Tengo un miembro del personal que está en el sistema como empleado, pero su cuenta debe pasar a ser de administrador. ¿Cuál es la mejor forma de hacerlo?
Hay dos opciones:
Agregarlo a la cuenta como administrador con otro correo electrónico
Por lo general, se recomienda usar la función Promote Existing Staff Member. Veamos por qué.
Por qué usar la función Upgrade Existing Staff
Si decide no usar la función Upgrade Existing Staff, su única otra opción es agregar a este empleado como administrador con otra cuenta, es decir, con otra dirección de correo. Estos son dos casos en los que esto complicaría su trabajo:
Acaba de agregar o editar un formulario y quiere verlo o probarlo. La mejor forma es asignárselo a su cuenta de personal, para completarlo igual que lo harían sus empleados.
Otro caso es cuando los propios administradores deben completar formularios. Sin usar
En ambos casos, tendría que abrir una ventana de incógnito en su navegador o usar otro navegador, y tener que manejar siempre dos cuentas separadas afectaría mucho su productividad.
La función Promote Existing Staff resuelve este problema porque convierte la cuenta en una cuenta de administrador, y el miembro del personal puede seguir usando la misma cuenta. Además del nuevo nivel de cuenta, los administradores verán una pantalla nueva que combina las tareas de administrador con las tareas de formularios que ven los miembros del personal del tipo Employee.
Cómo hacerlo
Ahora que sabemos el porqué, veamos el cómo. Para usar la función Upgrade Existing Staff Member:
Haga clic en Settings.
Haga clic en Admin Users.
Haga clic en la flecha del menú desplegable junto al botón New Admin.
Haga clic en el botón Promote existing staff.
En la página siguiente, empiece a escribir el nombre o el correo del empleado y seleccione su perfil en la lista.
Cuando encuentre al usuario cuya cuenta quiere convertir, haga clic en él para ver la opción Admin Access.
Si compró la función User Permissions de WorkBright, también verá aquí la opción Restricted Access. Esta opción le permite asignar a este administrador una política de acceso restringido para definir sus permisos con mucho detalle.
Su nueva vista de administrador
Cuando la cuenta de un miembro del personal pasa a ser de administrador, su panel también cambia a una vista nueva. Abajo verá dos imágenes: cómo se ve normalmente el panel de administrador y cómo se verá:
La vista nueva combina la vista normal del miembro del personal (en la parte derecha de la primera imagen) con una vista nueva de administrador.
Las cuentas que se agregaron como administradores ven la primera vista de arriba, sin los formularios a la izquierda.
Así puede ver lo fácil que será probar formularios y otras cosas como administrador, porque podrá hacerlo desde la misma cuenta.
Cómo quitar el acceso de administrador
Para quitar el acceso de administrador de una cuenta, haga clic en el menú desplegable junto a su nombre y luego en el botón Remove Admin Access.
Cómo quitar el acceso de personal
Si quiere eliminar la cuenta de personal y conservar solo la cuenta de administrador, haga clic en el botón Open Profile desde la página de configuración, o busque al usuario en la esquina superior izquierda de la pantalla. Cuando lo encuentre, abra su perfil y haga clic en la pestaña Employment. Haga clic en la flecha del menú desplegable Change Status y luego en el botón Remove Staff para eliminar la cuenta por completo. Tenga en cuenta que esto también eliminará la cuenta de administrador de este empleado.