¿El proceso del Form I-9 de WorkBright permite que el empleador complete el Supplement B para reverificar los documentos de autorización, recontratar a un empleado o cambiar su nombre?
Sí, el Form I-9 de WorkBright permite completar el Supplement B del Form I-9.
Cuando los documentos de autorización de trabajo de un empleado están por vencer o vencidos, puede usar WorkBright para reverificarlos y completar el Supplement B (antes, Section 3).
Si el formulario I-9 del empleado se completó fuera de WorkBright, puede subir el I-9 histórico en la sección de formularios de su perfil y continuar con el Supplement B para la reverificación.
Hay 2 formas de completar el Supplement B: puede completarlo un administrador o el empleado de forma remota.
1. El empleado completa el Supplement B de forma remota
Panel de documentos por vencer (Expiring Documents)
El panel de documentos por vencer de WorkBright es una herramienta muy útil para que los administradores gestionen la verificación de empleo de forma eficiente. Identifica a los empleados que requieren acción según las reglas de reverificación de USCIS, lo que ayuda a cumplir con las normas federales.
Si un empleado aparece en el panel como vencido o por vencer, puede verificar la fecha de vencimiento en la pestaña Expired Docs de la bandeja de formularios I-9. El panel clasifica a los empleados según el vencimiento de su autorización de trabajo o de sus documentos de respaldo, para ayudar a los administradores a identificar y priorizar acciones.
Para enviarle al empleado una notificación para completar el Supplement B de forma remota, abra su perfil, abra su Form I-9, haga clic en la flecha hacia abajo de la esquina superior derecha y seleccione Request Remote Reverify.
Esta función es especialmente útil para empleados que trabajan a distancia, porque pueden actualizar sus documentos de autorización desde casa con un proceso simple y conforme a la normativa.
Al hacer clic, aparecerá un aviso de que se seleccionó Remote Reverification. Desaparecerá cuando el empleado complete la reverificación O si se cancela. Se cancela de la misma forma en que se pidió.
Esto le enviará al empleado una notificación para que actualice sus documentos.
El empleado puede seguir el enlace e iniciar sesión en su panel. Desde ahí, puede actualizar sus documentos de la misma forma en que empezó su I-9.
Luego seleccionará sus documentos nuevos, y el proceso será el mismo que para completar la Section 2.
2. Un administrador completa el Supplement B
Busque el Form I-9 completado del empleado, ya sea desde su perfil en la página Staff o buscando su nombre en la pestaña Completed de la bandeja del Form I-9 en la página Onboarding. Al ver el Form I-9 completado, haga clic en la flecha hacia abajo (junto al botón Reject) para abrir el menú y seleccione Complete Supplement B:
Nota: Subir información del empleado en la sección “Supplemental” no completa la reverificación. También debe completar el Supplement B para cumplir con la normativa.
Al empezar el Supplement B, verá tres opciones: reverificar documentos (reverify documentation), recontratar (rehire staff) y cambiar el nombre (change name).
Puede hacer varias actualizaciones en un mismo Supplement B. Por ejemplo, puede seleccionar “Rehire Staff” y “Change Name” para actualizar varios datos a la vez.
Tenga en cuenta que el Supplement B no se puede completar con una fecha de recontratación pasada. Las pautas de USCIS prohíben estrictamente usar fechas anteriores de recontratación en el Supplement B, porque la fecha debe reflejar la fecha real en que se completa y firma la certificación.
WorkBright aplica esta regla impidiendo ingresar fechas pasadas en el Supplement B, para cumplir con las normas federales y evitar posibles problemas legales. Si necesita registrar una fecha de recontratación anterior, siga este proceso conforme a la normativa:
Pida un envío nuevo al empleado como parte de la recontratación.
En el envío nuevo, el empleado puede ingresar la fecha de recontratación original correcta.
Confirme que toda la información sea correcta y completa antes de finalizar el envío.
Requisitos de documentos del I-9
Para entender qué documentos se aceptan en la reverificación, es importante clasificarlos:
Documentos de la List A: demuestran identidad y autorización de trabajo (por ejemplo, el pasaporte de EE. UU.).
