Agregué a una persona contratada y se le asignaron formularios equivocados. No era lo que quería. ¿Por qué pasó y cómo lo corrijo?
Los formularios que se asignan a un empleado en proceso de incorporación dependen de los grupos (Groups). Un formulario puede estar vinculado a un grupo, y un empleado o contratista puede pertenecer a ese grupo. Por eso, si al empleado se le asignaron formularios equivocados, hay que revisar en qué grupos lo puso y qué formularios están vinculados a esos grupos.
Si faltan formularios, es fundamental revisar los grupos a los que pertenece el empleado para confirmar que esté en los grupos correctos.
Cómo ver qué formularios están vinculados a cada grupo
Vaya a Forms > Forms.
En la lista de formularios personalizados verá los grupos a los que está vinculado cada formulario.
NOTA: Si la columna de grupos está vacía, ese formulario se asignará a todos los empleados o contratistas que se agreguen en WorkBright.
Si quiere agregar un formulario a un grupo, vaya a la página “Edit Form” del formulario.
Luego, en el tercer campo desde arriba, elija a qué grupos asignar el formulario. Si el grupo que necesita todavía no existe, hay un botón “Add a new group” junto a la lista de grupos para crearlo ahí mismo.
Cuando un formulario está vinculado a uno o más grupos, debe agregar al empleado o contratista a ese grupo para que lo reciba.
Si está agregando a la persona contratada en este momento, verá dónde hacerlo en la tercera pantalla de la función “Add a New Employee”.
Consulte la guía How to Add a Single Staff Member para ver las instrucciones detalladas.
Si el empleado ya tiene un perfil en WorkBright, puede agregar el formulario a su lista de formularios obligatorios agregándolo a ese grupo. Abra su perfil desde la pestaña Staff, vaya a la sección “Overview” y haga clic en “Add to Group”. Seleccione los grupos correspondientes para que reciba los documentos de incorporación necesarios. En cuanto lo agregue a un grupo nuevo, se le asignarán los formularios de ese grupo que todavía no haya completado.
Por ejemplo, si una persona contratada ve solo algunos formularios (por ejemplo, 6 en lugar de 29), puede ser porque está asignada a un grupo específico, como un grupo regional. Para resolverlo, asegúrese de que el usuario esté en todos los grupos que correspondan.
Preguntas frecuentes sobre los grupos
Cómo resolver formularios faltantes
Si faltan formularios o los usuarios no los ven, siga estos pasos:
Revise los grupos del usuario: Confirme que el usuario esté en todos los grupos que incluyen los formularios faltantes.
Revise las asignaciones del administrador: Confirme que el administrador haya asignado el formulario al grupo correcto o directamente al usuario.
Revise los permisos: Confirme que el administrador tenga los permisos necesarios para gestionar las asignaciones de formularios.
Ejemplos de situaciones comunes
A una persona contratada le faltan formularios: Ve solo algunos formularios porque está asignada a un grupo limitado. Agréguela a otros grupos para que tenga acceso a todos los formularios obligatorios.
No aparece un formulario específico: Un formulario como el W-4 no aparece porque el usuario no está en el grupo asociado a ese formulario. Agregue al usuario al grupo correcto.
Un usuario necesita un formulario específico: Un usuario debe completar un formulario, pero no lo tiene asignado. El administrador debe asignar el formulario directamente en el perfil del usuario.
P: ¿Un formulario puede pertenecer a más de un grupo?
R: Sí.
P: ¿Un empleado puede pertenecer a más de un grupo?
R: Sí.
P: Si un formulario está vinculado a varios grupos y pongo a una persona en más de uno de ellos, ¿recibirá el mismo formulario más de una vez?
R: No. Solo se le asignará una copia.
P: Si un empleado todavía no completó un formulario y lo saco del grupo vinculado a ese formulario, ¿seguirá apareciendo en su lista de formularios obligatorios?
R: No. Mientras no haya completado esos formularios, simplemente desaparecerán de su lista de formularios obligatorios.
P: ¿Qué pasa si un empleado ya completó un formulario y lo SACO del grupo? ¿Desaparece el envío?
R: No. Queda en su expediente en “Other Forms on File”.
P: ¿Qué pasa si agrego al empleado a un grupo nuevo después de que terminó su incorporación? ¿Cómo sabrá que debe volver a iniciar sesión y completar los formularios nuevos?
R: Si el formulario tiene fecha límite, recibirá el correo “Your Forms Are Now Late!”. Como la persona pensaba que ya había hecho todo, esto puede confundirla. Lo mejor es avisarle con un correo suyo para que vuelva a iniciar sesión y complete los formularios nuevos asignados.
P: ¿Cómo controlo quién recibe el W-4, el I-9 o el W-9? No están en mi lista de formularios y no puedo asignarlos a grupos.
R: Consulte este artículo sobre “Type”. Los formularios federales NO se controlan con grupos.
Por ejemplo, si un usuario debe completar un formulario como Flu Education pero no lo tiene asignado, el administrador debe revisar el perfil del usuario y asignarle el formulario.