Cómo usar la página de configuración de formularios

Según qué tan familiarizado esté con esta parte de su cuenta de WorkBright, verá la página de configuración de formularios (Forms Settings) como una forma de personalizar sus formularios o como un conjunto confuso de casillas y botones. Ya sea su primer formulario o solo necesite repasar, este artículo le ayudará a entender mejor la página Forms Settings. Veremos:

Empiece haciendo clic en Onboarding en la barra de navegación superior > Forms. En la lista de formularios, haga clic en el botón New Form para ir a la página de configuración del formulario.

Nota: Si quiere editar la configuración de un formulario existente, haga clic en el nombre del formulario y luego en el botón Edit Form para abrir su página de configuración.

Lo primero que verá es el campo Form Name. Según su caso y cómo estén organizados sus formularios, puede ser útil numerar los títulos de sus formularios para ordenarlos más fácilmente en la lista de formularios.

Escriba el título del formulario y pase a la sección Instructions for Staff. Este campo es una buena oportunidad para facilitarles las cosas a usted y a sus empleados, agregando cualquier instrucción o detalle adicional que considere útil.

Ejemplo:

Usted sabe que una parte del formulario de información médica y consentimiento confunde a sus empleados, y por eso termina rechazando el formulario, volviendo a asignarlo y pidiéndoles que lo envíen de nuevo. Puede usar la sección Instructions for Staff para incluir un mensaje como este:

Veamos los botones de este editor visual sencillo (WYSIWYG), de izquierda a derecha:

B - Negrita

Use este ícono para poner en negrita una parte del texto seleccionada. Si hace clic en el botón de negrita con un texto que ya está en negrita, se quitará la negrita.

I - Cursiva

Igual que el anterior, pero para poner el texto en cursiva.

U - Subrayado

Igual que el anterior, pero para subrayar el texto.

(E) - Quitar el formato de fuente

Quizás le haya pasado: trabaja en su procesador de texto favorito (como Microsoft Word), copia el texto, lo pega en otro programa o editor y el texto aparece con un formato extraño. Los procesadores de texto como Microsoft Word suelen incluir datos de formato adicionales que se copian al copiar y pegar. El botón para quitar el formato de fuente elimina el formato de la parte del texto seleccionada.

S - Tachado

Funciona igual que los botones de negrita, cursiva y subrayado.

Luego está el botón de tamaño de fuente. Al hacer clic, verá varios tamaños para elegir.

¿Necesita que sus empleados se fijen en partes específicas de las instrucciones? Use el botón de resaltado. Al hacer clic, se abre un selector de colores que, además del amarillo predeterminado, le da acceso a muchos otros colores.

Después viene el botón de lista con viñetas, que le permite crear fácilmente una lista. Haga clic en el botón y empiece a escribir los elementos, o seleccione varias líneas de texto y haga clic en el botón para convertirlas en una lista con viñetas.

El siguiente botón es el de lista numerada, que funciona como la lista con viñetas, pero en lugar de viñetas ordena las líneas con números.

Luego está el botón de alineación de texto, que le permite controlar cómo se alinea y se sangra el texto. Haga clic en el botón para ver las opciones. Probablemente las reconozca de su editor de texto: la fila superior alinea el texto a la izquierda, a la derecha, al centro o justificado, y la fila inferior aumenta o reduce la sangría a la izquierda o a la derecha.

El último botón del editor le permite agregar un enlace a su mensaje para el empleado. Es útil si quiere enlazar a un video de YouTube o a cualquier otra página web.

Los grupos son muy importantes en WorkBright porque determinan la asignación de formularios. Es decir, a los empleados se les asignan formularios según el grupo al que pertenecen.

Para ver la lista de grupos del sistema, haga clic en el menú desplegable. Para agregar un formulario a un grupo, marque la casilla junto al nombre del grupo. Si hace clic en una casilla ya marcada, el formulario se quitará de ese grupo.

Nota importante sobre los grupos (qué significa None Selected):

Si un formulario no está asignado a ningún grupo, se asigna automáticamente a todos los perfiles y lo verán todos los usuarios, incluidos los nuevos empleados. Este comportamiento predeterminado evita que los formularios queden sin asignar, pero puede hacer que los vean personas que no deberían si no selecciona ningún grupo.

Un punto importante: si un formulario no está en ningún grupo, se asignará a todos los empleados del sistema. Si no quiere que eso pase, asegúrese de asignar el formulario al menos a un grupo. Si la sección Groups dice None Selected, pregúntese: “¿Quiero que este formulario les llegue a todos en el sistema?”. Si es así, déjelo en None Selected.

Para evitar asignaciones no deseadas, se recomienda asignar el formulario a un grupo provisional sin miembros, como un grupo “TEST” o un grupo “Inactive/Archive”. Así el formulario no será visible para nadie hasta que esté listo para distribuirse.

