Permisos administrados (permisos de administrador)

Los permisos administrados (Managed Permissions), también llamados permisos de administrador (Admin Permissions) o políticas de permisos (Permission Policies), son una función que le permite crear un nivel de permisos personalizado, como una política predefinida, para los administradores que necesitan una vista o un alcance restringido.

Nota: Los administradores con permisos administrados no tendrán acceso al menú principal Settings ni a la configuración de claves de API y webhooks (si corresponde).

En este artículo veremos:

Empiece por ir a la vista de configuración haciendo clic en “Settings” en la barra de navegación.

En la vista de configuración, vaya a la barra lateral del lado derecho de la pantalla. Verá que “Admin Permissions” se agregó a la sección “Company”. Haga clic en “Admin Permissions” para abrir esta página.

En esta página puede crear una política nueva, ver las políticas creadas y editar las políticas existentes.

Primero veamos cómo crear una política nueva. Haga clic en el botón “New Policy”.

Esto lo lleva a la primera página de la configuración.

Póngale un nombre a la política. Le sugerimos un título claro que sea fácil de identificar y de distinguir de otros.

Nota: El nombre de la política no se puede cambiar después de crearla.

Cuando haya puesto el nombre, haga clic en “Next” para pasar al siguiente paso.

Aquí elegirá el nivel de acceso a los campos que tendrán los administradores con esta política.

Esta nota aparecerá en los pasos 2 y 3 para recordarle el nivel de acceso que está configurando.

NOTA: Si restringe el acceso a un campo específico, pero luego configura el acceso para incluir un formulario que contiene ese campo, el administrador SÍ podrá ver, descargar e incluir en informes todo ese formulario, INCLUIDO el campo restringido.

Si elige cualquiera de las tres primeras opciones, pasará al paso 3. Si elige “Customize”, pasará a esta página.

Aquí verá varias opciones para personalizar el nivel de acceso de sus administradores a estos campos.

Empecemos por el cuadro principal, donde verá “SSN” y “All other fields”. En este cuadro hay cuatro columnas:

Ahora que vimos las partes del cuadro, veamos el botón “Add a Field”.

Al hacer clic en “Add a Field”, se abrirá una ventana pequeña con los grupos de campos que puede agregar y cuántos hay en cada uno.

Al hacer clic en una de las opciones, verá todos los campos disponibles. Si quiere volver para elegir de otro grupo de campos, haga clic en “<” en la parte superior de esta ventana para volver a la vista anterior.

Lo que seleccione en esta ventana aparecerá en el cuadro principal que vimos antes.

Cuando esté conforme con los permisos, haga clic en “Next” para pasar al paso 3, o en “Previous” para volver a la página anterior.

Aquí elegirá el nivel de acceso a los formularios que tendrán los administradores con esta política.

Como puede ver, aparece la misma nota sobre el acceso restringido a los campos del paso 2.

Si elige cualquiera de las tres primeras opciones, pasará al paso 4. Si elige “Customize”, pasará a esta página.

Aquí verá varias opciones para personalizar el nivel de acceso de sus administradores.

Funciona igual que las opciones personalizadas del paso 2. La diferencia principal es que aquí se trata de formularios y no de campos. También verá que la segunda columna incluye la acción adicional de descarga (download).

Cuando esté conforme con los permisos, haga clic en “Next” para pasar al paso 4, o en “Previous” para volver a la página anterior.

Aquí elegirá qué niveles adicionales de control tendrán los administradores con esta política, con un interruptor de Allow o Deny.

Cuando esté conforme con los permisos, haga clic en “Next” para pasar al paso 5, o en “Previous” para volver a la página anterior.

Aquí elegirá el nivel de visibilidad de los grupos a los que el administrador no está asignado en esta política.

Cuando esté conforme con los permisos, haga clic en “Next” para pasar al paso 6, o en “Previous” para volver a la página anterior.

Elija a qué otras funciones podrán acceder los administradores con esta política, con un interruptor de Allow o Deny.

Cuando esté conforme con los permisos, haga clic en “Next” para pasar al último paso, el paso 7, o en “Previous” para volver a la página anterior.

Aquí verá un resumen visual de la política que creó.

Cuando esté conforme con los permisos, haga clic en “Save”, o en “Previous” para volver a la página anterior.

Después de guardar la política, volverá a la ventana principal, donde verá las políticas anteriores y la que acaba de crear.

Ahora que vimos cómo crear una política, veamos cómo ver su vista previa (“Preview”) o editarla (“Edit”).

En la página principal de Admin Permissions verá sus políticas de permisos. Para ver el nivel de acceso de una política, haga clic en el botón “Preview”.

Se abrirá un panel lateral con un resumen de la política de permisos que seleccionó.

Para salir de esta vista, haga clic en la x de la esquina superior derecha del panel o haga clic fuera del panel para cerrarlo.

Ahora veamos cómo editar una política de permisos existente.

Haga clic en el ícono del menú desplegable junto al botón Preview para ver el botón “Edit”.

Se abrirán pasos parecidos a los de crear una política nueva, con algunas diferencias importantes.

En la parte superior de la ventana verá que está editando.

También verá que no puede cambiar el nombre de la política.

Por último, no empezará desde cero: todo lo que configuró en la política estará ahí, con los ajustes que eligió la última vez.

Siga los mismos pasos hasta llegar al paso 7, donde puede guardar los cambios de la política.

Si necesita eliminar una política, comuníquese con nuestro equipo de soporte y lo ayudarán.

Managed Permissions es una función disponible para todos los clientes del nivel Premium. Si quiere saber más o agregarla a su cuenta, escriba a [email protected].