WorkBright ofrece herramientas flexibles para gestionar la asignación, las actualizaciones y la visibilidad de los formularios, para que los procesos sean eficientes y se eviten duplicados innecesarios. A continuación encontrará una guía completa para gestionar sus formularios.
Cómo funciona la gestión de formularios en WorkBright
En WorkBright, los formularios se asignan a los empleados según los grupos a los que pertenecen. Este sistema permite a los administradores controlar qué formularios son obligatorios para ciertos empleados y gestionar las actualizaciones o eliminaciones de forma eficiente. Las estrategias principales son usar la asignación por grupos, actualizar los formularios existentes y archivar los formularios que ya no se usan.
Cómo gestionar la asignación de formularios con grupos
Para quitar un formulario obligatorio de la lista de ciertos empleados, cambie su asignación de grupos. Como la asignación de formularios depende de los grupos, si quita a un empleado del grupo asociado a un formulario, ese formulario dejará de estar en su lista de formularios obligatorios. Tenga en cuenta que marcar un formulario como opcional afecta a todas las personas del grupo, no solo a algunas.
Cómo evitar solicitudes de formularios duplicadas
Pueden surgir solicitudes duplicadas si se crea un formulario nuevo con otro título en lugar de actualizar el existente. El sistema trata el formulario nuevo como una solicitud aparte y exige que todos los empleados del grupo lo completen, aunque ya hayan completado un formulario similar. Para evitarlo, actualice siempre el formulario existente en lugar de crear uno nuevo. Así, solo los empleados que no completaron el formulario original recibirán la solicitud actualizada.
Cómo eliminar o archivar formularios
Si necesita eliminar un formulario recién creado, puede enviar la documentación para que se eliminen el formulario y sus envíos, o mover el formulario a un grupo de archivo o de prueba. Si asigna un formulario solo a un grupo inactivo o de archivo, ningún empleado lo recibirá. Esto es especialmente útil para formularios que ya no son relevantes o que se van a dejar de usar.
Buenas prácticas para las actualizaciones y la visibilidad de los formularios
Actualice los formularios existentes: Cuando haga cambios, actualice el formulario original para evitar duplicados. Así mantiene la continuidad y evita notificaciones innecesarias.
Use grupos de archivo: Asigne los formularios que ya no se usan a un grupo de archivo o inactivo para sacarlos de uso sin eliminarlos por completo.
Aproveche la asignación por grupos: Controle la visibilidad de los formularios organizando bien los grupos, para que solo los empleados indicados reciban ciertos formularios.
Si sigue estas pautas, podrá simplificar la gestión de formularios en WorkBright, reducir errores y mantener un proceso claro y ordenado.