Paso 1 (si es necesario): Agregar el formulario
Según la complejidad del formulario, es posible que pueda agregarlo usted mismo, por ejemplo, un formulario simple de solo lectura, un formulario simple de carga de archivos o un formulario simple de firma y fecha. Si el formulario es más complejo y prefiere que nuestro equipo de formularios lo cree por usted, envíelo a nuestro sitio de recepción de formularios.
Si WorkBright agrega el formulario NUEVO por usted, siempre lo colocaremos en un grupo que no tenga personas, como un grupo TEST o Inactive/Archive, para no asignarlo todavía al personal existente. Si agrega el formulario usted mismo, le recomendamos hacer lo mismo si no está seguro de quién debe recibirlo o cuándo deben recibirlo los nuevos miembros del personal.
Al actualizar un formulario existente, los nuevos miembros del personal recibirán automáticamente la versión actualizada. Sin embargo, para el personal que ya completó una versión anterior, deberá solicitar un nuevo envío para que completen la versión actualizada. Así se mantiene el cumplimiento y los registros son precisos.
Paso 2: Determinar quién debe recibir el formulario y asignarlo a los grupos correspondientes
Vaya a Onboarding > Forms y luego a la página “Edit Form” del formulario:
a. Si quiere que todo su personal activo reciba este formulario, simplemente quítelo de todos los grupos.
b. Si solo quiere asignar el formulario a cierto grupo o grupos del personal, agréguelo a esos grupos.
Después de hacer clic en “Save” tras realizar una de las acciones anteriores, el formulario quedará asignado al personal. Sin embargo, todavía no se les habrá notificado de esta asignación.
Además, cuando se actualiza un formulario y se solicita un nuevo envío, el envío anterior se conserva en el sistema como referencia y el nuevo envío refleja las actualizaciones. Así se conservan los datos históricos y se mantiene el cumplimiento.
Paso 3: Usar el menú Bulk Actions en la página Staff o en la herramienta Reports para solicitar un nuevo envío (“Request New Submission”) de este formulario
Por ejemplo, si necesita que un empleado complete la versión más reciente del Formulario I-9, el botón “Request New Submission” le enviará la versión actualizada del formulario, conforme a los estándares actuales del USCIS.
Podrá escribir una nota breve que aparecerá en el cuerpo del correo de notificación que envíe:
El sistema no notificará al personal que tenga las notificaciones desactivadas o cuya fecha de inicio de notificaciones esté programada en el futuro.
Para que todo el personal asignado reciba las notificaciones, primero verifique si las notificaciones están activadas para las personas afectadas. Si no lo están, actívelas ajustando la configuración de notificaciones.
Puede pasar el cursor sobre el texto para ver qué miembros del personal no recibirán notificaciones y tomar las medidas necesarias.
Al decidir si solicitar nuevos envíos de un formulario actualizado o crear un formulario nuevo, considere cuántas personas ya completaron la versión actual. Si solo afecta a unos pocos empleados, solicitar nuevos envíos puede ser más eficiente. Si se necesitan cambios importantes o si empezar de cero se adapta mejor a su proceso, puede ser preferible crear un formulario nuevo.