Si la persona que administra su cuenta de E-Verify deja la empresa o cambia de puesto, debe pasarle la cuenta a otra persona. Esta guía explica cómo transferir la administración en E-Verify y cómo asegurarse de que la integración de E-Verify con WorkBright siga funcionando.
Nota: Los inicios de sesión de E-Verify no se pueden reasignar de una persona a otra. Para transferir la administración, el Program Administrator actual agrega a la persona nueva como Program Administrator y luego elimina la cuenta anterior.
Antes de empezar
Su cuenta de E-Verify puede tener usuarios con tres roles distintos. Puede ver el rol de cada usuario en la página Manage Users de E-Verify.
Program Administrator: Gestiona los usuarios y el perfil de la empresa. Toda cuenta de E-Verify debe tener al menos uno.
General User: Solo puede crear y gestionar casos.
Web Services Access: El usuario que WorkBright usa para conectarse a su cuenta de E-Verify.
Nota importante: Si la persona que se va también configuró su usuario de Web Services, no elimine ni cambie ese usuario de Web Services hasta leer la sección “Si la persona anterior también es su usuario de Web Services” de abajo. Cambiar el Web Services User ID en WorkBright quita el acceso a los casos abiertos creados con el usuario anterior. Esto no se puede revertir, y esos casos abiertos tendrían que gestionarse directamente en E-Verify.
Cómo transferir la administración
Paso 1: Agregue a la persona nueva como Program Administrator.
El Program Administrator actual inicia sesión en E-Verify. En la esquina superior derecha, hace clic en su nombre, luego en Company Account y después en Manage Users. Luego hace clic en Add User.
Escriba el correo de la persona nueva, elija Program Administrator como rol y haga clic en Next. Acepte el ID de usuario generado por el sistema o cree uno nuevo, y siga las indicaciones. Revise la información y haga clic en Create User Account.
Paso 2: Pida a la persona nueva que inicie sesión y complete la capacitación.
El nuevo Program Administrator inicia sesión en E-Verify con las credenciales que recibe por correo. Debe completar la capacitación en línea de E-Verify antes de poder crear o gestionar casos.
Paso 3: Actualice los contactos en E-Verify.
En el menú Company, abra el perfil de la empresa y reemplace los datos de contacto de la persona que se va por los de la persona nueva.
Paso 4: Actualice la información del Program Administrator en WorkBright.
Inicie sesión en WorkBright. Vaya a la pantalla Settings y haga clic en E-Verify en el menú izquierdo. Actualice el Program Administrator ID, el nombre, el teléfono y el correo con los datos de la persona nueva que figuran en E-Verify.
Paso 5: Elimine la cuenta de la persona anterior.
Cuando el nuevo Program Administrator tenga acceso, puede eliminar la cuenta de Program Administrator de la persona anterior desde la página Manage Users. Si la persona anterior también es su usuario de Web Services, lea primero la siguiente sección.
Si la persona anterior también es su usuario de Web Services
WorkBright se conecta a E-Verify mediante el usuario de Web Services, no mediante el Program Administrator. Antes de eliminar o cambiar ese usuario, revise si tiene casos de E-Verify abiertos en WorkBright. Consulte Managing E-Verify Cases in WorkBright.
Si necesita configurar un usuario de Web Services nuevo, siga Integrating an EXISTING E-Verify Web Services-Enabled Account para ingresar las credenciales nuevas en WorkBright.
Nota importante: Los casos abiertos creados con el usuario de Web Services anterior ya no estarán disponibles en WorkBright y tendrán que gestionarse directamente en E-Verify. E-Verify recomienda usar un correo electrónico genérico para el usuario de Web Services, para que no haya que cambiarlo cuando alguien se va.
Si el Program Administrator anterior ya se fue
Si nadie tiene acceso de Program Administrator, no puede hacer este cambio usted mismo. Comuníquese con el centro de atención de E-Verify (E-Verify Contact Center). Pueden cambiar a un General User existente a Program Administrator o agregar un Program Administrator nuevo.
Si ve el mensaje “Authentication Failure” en WorkBright después de que se fue la persona anterior, consulte Updating Your E-Verify Web Services Password.
Cuentas de administrador corporativo
Si su empresa usa una cuenta corporativa con varias ubicaciones, los administradores corporativos se gestionan por separado. Solo otro administrador corporativo puede agregar o eliminar un administrador corporativo. Para agregar uno, vaya a Corporate Account, seleccione Add New Administrator, elija el rol e ingrese el correo, el nombre y el teléfono de la persona.
Cambio de propietario de la empresa (fusiones y adquisiciones)
Esta guía explica cómo cambiar quién administra su cuenta de E-Verify. Si la propiedad de su empresa cambia por una fusión o adquisición, se aplican otras reglas del Form I-9 y E-Verify. Consulte la guía de E-Verify sobre fusiones y adquisiciones o a su asesor legal.
¡Listo! La persona nueva ya está configurada y sus casos de E-Verify seguirán procesándose en WorkBright.