¿Por qué tengo que pedir un envío completamente nuevo de las Sections 1 y 2 cuando se detecta un error en la Section 1? ¿No puedo simplemente corregir eso sin pedirle al empleado que vuelva a completar la Section 2?
En el I-9 de WorkBright, diseñamos con cuidado validaciones en los campos clave de la Section 1 y la Section 2 para reducir errores, asegurar el cumplimiento y agilizar el proceso. Algunas validaciones simples cuentan los caracteres de campos como los números de teléfono y de Seguro Social. Pero algunas validaciones más complejas combinan datos de las Sections 1 y 2, por lo que es indispensable recibir un envío nuevo cuando se hacen correcciones.
Por ejemplo, tenemos una validación que confirma que el nombre de la persona que envía el formulario y el del representante autorizado no sean el mismo. Así, si un empleado actualizara su nombre (Section 1), tendríamos que volver a revisar al representante autorizado para confirmar que el nombre de la firma (Section 2) no coincida. Es una protección de cumplimiento para sus I-9.
Además de las validaciones, hay muchos aspectos de cumplimiento que exigirían volver a enviar la Section 2. Por ejemplo, si el empleado actualizara su estatus de ciudadanía (Section 1), se le mostraría otro conjunto de documentos aceptables de las listas A, B o C (Section 2), y esa información tendría que volver a verificarse.
Otro factor legal es que el representante autorizado de la Section 2 certifica que “... (2) the above-listed document appears to be genuine and to relate to the employee named”...” (es decir, que el documento indicado parece auténtico y corresponde al empleado nombrado). Si el empleado cambia información de la Section 1 que el representante autorizado revisó y aprobó, eso no cumpliría con la normativa.
Aunque en otras plataformas puede parecer demasiado pesado que los empleados vuelvan a enviar documentos por errores muy básicos, el proceso de WorkBright se puede completar en menos de 10 minutos y usa tecnología OCR para ingresar los datos clave de la Section 2, lo que reduce la carga de datos para los empleados. Además, en nuestra plataforma el empleado elige a cualquier persona dentro de una geocerca de 15 pies (unos 4,5 metros), es decir, puede encontrar fácilmente a alguien en su casa o en sus alrededores, lo que facilita al máximo volver a enviar estos datos.
La combinación de procesos de cumplimiento, validaciones para reducir errores y facilidad de acceso para los empleados es la razón por la que estamos seguros de que este es el mejor proceso para corregir errores en el Form I-9.
Encontrará más información sobre el proceso de revisión del I-9 para la Section 1 y sobre cómo resolver errores de la Section 2 aquí. Encontrará más información sobre cómo editar la Section 2 del I-9 aquí. Si necesita pedir un envío nuevo del Form I-9, siga las instrucciones de este artículo.