Algunas organizaciones trabajan con muchos candidatos que deben completar documentos previos a la contratación antes de pasar a la siguiente etapa del proceso. A esto lo llamamos incorporación por fases o en dos pasos.
¿Cómo puede configurar la incorporación por fases o en dos pasos para su equipo?
Paso 1: Cree sus grupos
Si no conoce los grupos, le sugerimos revisar este artículo para saber qué son y cómo funcionan.
El primer grupo que conviene crear es el grupo de precontratación (Pre-Hire). Después, puede crear un grupo de “orientación” con los formularios de la segunda fase de la incorporación, o cualquier otro grupo que se adapte mejor a su equipo.
Paso 2: Asigne los formularios
Con los grupos creados, asígneles los formularios que se enviarán al personal correspondiente durante su incorporación.
En el grupo Pre-Hire, asigne todo el trabajo previo a la contratación que se pide o se exige. En los otros grupos que creó, agregue los formularios que quiere que completen cuando se les contrate o pasen a la siguiente fase de su proceso de incorporación.
Nota: Los formularios federales (Form I-9, W-4 y W-9) no se pueden agregar a un grupo. La asignación de formularios federales depende del tipo de personal (Staff Type): W2, Contractor u Other.
Paso 3: Invitación a la incorporación
Con los grupos listos, puede empezar la incorporación. Consulte estos artículos para agregar a un solo miembro del personal o para importar personal de forma masiva.
Si agrega a un solo miembro del personal, debe seleccionar Other como tipo de empleo en el primer paso. Así no se le asignará ningún formulario federal en esta primera fase de la incorporación.
Cuando llegue a la sección Groups, elija el grupo que creó para la precontratación. Luego siga los pasos hasta terminar.
Si importa personal de forma masiva, trabajará con una hoja de cálculo. En las columnas de grupos, indique Pre-Hire, y en la columna Employee Type, escriba Other. Vea el ejemplo de abajo.
Paso 4: Pasar de la precontratación a la contratación
Cuando confirme qué miembros del personal va a contratar oficialmente, puede actualizar su tipo de empleo (Type) y su grupo en la sección Overview del perfil. Al cambiar el tipo y el grupo, se asignarán los formularios que correspondan.
Con esto, ya sabe cómo gestionar la incorporación por fases o en dos pasos para su equipo.