Las etiquetas (tags) son una buena forma de agregar información a un formulario, pero como están en cada formulario por separado, puede ser difícil verlas en conjunto. Para eso sirven los informes.
Veamos el proceso completo para entender dónde etiquetar y cómo generar informes con una etiqueta.
¿Dónde se etiqueta?
Al abrir un formulario de un miembro del personal, verá en la parte superior, debajo de su nombre, un espacio para “Add a tag”.
Escriba ahí la etiqueta que quiera. Una etiqueta puede tener una o varias palabras.
Nota: Cuando busque una etiqueta después, debe escribirla exactamente igual; la búsqueda distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Para guardar la etiqueta, presione Enter en su teclado y la etiqueta quedará resaltada.
Puede agregar varias etiquetas a un mismo formulario.
Para quitar una etiqueta, haga clic en la “x” junto a ella.
Ahora que creamos una etiqueta, veamos cómo generar un informe con ella.
¿Cómo se genera un informe con una etiqueta?
Según los datos que busque, puede armar su informe de distintas formas. En este artículo le mostramos lo básico para generar informes con etiquetas, para que pueda crear o actualizar un informe según sus necesidades.
Si es la primera vez que usa informes, revise primero este artículo.
En este ejemplo usaremos un informe nuevo.
Filtros
Empecemos con un informe de etiquetas usando filtros.
Haga clic en el botón “Add Filter” y use la búsqueda del menú desplegable para buscar “Tag”. Aparecerán todos los formularios que pueden tener etiquetas de envío. Desplácese hasta su formulario, o busque el nombre del formulario y elija la opción “Submission Tags” en el menú desplegable. En este ejemplo, usamos “Agreement Letter”.
Luego, use el menú desplegable del medio para elegir cómo filtrar y, si corresponde, el cuadro de la derecha para indicar qué busca. Recuerde que debe escribirlo exactamente igual: si usó la etiqueta “Complete”, el filtro debe decir “Complete”; cualquier variación puede hacer que no haya resultados.
Datos de salida (Output Data)
Ahora veamos las etiquetas en los datos de salida.
Para agregar una etiqueta a los datos de salida, haga clic en “Add a Field” y elija “Form Fields…” en el menú desplegable. Seleccione el formulario del que quiere obtener los datos y luego el campo “Submission Tags”. Al seleccionar “Submission Tags”, el campo se agrega automáticamente a Output Data.
Con el filtro y los datos de salida configurados, puede ejecutar un informe con los resultados que necesita.
Nota: Como las etiquetas pertenecen al formulario donde se crearon, debe agregar a su informe las etiquetas de envío de cada formulario que quiera ver en los resultados.
Con esto, ya conoce lo básico para usar etiquetas y generar informes con ellas.