembro del personal no volverá a enviar el caso.
Nota: La falta de SSN es el único motivo de esta lista que un administrador no puede resolver directamente. La Section 1 del Form I-9 la debe completar el miembro del personal, así que solo él puede agregar el SSN en la página Update Your SSN.
Recibo: si el administrador edita la Section 2 y desmarca “receipt” en el documento, el I-9 se volverá a enviar automáticamente a E-Verify.
Skip E-Verify: si esta opción estaba activada (ON), hay que desactivarla (OFF) y solicitar un envío nuevo del I-9 para que se envíe a E-Verify al firmarse.
Caso abierto: hay que cerrar el caso abierto y enviar un I-9 nuevo para que se envíe a E-Verify. (Consulte “Cómo cerrar un caso” arriba. Si el caso abierto está en estado Referred, no se puede cerrar y no se puede enviar un caso nuevo hasta que la agencia lo resuelva o lo cierre).
Si hay varios motivos, aparecerán así en el cuadro de estado de E-Verify.
Para algunos de estos motivos, podrá usar el botón “Resubmit to E-Verify”.
Consulte este artículo para obtener más información.