¿Tiene un formulario que entra en alguna de estas categorías?

Un grupo Inactive/Archived le ayuda en todos estos casos. Es posible que este tipo de grupo ya exista en su cuenta con otros nombres, como:

Sin embargo, como estos grupos se agregan manualmente, es posible que todavía no exista en su cuenta.

Si es así, puede crearlo con el botón Add New Group:

Lo habitual es usar un nombre sencillo, como Inactive/Archived.

Ahora, cuando tenga un formulario que quiera “pausar” o cualquiera de los casos anteriores, puede ponerlo en el grupo Inactive/Archived. No olvide quitar el formulario de los grupos en los que estaba antes.

Como buena práctica, revise siempre la asignación de grupos antes de terminar un formulario, para que solo lo vean las personas indicadas. Use grupos provisionales como práctica habitual en los formularios nuevos para evitar asignaciones por error.

Debajo de Groups está la sección Deadline. Haga clic en la flecha del menú desplegable para ver las opciones de fecha límite.

Puede elegir entre las fechas límite Regular y Extended. Las fechas límite Extended no tienen nada especial: son simplemente un plazo más largo para formularios que pueden requerir más tiempo después de asignarse.

Puede editar sus fechas límite en Settings > Submission Deadlines.

Nota: el botón Switch to Exact Date en la esquina superior derecha

Después de las fechas límite está la opción Exclude from Progress Bars.

Esta opción excluye el formulario de la página Staff: no se contará en el total que verá (4 asignados y 1 formulario interno):

(Marcar esta opción puede tener sentido en algunos formularios, pero la mayoría de las veces la dejará sin marcar).

La opción “All submissions for this form MUST be reviewed in the inbox” le permite decidir si revisa el formulario después de que el empleado lo envía.

Por ejemplo, activar esta opción en el Form I-9 asegura que todos los envíos se revisen para confirmar que sean correctos y cumplan con las normas antes de pasar a la Section 2 o a la verificación remota. Es especialmente útil para cumplir con los requisitos de verificación de empleo. Para más detalles, consulte WorkBright Help Center: The I-9 Review Process.

Si deja esta casilla sin marcar, el formulario se aceptará automáticamente después de que el empleado lo envíe. Si la marca, el envío del empleado llegará a la página Inbox, donde podrá revisarlo y rechazarlo o aprobarlo.

Esta función es especialmente útil para formularios como el Form I-9, donde la precisión de los documentos y el cumplimiento son fundamentales. Al exigir la revisión en la bandeja de entrada, los administradores pueden confirmar que los envíos cumplen con todos los requisitos antes de pasar a los siguientes pasos.

Hay 3 tipos de cuerpo de formulario para elegir:

El tipo de cuerpo que elija también determina qué tipo de envío puede usar. Obtenga más información sobre los tipos de cuerpo de formulario aquí.

Hay tres tipos de envío:

Puede obtener más información sobre los tipos de envío aquí.

En la sección de envío también hay otras funciones que puede usar.

La casilla Internal Only marca un formulario para uso interno; es decir, solo los administradores, como usted, pueden “enviar” el formulario en nombre del empleado.

Usted verá el formulario en el perfil del empleado como cualquier otro formulario, pero el empleado no lo verá. Por eso esta función es ideal para formularios de verificación de antecedentes o referencias.

La casilla Optional permite que los empleados no envíen un formulario si no quieren o no lo necesitan. Obtenga más información en este artículo.

La casilla “Prefill new submissions with data from previous submission” puede facilitarle el trabajo o causarle algún problema.

Si la marca, cuando un empleado complete el formulario por segunda vez o más, el sistema lo completará previamente con la información de la primera vez.

En la mayoría de los casos, esto les ahorrará mucho tiempo a sus empleados (y a usted), pero debe tener en cuenta este caso:

La empleada Hilda completa su formulario de información básica del empleado, pero comete un error en su dirección. Usted (el administrador) tampoco lo nota y acepta el formulario original. Ahora Hilda debe volver a completar el formulario, pero como la opción de completar previamente está marcada, no puede editar su información.

¿La solución? Desactive temporalmente la opción, pídale a Hilda que vuelva a completar el formulario con la información correcta y luego vuelva a activar la opción.

La última casilla del formulario es “Request New Submission”, en la sección Rehire Options.

Si marca esta opción, el formulario se volverá a asignar a los empleados cuando use el asistente de recontratación (Rehire Wizard).

Marque esta opción y luego vaya al Rehire Wizard para recontratar al empleado. Verá el formulario ya marcado en el Rehire Wizard, lo que significa que, al terminar el asistente, el formulario se volverá a asignar al empleado.

La página Forms Settings puede parecer complicada al principio, pero cuando entienda qué significa cada opción, podrá controlar el comportamiento de un formulario de más maneras de las que imaginaba.