Su bandeja de entrada es un recurso útil para gestionar los formularios que deben revisarse y para tener un buen panorama de lo que pasa con los casos de I-9 o de E-Verify de su personal.
Para ir a su bandeja de entrada, abra la página Onboarding desde la barra de navegación.
Ahí llegará a la bandeja de entrada principal (Inbox). En la barra lateral verá opciones para abrir la bandeja del Form I-9 (I-9 Form Inbox) y la bandeja de casos de E-Verify (E-Verify Cases).
Bandeja de entrada principal
Aquí puede revisar los formularios que requieren la revisión de un administrador antes de completarse.
Verá el nombre del miembro del personal al que se asignó el formulario, el nombre del formulario, un ícono que indica el tipo de formulario, la fecha en que se recibió y, por último, el botón Review.
Al hacer clic en Review, aparecerá un panel lateral para tomar los siguientes pasos con ese formulario.
Después de tomar una acción, se le pedirá que actúe sobre el siguiente formulario de su bandeja.
Nota: La lista solo se actualiza después de recargar la página. La acción ya se realizó aunque los formularios sigan apareciendo en la bandeja antes de recargar.
Bandeja del Form I-9 (I-9 Form Inbox)
Esta bandeja es más completa y tiene varias secciones. Veremos cada pestaña y sus opciones.
Nota: Cada pestaña tiene un cuadro de búsqueda para buscar a un miembro del personal por nombre. La búsqueda se limita a esa pestaña: si el miembro del personal no está en esa pestaña, no aparecerá en la búsqueda.
Pending Employer Section: Aquí están los I-9 que el empleador debe revisar o en los que debe tomar una acción. Con los filtros puede acotar lo que aparece en la lista. Las opciones Status y Verification ayudan a refinar aún más los resultados.
Arriba de los resultados verá los botones “Sign Section 2”, “Edit Section 2” y “Request a New I-9”. Use cada botón según lo que necesite ese I-9. Los botones se activan al marcar las casillas de las filas de los miembros del personal.
En las filas verá una casilla que activa los botones de arriba, el nombre del miembro del personal, la fecha de recepción, un enlace para ver el formulario, el estado, la fecha de vencimiento, el estado de verificación y, por último, el enlace para ver los eventos de auditoría.
Pending Admin Review of Section: Aquí puede ver todos los I-9 que requieren revisión. Las opciones de Verification le permiten refinar los resultados.
Igual que en la pestaña anterior, arriba de los resultados verá los botones “Sign Section 2”, “Edit Section 2” y “Request a New I-9”. Use cada botón según lo que necesite ese I-9.
En las filas verá el nombre del miembro del personal, la fecha de recepción, un enlace para ver el formulario, el estado, la fecha de vencimiento y un enlace para ver los eventos de auditoría.
Nota: Si no hay casilla, no puede tomar ninguna acción sobre el formulario; debe hacerlo el miembro del personal.
Missing or Rejected: Los Form I-9 que el personal todavía no envió y los envíos que rechazaron los administradores. Los filtros le ayudan a refinar los resultados y, si lo necesita, verá los botones “Sign Section 2”, “Edit Section 2” y “Request a New I-9”.
En esta sección hay filtros por plazo de vencimiento.
En las filas verá el nombre del miembro del personal, la fecha de recepción, un enlace para ver el formulario, el estado, la fecha de vencimiento y el estado de verificación.
Awaiting SSN: Aquí están los Form I-9 en los que el miembro del personal indicó que solicitó un número de Seguro Social pero todavía no lo recibió. Puede usar el filtro Verification para refinar los resultados.
Los registros salen de esta pestaña cuando el miembro del personal agrega su SSN en la página dedicada Update Your SSN. Al completar esa página, su Form I-9 se vuelve a generar con el SSN y, en las cuentas que usan E-Verify, el caso se envía si ya está listo para enviarse. Un administrador no puede quitar un registro de esta pestaña editando el SSN en el perfil del miembro del personal. Consulte Completing The I-9 Without A Social Security Number para ver el proceso completo para el miembro del personal.
En esta sección hay filtros por estado de verificación.
En las filas verá una casilla, el nombre del miembro del personal, la fecha de recepción, un enlace para ver el formulario, el estado, la fecha de vencimiento, el estado de verificación, un enlace para ver los eventos de auditoría y el botón Restart Remote I-9.
Expiring Docs: Envíos del Form I-9 con documentos de autorización de trabajo por vencer que requieren actualizar la Section 2.
En esta sección hay filtros por plazo de vencimiento y por estado de verificación.
Arriba de los resultados verá los botones “Sign Section 2”, “Edit Section 2” y “Request a New I-9”. Use cada botón según lo que necesite ese I-9. Los botones se activan al marcar las casillas de las filas de los miembros del personal.
En las filas verá una casilla que activa los botones de arriba, el nombre del miembro del personal, la fecha de recepción, un enlace para ver el formulario, el estado, la fecha de vencimiento, el estado de verificación, el botón para ver los eventos de auditoría y el botón Restart Remote I-9.
Nota: Si no hay casilla, no puede tomar ninguna acción sobre el formulario; debe hacerlo el miembro del personal.
Completed: Aquí puede ver todos sus Form I-9 completados.
En esta sección hay filtros por estado de verificación.
Arriba de los resultados verá los botones “Sign Section 2”, “Edit Section 2” y “Request a New I-9”. Use cada botón según lo que necesite ese I-9. Los botones se activan al marcar las casillas de las filas de los miembros del personal.
En las filas verá una casilla, el nombre del miembro del personal, la fecha de recepción, un enlace para ver el formulario, el estado, la fecha de vencimiento, el estado de verificación, un enlace para ver los eventos de auditoría y el botón Restart Remote I-9.
Paper I-9: En la sección Paper I-9 verá todos los Form I-9 que se subieron y no se completaron en el sistema.
En las filas verá el nombre del miembro del personal, la fecha de recepción, un enlace para ver el formulario, el estado, la fecha de vencimiento y un enlace para ver los eventos de auditoría.
Casos de E-Verify (E-Verify Cases)
En la bandeja de E-Verify verá un resumen de todos los casos de E-Verify, que puede acotar con la búsqueda por nombre o con los filtros. Veamos los filtros.
Sort By: Le permite ordenar la lista por el caso de E-Verify creado más recientemente o por el apellido del miembro del personal.
Filter: Le permite filtrar por Case Status, Employment Status o Estimated Deadline. Veamos cada uno.
Case Status: En este menú desplegable puede elegir uno o más estados para acotar los resultados.
Employment Status: En este menú desplegable puede elegir una de tres opciones: Active Staff Only, Inactive Staff Only o All.
Estimated Deadline: Filtra los casos según cuán cerca están de su fecha límite: Past due, Within 3 days o Any deadline.
Clear All Filters: Este botón aparece cuando agrega filtros. Al hacer clic, quita todos los filtros.
Ahora ya conoce sus bandejas de entrada y para qué sirven.
Si su bandeja está llena de formularios de personal inactivo, consulte este artículo para saber cómo quitar al personal inactivo de su bandeja.
Si tiene más preguntas, comuníquese con nuestro equipo de soporte.