Cuando un empleado o contratista ya no está activo en su empresa y usted quiere ocultarlo de la lista de personal activo en la página Staff y de las estadísticas del Dashboard, WorkBright le permite hacerlo.
Nota: Para esto es importante entender la diferencia entre agregar una fecha de finalización a un perfil y desactivar el perfil, ya que cada acción tiene un propósito distinto.
Vaya a Staff > {EXPEDIENTE DE PERSONAL} > pestaña Employment
En el expediente de cada persona hay un botón para cambiar el estado (change status) en la pestaña Employment del perfil. Haga clic en él para ver dos opciones: desactivar o eliminar por completo de WorkBright.
Además, puede agregar una fecha de finalización al perfil de un empleado para indicar el fin oficial de su empleo. Esto es independiente de la desactivación.
Fechas de finalización frente a desactivación
Fecha de finalización (End Date): Agregar una fecha de finalización al perfil de un empleado indica el fin oficial de su empleo. Sin embargo, esta acción no desactiva automáticamente su cuenta ni restringe su acceso al sistema.
Desactivación: Desactivar el perfil de un empleado es una acción manual que garantiza que el empleado ya no tenga acceso al sistema. Es un paso fundamental para mantener la seguridad y el cumplimiento normativo.
Al desactivar a un empleado, desaparecerá de su página de personal y de las estadísticas de su panel, pero podrá volver a consultar su expediente de personal e incluso reactivarlo si es necesario.
Es importante tener en cuenta que agregar una fecha de finalización no desactiva la cuenta; las dos acciones se deben gestionar por separado.
Buenas prácticas para la desactivación
Agregue una fecha de finalización: Actualice el perfil del empleado con su fecha oficial de finalización para mantener registros precisos.
Desactive el perfil manualmente: Asegúrese de desactivar el perfil manualmente para impedir cualquier acceso posterior al sistema.
Verifique las fechas registradas: Revise el perfil para confirmar que la fecha de finalización y la fecha de desactivación estén registradas correctamente. Recomendación: Desactive los perfiles de los empleados en lugar de eliminarlos, para conservar su información por si la necesita en el futuro, por ejemplo, si vuelve a contratarlos. Así los datos históricos seguirán disponibles y su lista de empleados activos estará al día.
¡ELIMINAR A UN EMPLEADO DE SU ORGANIZACIÓN ES UNA ELIMINACIÓN DEFINITIVA!
Ni siquiera nuestros ingenieros pueden recuperar el expediente si lo hace. Verá una pantalla de advertencia breve para confirmar que realmente quiere eliminar el expediente por completo.
Consecuencias de las fechas de finalización y la desactivación
Seguridad: Desactivar los perfiles a tiempo garantiza que los exempleados no puedan acceder a información confidencial de la empresa.
Cumplimiento normativo: Registrar con precisión las fechas de finalización y de desactivación ayuda a cumplir con las políticas de la organización y los requisitos legales.
Mantenimiento de registros: Mantener registros claros de las fechas de empleo y de desactivación ayuda a resolver consultas o disputas en el futuro.
Esto es útil para empleados que nunca iniciaron sesión ni completaron un formulario, y también para perfiles de prueba.
Esto es lo que verá el empleado si intenta iniciar sesión.