Documentos de la List B: demuestran solo identidad (por ejemplo, la licencia de conducir).
Documentos de la List C: demuestran solo autorización de trabajo (por ejemplo, la tarjeta de Seguro Social).
Los empleadores deben asegurarse de que los empleados presenten las combinaciones correctas para cumplir con la normativa.
Seleccione el proceso que va a completar para este empleado. En este ejemplo, reverificaremos documentos. Al seleccionar Reverify documentation, verá que solo se pueden elegir algunos documentos de la List A o la List C que son válidos para la reverificación.
Nota: Solo los documentos de la List A o la List C son válidos para la reverificación, porque demuestran autorización de trabajo. Los documentos de la List B, que solo demuestran identidad, no son válidos para esto.
Seleccione el título del documento que va a reverificar e ingrese la información del documento nuevo y vigente. Luego firme y envíe el Supplement B completado:
Al volver al Form I-9 completado, verá el Supplement B (en la página 4 del I-9) con la información correspondiente, y una nota en el registro de auditoría que confirma quién actualizó la información, qué se actualizó y cuándo:
El proceso del Form I-9 de WorkBright completa solo la información que corresponde, para que tenga un Form I-9 listo para auditorías y conforme a la normativa.
Después de que el empleado envíe sus documentos mediante el Supplement B, es fundamental revisar que estén vigentes y cumplan los requisitos de elegibilidad para el empleo. Si se envió información incorrecta en el Supplement B, debe seguir un proceso de nuevo envío:
Pídale al empleado que vuelva a enviar la información correcta con los documentos de respaldo necesarios.
Cuando el empleado envíe la información actualizada, puede quitar la documentación de reverificación anterior y reemplazarla con el envío nuevo.
Use las opciones de aprobar o rechazar del proceso del Supplement B para gestionar los envíos. Si el envío no es aceptable, seleccione “reject” e indique el motivo. Así se le pedirá al empleado que vuelva a enviar la información correcta.
¿Necesita más información sobre el Supplement B del Form I-9?
Según el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), hay tres situaciones en las que se debe o se puede completar el Supplement B, y todas están incluidas en el proceso del Form I-9 de WorkBright:
Reverificar documentos (Reverify documentation): Debe reverificar la autorización de empleo de un empleado a más tardar en la fecha en que vence esa autorización. El empleado debe presentar un documento que demuestre su autorización de empleo vigente, como cualquier documento de la List A o C. También puede aceptar ciertos recibos para la reverificación.
Los documentos se dividen en tres categorías: la List A demuestra identidad y autorización de trabajo (por ejemplo, el pasaporte de EE. UU.), la List B demuestra solo identidad (por ejemplo, la licencia de conducir) y la List C demuestra solo autorización de trabajo (por ejemplo, la tarjeta de Seguro Social). Esta clasificación define qué documentos son válidos para la reverificación.
Nota: Nunca se requiere reverificación para ciudadanos de EE. UU. ni para nacionales no ciudadanos.
Recontratar (Rehire Staff): Si recontrata a empleados dentro de los tres años siguientes a la fecha en que completó su Form I-9 anterior, puede usar el Form I-9 anterior. Si decide usarlo, debe completar el Supplement B para verificar que siguen autorizados para trabajar. También puede pedir que el empleado complete un Form I-9 nuevo.
Cambiar el nombre (Change Name): Si un empleado cambió legalmente su nombre, puede completar el Supplement B para mantener la información correcta en el formulario. Para otras situaciones de cambio de nombre, consulte las pautas del sitio web de USCIS.
Encontrará más información en el sitio de USCIS haciendo clic AQUÍ.
Nota: Solo puede usar el Supplement B 3 veces en un mismo I-9. Después, deberá pedir un envío nuevo del Form I-9 para ese miembro del personal. Si un Supplement B ya se completó y se publicó, no se puede editar. En ese caso, debe rehacerse por completo para corregir los errores.
Notas adicionales sobre cumplimiento:
Asegúrese siempre de que todos los datos del Supplement B sean correctos y reflejen la fecha actual de la certificación.
Evite cualquier acción que pueda interpretarse como modificar registros históricos, porque podría causar infracciones de cumplimiento.