Si quiere volver a contratar a un miembro del personal que ya trabajó en su organización, el asistente de recontratación (“Rehire Wizard”) le guiará en todos los pasos.
Es necesario asegurarse de que:
El miembro del personal reciba una notificación por correo electrónico de su organización a través de WorkBright el día que usted indique, para darle la bienvenida de nuevo.
Se hayan hecho los cambios necesarios en su perfil, como el puesto, la tarifa de pago y la fecha de inicio.
Se le vuelvan a asignar los formularios que debe completar de nuevo.
Se le asignen los formularios nuevos que debe completar por primera vez.
1. Para empezar, abra el expediente del miembro del personal en WorkBright y vaya a la pestaña “Employment”. Ahí, seleccione Change Status y verá la opción Rehire.
2. Al seleccionar “Rehire”, se abrirá el Rehire Wizard. En las pestañas “Profile Info” y “Custom Fields” puede revisar y cambiar la información necesaria, como el puesto o la tarifa de pago. En la pestaña “Groups & Forms” puede dejar los grupos del miembro del personal como están y permitir que se aplique la configuración predeterminada de reasignación de su cuenta,
o hacer cambios individuales en las asignaciones y reasignaciones de formularios de este miembro del personal:
3. Los formularios que aparecen marcados en azul para reasignación cuando llega a esta pestaña son los que usted u otro administrador configuraron en su cuenta para reasignarse a todas las recontrataciones. Desde esta pestaña puede:
Quitar formularios de la reasignación cuando sea necesario, desmarcándolos.
Agregar más formularios a la reasignación, marcándolos.
Asignar formularios NUEVOS al miembro del personal, agregándolo a nuevos grupos.
Quitarle el acceso a envíos completados y a formularios asignados anteriormente, quitándolo de grupos.
4. En la cuarta pestaña, “Employment”, ajuste las fechas de empleo y defina una “Notification Start Date”: es la fecha en que el miembro del personal recibirá la bienvenida de nuevo en WorkBright para completar los formularios reasignados. Tenga en cuenta que cambiar la fecha de inicio del miembro del personal es un proceso manual en WorkBright. Aunque puede actualizarla durante la recontratación, estos cambios no afectarán los formularios ya firmados o enviados, como el Form I-9. Revise y ajuste la fecha con cuidado para mantener el cumplimiento y la integridad de los registros.
Las fechas de empleo suelen insertarse en el texto de las cartas de oferta y los contratos, por eso es importante actualizarlas para que esos formularios muestren la información correcta a su personal. Cambiar estas fechas no afecta los envíos ya firmados. Además, si actualiza la fecha de inicio o de contratación durante la recontratación, la nueva fecha reemplazará la original en el perfil del empleado, pero no actualizará retroactivamente documentos como el Form I-9. Esto es fundamental para el cumplimiento y para mantener registros precisos.
5. La pestaña “Review” mostrará un resumen de todos los cambios que hizo en el expediente de este miembro del personal y le indicará qué pasará a continuación.
6. El día que usted indique, el miembro del personal recibirá el correo “Welcome Back” de su organización a través de WorkBright: